公司出納資料管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司出納資料的管理，規(guī)范出納工作流程，確保公司財(cái)務(wù)信息的安全、準(zhǔn)確、完整，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的出納人員。（三）基本原則1.合法性原則：出納資料的管理應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)制度的要求。2.準(zhǔn)確性原則：確保出納資料記錄準(zhǔn)確、計(jì)算無(wú)誤，如實(shí)反映公司財(cái)務(wù)狀況和資金流動(dòng)情況。3.完整性原則：涵蓋出納工作涉及的各類憑證、賬簿、報(bào)表等資料，保證資料的全面性。4.保密性原則：嚴(yán)格保密出納資料，防止信息泄露，保障公司財(cái)務(wù)安全。5.及時(shí)性原則：及時(shí)整理、歸檔和保管出納資料，以便于查詢和使用。二、出納資料的分類及內(nèi)容（一）原始憑證1.發(fā)票：包括增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、普通發(fā)票等，是公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的重要證明。2.收據(jù)：用于收取款項(xiàng)的憑證，如現(xiàn)金收據(jù)、往來(lái)收據(jù)等。3.報(bào)銷單：?jiǎn)T工報(bào)銷費(fèi)用時(shí)填寫的單據(jù)，附有所報(bào)銷費(fèi)用的相關(guān)發(fā)票及說(shuō)明。4.借款單：?jiǎn)T工因工作需要向公司借款時(shí)填寫的憑證。5.銀行回單：銀行收付款業(yè)務(wù)的原始記錄，如進(jìn)賬單、支票存根、電匯憑證等。（二）記賬憑證根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證編制的，記錄公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)分錄憑證，是登記賬簿的依據(jù)。（三）賬簿1.現(xiàn)金日記賬：由出納人員根據(jù)現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)，按照時(shí)間順序逐筆登記，反映現(xiàn)金的收入、支出和結(jié)存情況。2.銀行存款日記賬：記錄銀行存款的收支情況，根據(jù)銀行收付款憑證及相關(guān)原始憑證進(jìn)行登記。（四）報(bào)表1.資金日?qǐng)?bào)表：每日反映公司現(xiàn)金及銀行存款的收支情況、資金余額等信息。2.其他報(bào)表：根據(jù)公司管理需要或相關(guān)部門要求編制的與出納工作相關(guān)的報(bào)表，如資金變動(dòng)表等。（五）重要文件及合同1.銀行開戶許可證：公司在銀行開立賬戶的法定憑證。2.印鑒卡：記錄公司預(yù)留銀行印鑒的卡片。3.借款合同：涉及公司對(duì)外借款或貸款的合同文件。4.其他與資金管理相關(guān)的重要合同：如融資租賃合同、資金托管協(xié)議等。三、出納資料的收集與整理（一）收集要求1.出納人員應(yīng)在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后及時(shí)收集相關(guān)原始憑證，確保憑證的真實(shí)性、完整性和合法性。2.對(duì)于外來(lái)原始憑證，應(yīng)檢查憑證上是否加蓋填制單位公章或財(cái)務(wù)專用章，是否有經(jīng)辦人員簽名或蓋章，憑證內(nèi)容是否齊全、清晰。3.對(duì)于自制原始憑證，如報(bào)銷單、借款單等，應(yīng)確保填寫規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確，相關(guān)審批手續(xù)齊全。（二）整理方法1.按照業(yè)務(wù)類型對(duì)原始憑證進(jìn)行分類，如將費(fèi)用報(bào)銷憑證、現(xiàn)金收款憑證、銀行付款憑證等分別歸類。2.對(duì)同類原始憑證按照時(shí)間順序進(jìn)行排列，以便于查找和核對(duì)。3.對(duì)于紙張大小不一致的原始憑證，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一，便于裝訂。4.在原始憑證上注明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簡(jiǎn)要說(shuō)明、日期、金額等關(guān)鍵信息，以便于快速識(shí)別和理解。四、出納資料的審核（一）審核內(nèi)容1.真實(shí)性審核：檢查原始憑證所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否真實(shí)發(fā)生，是否存在虛假交易或事項(xiàng)。2.合法性審核：審核原始憑證是否符合國(guó)家法律法規(guī)和公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，如發(fā)票是否合規(guī)、報(bào)銷手續(xù)是否齊全等。3.完整性審核：查看原始憑證的各項(xiàng)內(nèi)容是否填寫完整，包括憑證名稱、填制日期、填制單位、接受單位、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、單價(jià)、金額、經(jīng)辦人員簽名或蓋章等。4.準(zhǔn)確性審核：核對(duì)原始憑證上的金額計(jì)算是否正確，大小寫金額是否一致，數(shù)字是否清晰無(wú)誤。（二）審核流程1.出納人員在收集整理原始憑證后，首先進(jìn)行自我審核，確保所提供的資料符合上述審核內(nèi)容要求。2.將審核后的原始憑證及相關(guān)資料提交給會(huì)計(jì)主管進(jìn)行再次審核。會(huì)計(jì)主管應(yīng)認(rèn)真核對(duì)憑證的各項(xiàng)內(nèi)容，對(duì)于存在疑問(wèn)或不符合規(guī)定的憑證，及時(shí)與出納人員溝通并要求其補(bǔ)充或更正。3.經(jīng)會(huì)計(jì)主管審核無(wú)誤的原始憑證，方可作為編制記賬憑證的依據(jù)。五、出納資料的編制與登記（一）記賬憑證的編制1.出納人員根據(jù)審核后的原始憑證，按照會(huì)計(jì)制度規(guī)定的會(huì)計(jì)科目和記賬規(guī)則編制記賬憑證。2.記賬憑證應(yīng)填寫日期、憑證編號(hào)、摘要、會(huì)計(jì)科目、金額、附件張數(shù)等內(nèi)容，確保摘要簡(jiǎn)明扼要、準(zhǔn)確反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容，會(huì)計(jì)科目使用正確，金額與原始憑證一致。3.在記賬憑證上加蓋制單人員、審核人員、記賬人員及會(huì)計(jì)主管的印章，以示責(zé)任明確。（二）賬簿的登記1.現(xiàn)金日記賬的登記出納人員應(yīng)根據(jù)現(xiàn)金收款憑證和現(xiàn)金付款憑證，按照業(yè)務(wù)發(fā)生順序逐日逐筆登記現(xiàn)金日記賬。每日終了，應(yīng)計(jì)算當(dāng)日現(xiàn)金收入合計(jì)數(shù)、現(xiàn)金支出合計(jì)數(shù)和結(jié)余數(shù)，并將結(jié)余數(shù)與實(shí)際庫(kù)存現(xiàn)金數(shù)進(jìn)行核對(duì)，做到賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)賬款不符，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。2.銀行存款日記賬的登記根據(jù)銀行收款憑證、銀行付款憑證及所附原始憑證，逐筆登記銀行存款日記賬。定期與銀行對(duì)賬單進(jìn)行核對(duì)，至少每月核對(duì)一次。如有未達(dá)賬項(xiàng)，應(yīng)編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，調(diào)節(jié)相符。六、出納資料的保管（一）保管期限1.原始憑證、記賬憑證、賬簿等出納資料的保管期限按照國(guó)家法律法規(guī)和會(huì)計(jì)制度的規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，原始憑證、記賬憑證保管期限為30年，賬簿保管期限為30年。2.重要文件及合同應(yīng)長(zhǎng)期保管，直至該事項(xiàng)終結(jié)或不再具有保存價(jià)值。（二）保管方式1.紙質(zhì)資料保管出納人員應(yīng)將整理好的原始憑證、記賬憑證、賬簿等紙質(zhì)資料分類裝訂成冊(cè)，并在封面上注明資料名稱、年度、月份、起止日期、憑證張數(shù)等信息。裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱和保管。裝訂后的資料應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和時(shí)間順序排列，以便于查找。2.電子資料保管對(duì)于電子形式的出納資料，如電子發(fā)票、電子記賬憑證等，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)。備份可采用光盤、移動(dòng)硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)，并定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。電子資料應(yīng)按照一定的命名規(guī)則進(jìn)行分類存儲(chǔ)，便于識(shí)別和檢索。同時(shí)，應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問(wèn)和修改電子資料。（三）保管要求1.保管出納資料的場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保資料的安全。2.定期對(duì)保管的出納資料進(jìn)行清查盤點(diǎn)，檢查資料的完整性和保管狀況。如發(fā)現(xiàn)資料損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.出納人員因工作調(diào)動(dòng)或離職時(shí)，應(yīng)辦理資料交接手續(xù)，確保資料的連續(xù)性和完整性。交接手續(xù)應(yīng)包括交接清單的編制、交接雙方的簽字確認(rèn)等環(huán)節(jié)。七、出納資料的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱出納資料的，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人員批準(zhǔn)。2.外部單位或個(gè)人因?qū)徲?jì)、稅務(wù)檢查等原因需要查閱公司出納資料的，應(yīng)持有合法有效的證明文件，并按照公司規(guī)定的程序辦理查閱手續(xù)。查閱申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人及法定代表人批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在指定的場(chǎng)所查閱出納資料，查閱過(guò)程中不得擅自將資料帶出指定場(chǎng)所。如需復(fù)印或摘錄相關(guān)資料，應(yīng)經(jīng)資料保管人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)出納資料，不得在資料上涂改、標(biāo)記、污損或撕毀。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將資料歸還資料保管人員，并辦理歸還手續(xù)。（三）使用限制1.出納資料僅供查閱和用于公司內(nèi)部財(cái)務(wù)管理、審計(jì)、稅務(wù)申報(bào)等相關(guān)工作，未經(jīng)公司書面授權(quán)，不得將資料提供給其他任何單位或個(gè)人使用。2.嚴(yán)禁利用出納資料進(jìn)行任何違法違規(guī)活動(dòng)，如泄露公司商業(yè)秘密、謀取私利等。八、出納資料的銷毀（一）銷毀條件出納資料在保管期限屆滿且已不再具有保存價(jià)值的情況下，可以進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.由財(cái)務(wù)部門提出出納資料銷毀申請(qǐng)，詳細(xì)說(shuō)明擬銷毀資料的名稱、年度、數(shù)量、保管期限等信息，并提交公司管理層審批。2.經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，由財(cái)務(wù)部門會(huì)同檔案管理部門共同組織資料銷毀工作。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、銷毀資料清