物資申請采購管理制度總則目的為規(guī)范公司物資申請采購流程，加強(qiáng)物資采購管理，確保物資采購符合公司需求，提高資金使用效益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門物資的申請采購活動(dòng)，包括辦公用品、辦公設(shè)備、生產(chǎn)物資、維修物資等各類物資。基本原則1.按需采購原則：根據(jù)公司實(shí)際需求進(jìn)行物資采購，避免盲目采購和浪費(fèi)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購物資的質(zhì)量符合公司要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.成本控制原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，合理控制采購成本，降低采購價(jià)格。4.合規(guī)采購原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)。物資申請申請流程1.需求部門填寫申請表：各部門根據(jù)工作需要，填寫《物資申請采購表》，詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時(shí)間等信息。2.部門負(fù)責(zé)人審核：部門負(fù)責(zé)人對申請表進(jìn)行審核，確認(rèn)物資需求的合理性和必要性，簽字批準(zhǔn)后提交至采購部門。3.特殊情況說明：對于緊急需求或特殊規(guī)格的物資，需求部門應(yīng)在申請表中注明原因，并提出相應(yīng)的解決方案。申請時(shí)間1.常規(guī)物資：需求部門應(yīng)提前[X]個(gè)工作日提交物資申請，以便采購部門有足夠的時(shí)間進(jìn)行采購。2.緊急物資：對于緊急需求的物資，需求部門應(yīng)在第一時(shí)間填寫申請表，并注明“緊急”字樣，采購部門應(yīng)優(yōu)先處理。申請變更1.變更申請：物資申請?zhí)峤缓螅缫蛱厥庠蛐枰兏镔Y信息，需求部門應(yīng)及時(shí)填寫《物資申請變更表》，說明變更原因和變更內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至采購部門。2.采購部門處理：采購部門收到變更申請后，應(yīng)及時(shí)與需求部門溝通確認(rèn)，并根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整采購計(jì)劃。采購審批審批流程1.采購部門初審：采購部門收到物資申請采購表后，對申請內(nèi)容進(jìn)行初審，核實(shí)物資信息的準(zhǔn)確性和完整性，檢查是否符合采購政策和預(yù)算安排。2.財(cái)務(wù)部門審核：財(cái)務(wù)部門對采購申請進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核采購資金的合理性和預(yù)算安排，確保采購資金的支付符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：經(jīng)采購部門和財(cái)務(wù)部門審核通過的采購申請，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司實(shí)際情況和采購需求，做出最終審批決定。4.重大采購項(xiàng)目審批：對于金額較大、影響重大的采購項(xiàng)目，需提交公司總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)進(jìn)行審議批準(zhǔn)。審批權(quán)限1.采購金額在[X]元以下：由采購部門負(fù)責(zé)人初審，財(cái)務(wù)部門審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.采購金額在[X]元至[X]元之間：由采購部門負(fù)責(zé)人初審，財(cái)務(wù)部門審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)總經(jīng)理審批。3.采購金額在[X]元以上：由采購部門負(fù)責(zé)人初審，財(cái)務(wù)部門審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，提交公司總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審議批準(zhǔn)。審批時(shí)間1.常規(guī)采購審批：采購申請?zhí)峤缓螅瑢徟块T應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批。2.緊急采購審批：對于緊急采購申請，審批部門應(yīng)在[X]小時(shí)內(nèi)完成審批，確保采購活動(dòng)及時(shí)進(jìn)行。采購實(shí)施采購方式1.集中采購：對于通用性強(qiáng)、采購量大的物資，采用集中采購方式，由采購部門統(tǒng)一組織采購。2.分散采購：對于專業(yè)性強(qiáng)、個(gè)性化需求較高的物資，采用分散采購方式，由需求部門自行組織采購，但需報(bào)采購部門備案。3.招標(biāo)采購：對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜的采購項(xiàng)目，采用招標(biāo)采購方式，通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)等方式確定供應(yīng)商。4.詢價(jià)采購：對于金額較小、市場供應(yīng)充足的采購項(xiàng)目，采用詢價(jià)采購方式，向多家供應(yīng)商詢價(jià)，選擇價(jià)格合理、質(zhì)量可靠的供應(yīng)商。供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商篩選：采購部門根據(jù)采購需求，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，并對供應(yīng)商進(jìn)行篩選和評估。2.供應(yīng)商評估：采購部門從供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面對供應(yīng)商進(jìn)行評估，確定合格供應(yīng)商名單。3.供應(yīng)商管理：采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核和評價(jià)，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對于不符合要求的供應(yīng)商及時(shí)進(jìn)行淘汰。采購合同簽訂1.合同起草：采購部門根據(jù)采購審批結(jié)果，與選定的供應(yīng)商起草采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、物資規(guī)格型號、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。2.合同審核：采購合同起草完成后，提交至法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門重點(diǎn)審核合同的合法性和合規(guī)性，財(cái)務(wù)部門重點(diǎn)審核合同的付款條款和資金安排。3.合同簽訂：經(jīng)法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門審核通過的采購合同，由公司法定代表人或授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。采購執(zhí)行1.訂單下達(dá)：采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確物資的規(guī)格型號、數(shù)量、交貨期等要求。2.跟蹤催貨：采購部門定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。對于延遲交貨的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時(shí)發(fā)出催貨通知，并按照合同約定追究其違約責(zé)任。3.到貨驗(yàn)收：物資到貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知需求部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門進(jìn)行到貨驗(yàn)收。需求部門負(fù)責(zé)對物資的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀等進(jìn)行驗(yàn)收，質(zhì)量檢驗(yàn)部門負(fù)責(zé)對物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。驗(yàn)收合格后，由需求部門在《物資驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)。物資驗(yàn)收驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.物資質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：按照采購合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，確保所采購物資符合公司要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.物資數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)：按照采購合同約定的數(shù)量進(jìn)行驗(yàn)收，確保所采購物資數(shù)量準(zhǔn)確無誤。3.物資規(guī)格型號標(biāo)準(zhǔn)：按照采購合同約定的規(guī)格型號進(jìn)行驗(yàn)收，確保所采購物資規(guī)格型號符合要求。驗(yàn)收流程1.到貨通知：物資到貨前，采購部門應(yīng)提前通知需求部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。2.初步驗(yàn)收：物資到貨后，需求部門對物資的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀等進(jìn)行初步驗(yàn)收，填寫《物資初步驗(yàn)收單》。3.質(zhì)量檢驗(yàn)：質(zhì)量檢驗(yàn)部門對物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，填寫《物資質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告》。4.最終驗(yàn)收：需求部門根據(jù)初步驗(yàn)收和質(zhì)量檢驗(yàn)結(jié)果，對物資進(jìn)行最終驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，需求部門在《物資驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的，需求部門應(yīng)及時(shí)通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。驗(yàn)收記錄1.驗(yàn)收記錄保存：驗(yàn)收過程中產(chǎn)生的各種記錄，如《物資初步驗(yàn)收單》、《物資質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告》、《物資驗(yàn)收單》等，由采購部門負(fù)責(zé)整理歸檔，保存期限為[X]年。2.驗(yàn)收問題處理：對于驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的問題，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取相應(yīng)的措施進(jìn)行整改或退換貨。如供應(yīng)商拒絕處理或處理結(jié)果不滿意，采購部門應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任。付款管理付款申請1.申請流程：物資驗(yàn)收合格后，采購部門根據(jù)采購合同約定，填寫《付款申請單》，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購金額、已付款金額、本次申請付款金額等信息，并附上采購合同、物資驗(yàn)收單等相關(guān)憑證。2.部門審核：《付款申請單》提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核，財(cái)務(wù)部門重點(diǎn)審核付款申請的真實(shí)性、合法性和準(zhǔn)確性，檢查是否符合采購合同約定和公司財(cái)務(wù)規(guī)定。3.領(lǐng)導(dǎo)審批：經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過的付款申請，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司資金狀況和采購合同約定，做出最終審批決定。付款方式1.支票付款：對于金額較小、支付對象明確的采購款項(xiàng)，采用支票付款方式。2.銀行轉(zhuǎn)賬付款：對于金額較大、支付對象固定的采購款項(xiàng)，采用銀行轉(zhuǎn)賬付款方式。3.承兌匯票付款：對于符合公司承兌匯票使用規(guī)定的采購款項(xiàng)，采用承兌匯票付款方式。付款時(shí)間1.常規(guī)付款：采購合同約定付款期限的，按照合同約定時(shí)間付款；采購合同未約定付款期限的，在物資驗(yàn)收合格后[X]個(gè)工作日內(nèi)付款。2.逾期付款：如因特殊原因未能按時(shí)付款，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，爭取供應(yīng)商的理解和支持。對于逾期付款的，按照合同約定支付逾期利息。庫存管理庫存盤點(diǎn)1.盤點(diǎn)計(jì)劃：財(cái)務(wù)部門定期制定庫存盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、盤點(diǎn)時(shí)間、盤點(diǎn)人員等要求。2.實(shí)地盤點(diǎn)：盤點(diǎn)人員按照盤點(diǎn)計(jì)劃對庫存物資進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)，記錄物資的實(shí)際數(shù)量、規(guī)格型號、存放位置等信息。3.盤點(diǎn)報(bào)告：盤點(diǎn)結(jié)束后，盤點(diǎn)人員編制《庫存盤點(diǎn)報(bào)告》，詳細(xì)說明盤點(diǎn)情況、盤盈盤虧原因及處理建議。4.盤盈盤虧處理：對于盤盈盤虧的物資，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，并查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。庫存控制1.安全庫存設(shè)定：根據(jù)公司物資需求情況和采購周期，設(shè)定各類物資的安全庫存水平，確保物資供應(yīng)的連續(xù)性。2.庫存預(yù)警：當(dāng)庫存物資數(shù)量低于安全庫存時(shí)，庫存管理人員應(yīng)及時(shí)發(fā)出預(yù)警通知，提醒采購部門及時(shí)采購。3.庫存積壓處理：對于長期積壓的物資，采購部門應(yīng)及時(shí)與需求部門溝通協(xié)調(diào)，采取降價(jià)促銷、報(bào)廢處理等方式進(jìn)行處理，減少庫存積壓。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督：公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對物資申請采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、資金使用是否合理等。2.紀(jì)檢監(jiān)察監(jiān)督：公司紀(jì)檢監(jiān)察部門對物資申請采購活動(dòng)中的違規(guī)違紀(jì)行為進(jìn)行監(jiān)督檢查，嚴(yán)肅查處違法違規(guī)問題。3.日常監(jiān)督：采購部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對物資申請采購活動(dòng)的日常監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題?？己嗽u價(jià)1.考核指標(biāo)設(shè)定：根據(jù)物資申請采購管理制度的要求，設(shè)定采購部門、需求部門和相關(guān)人員的考核指標(biāo)，包括采購及時(shí)性、采購質(zhì)量、采購成本、合同履行情況等。2.考核周期：考核周期為[X]年，每年年底進(jìn)行一次考核評價(jià)。3.考核結(jié)果應(yīng)用：考核結(jié)果與部門和個(gè)人的績效獎(jiǎng)金、晉升晉級等掛鉤，對于考核優(yōu)秀的部門和