管委會(huì)資料管理制度總則目的為了加強(qiáng)管委會(huì)資料的規(guī)范化管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可追溯性，提高工作效率和決策科學(xué)性，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于管委會(huì)各部門及全體工作人員在日常工作中涉及的各類資料管理，包括但不限于文件、報(bào)告、會(huì)議記錄、合同、檔案等?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一原則：管委會(huì)資料實(shí)行集中管理，由專門的資料管理部門或崗位負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保資料管理的一致性和規(guī)范性。2.分類管理原則：根據(jù)資料的性質(zhì)、來(lái)源、用途等進(jìn)行分類，便于查找、使用和管理。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止資料泄露、丟失或損壞，確保資料的安全性和保密性。4.動(dòng)態(tài)更新原則：資料應(yīng)及時(shí)更新，確保其時(shí)效性和有效性，以適應(yīng)工作發(fā)展的需要。資料分類與編號(hào)資料分類1.行政管理類：包括管委會(huì)發(fā)布的各類政策文件、通知、公告、工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要等。2.業(yè)務(wù)工作類：涵蓋各部門在履行職責(zé)過(guò)程中產(chǎn)生的專業(yè)資料，如項(xiàng)目申報(bào)材料、調(diào)研報(bào)告、業(yè)務(wù)報(bào)表、技術(shù)文件等。3.合同協(xié)議類：涉及管委會(huì)對(duì)外簽訂的各類合同、協(xié)議、合作意向書等。4.人事檔案類：包含員工的個(gè)人信息、簡(jiǎn)歷、績(jī)效考核記錄、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲情況等。5.財(cái)務(wù)審計(jì)類：有關(guān)財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等資料。6.其他類：上述類別未涵蓋的其他資料。資料編號(hào)為便于資料的識(shí)別和管理，對(duì)各類資料進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)規(guī)則如下：1.行政管理類：以“XZ”開(kāi)頭，后跟四位數(shù)字，如“XZ0001”。2.業(yè)務(wù)工作類：根據(jù)不同業(yè)務(wù)部門，分別以“YW1”、“YW2”等開(kāi)頭，再跟四位數(shù)字，如“YW10001”。3.合同協(xié)議類：以“HT”開(kāi)頭，后跟四位數(shù)字，如“HT0001”。4.人事檔案類：以“RS”開(kāi)頭，后跟四位數(shù)字，如“RS0001”。5.財(cái)務(wù)審計(jì)類：以“CW”開(kāi)頭，后跟四位數(shù)字，如“CW0001”。6.其他類：以“QT”開(kāi)頭，后跟四位數(shù)字，如“QT0001”。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性原則，一份資料對(duì)應(yīng)一個(gè)編號(hào)，不得重復(fù)。資料收集與整理收集渠道1.主動(dòng)收集：各部門應(yīng)定期主動(dòng)向相關(guān)人員收集本部門工作中產(chǎn)生的資料，確保資料的及時(shí)、完整收集。2.被動(dòng)接收：對(duì)于外部單位或個(gè)人提交的與管委會(huì)工作相關(guān)的資料，由資料管理部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)接收。3.電子數(shù)據(jù)采集：利用信息化手段，從辦公系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)等中采集相關(guān)資料。收集要求1.及時(shí)準(zhǔn)確：資料收集應(yīng)及時(shí)進(jìn)行，確保資料的時(shí)效性，并保證資料內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)完整。2.齊全完整：收集的資料應(yīng)涵蓋工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和方面，避免遺漏重要信息。3.清晰規(guī)范：資料的格式應(yīng)符合規(guī)定要求，字跡清晰，簽字蓋章齊全。整理方法1.分類排序：按照資料分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類，并按時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排序。2.編號(hào)登記：對(duì)每份資料進(jìn)行編號(hào)，并在專門的資料登記冊(cè)上進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄資料的名稱、編號(hào)、來(lái)源、日期、內(nèi)容摘要等信息。3.裝訂歸檔：對(duì)于紙質(zhì)資料，應(yīng)進(jìn)行裝訂成冊(cè)，確保牢固整齊；對(duì)于電子資料，應(yīng)按照分類建立文件夾，進(jìn)行有序存儲(chǔ)。資料存儲(chǔ)與保管存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)存儲(chǔ)：設(shè)立專門的檔案室，配備必要的檔案柜、貨架等存儲(chǔ)設(shè)備，對(duì)紙質(zhì)資料進(jìn)行分類存放。2.電子存儲(chǔ)：利用服務(wù)器、磁盤陣列、磁帶庫(kù)等存儲(chǔ)設(shè)備，建立電子資料存儲(chǔ)系統(tǒng)，對(duì)電子資料進(jìn)行備份存儲(chǔ)。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子資料進(jìn)行清理和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可用性。3.異地存儲(chǔ)：為防止自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е沦Y料丟失，重要資料應(yīng)進(jìn)行異地存儲(chǔ)，可選擇專業(yè)的檔案存儲(chǔ)機(jī)構(gòu)或采用云存儲(chǔ)等方式。保管要求1.環(huán)境要求：檔案室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、清潔，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，以防止資料受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等損壞。2.安全防護(hù)：檔案室應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等安全設(shè)施，配備必要的消防器材，確保資料的安全。同時(shí)，要嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案室，對(duì)進(jìn)入檔案室的人員進(jìn)行登記。3.定期盤點(diǎn)：資料管理部門應(yīng)定期對(duì)資料進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)資料的數(shù)量、編號(hào)、存儲(chǔ)位置等信息，確保資料賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)資料丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。資料借閱與使用借閱權(quán)限1.內(nèi)部借閱：管委會(huì)內(nèi)部人員因工作需要借閱資料，應(yīng)填寫《資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱資料的名稱、編號(hào)、借閱用途、預(yù)計(jì)歸還日期等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到資料管理部門辦理借閱手續(xù)。2.外部借閱：外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱管委會(huì)資料，必須經(jīng)管委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂《資料借閱保密協(xié)議》后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限1.短期借閱：一般資料的借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.長(zhǎng)期借閱：對(duì)于重要資料或特殊用途的資料，可根據(jù)實(shí)際情況確定長(zhǎng)期借閱期限，但最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)月。使用要求1.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在資料上涂改、污損、標(biāo)記等。2.使用資料時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的用途使用，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或用于其他非工作目的。3.借閱人員歸還資料時(shí)，應(yīng)確保資料完好無(wú)損，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行賠償。資料保密與安全保密措施1.人員管理：對(duì)涉及資料管理工作的人員進(jìn)行保密教育和培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.權(quán)限控制：根據(jù)資料的保密級(jí)別，設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限，嚴(yán)格限制人員對(duì)資料的訪問(wèn)范圍。3.物理隔離：對(duì)于涉及機(jī)密的資料，應(yīng)進(jìn)行物理隔離存儲(chǔ)，防止信息泄露。4.加密處理：對(duì)重要的電子資料進(jìn)行加密存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中的安全性。安全防范1.防火防盜：加強(qiáng)檔案室的防火防盜措施，配備必要的消防器材和防盜設(shè)備，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.防磁防潮：對(duì)電子存儲(chǔ)設(shè)備采取防磁防潮措施，避免因磁場(chǎng)干擾或濕度變化導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.網(wǎng)絡(luò)安全：加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，安裝防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全軟件，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。資料銷毀與處置銷毀原則1.定期清理：資料管理部門應(yīng)定期對(duì)已過(guò)期、無(wú)用或無(wú)需留存的資料進(jìn)行清理，確定需要銷毀的資料清單。2.嚴(yán)格審批：銷毀資料應(yīng)經(jīng)管委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，確保銷毀行為的合法性和合規(guī)性。3.安全銷毀：采取適當(dāng)?shù)姆绞綄?duì)資料進(jìn)行安全銷毀，防止資料被非法獲取或利用。銷毀方式1.紙質(zhì)資料：可采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀。對(duì)于機(jī)密資料，應(yīng)在專門的銷毀場(chǎng)所進(jìn)行銷毀，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督。2.電子資料：應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等技術(shù)手段進(jìn)行銷毀，確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。銷毀后的存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)進(jìn)行物理破壞，如粉碎硬盤、消磁磁帶等。處置記錄對(duì)資料銷毀的過(guò)程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀資料的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式、批準(zhǔn)人等信息，記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。資料管理的監(jiān)督與考核監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：資料管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門的資料管理情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.外部審計(jì)：管委會(huì)應(yīng)定期委托專業(yè)審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)資料管理工作進(jìn)行審計(jì)，評(píng)估資料管理的合規(guī)性和有效性。3.投訴舉報(bào)：設(shè)立投訴舉報(bào)渠道，接受管委會(huì)內(nèi)部人員和外部單位或個(gè)人對(duì)資料管理違規(guī)行為的投訴舉報(bào)，對(duì)經(jīng)查實(shí)的違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理?？己宿k法1.建立考核指標(biāo)體系：制定資料管理工作考核指標(biāo)，包括資料收集的完整性、整理的規(guī)范性、存儲(chǔ)的安全性、借閱使用的合規(guī)性等方面。2.定期考核：資料管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門的資料管理工作進(jìn)行考核評(píng)分，考核結(jié)果納入管委會(huì)年度績(jī)效考核體