生產(chǎn)原料采購管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司生產(chǎn)原料采購管理工作，確保采購活動(dòng)的合法性、合理性、高效性，保障公司生產(chǎn)運(yùn)營的順利進(jìn)行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司生產(chǎn)所需各類原料的采購活動(dòng)，包括但不限于原材料、輔助材料、包裝材料等。3.基本原則按需采購原則：根據(jù)公司生產(chǎn)計(jì)劃和實(shí)際需求，合理安排采購數(shù)量和時(shí)間，避免盲目采購和庫存積壓。質(zhì)量優(yōu)先原則：嚴(yán)格把控采購原料的質(zhì)量，確保所采購的原料符合公司生產(chǎn)要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守法律法規(guī)和公司規(guī)章制度，廉潔奉公，杜絕不正當(dāng)交易行為。二、采購組織與職責(zé)1.采購部門采購部職責(zé)負(fù)責(zé)制定和執(zhí)行公司生產(chǎn)原料采購計(jì)劃，確保生產(chǎn)所需原料的及時(shí)供應(yīng)。尋找、篩選、評(píng)估供應(yīng)商，建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案，與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商保持良好合作關(guān)系。組織采購談判，簽訂采購合同，跟蹤合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。收集市場信息，分析原料價(jià)格走勢，為公司采購決策提供參考依據(jù)。負(fù)責(zé)采購訂單的下達(dá)、跟進(jìn)和驗(yàn)收工作，確保采購原料的數(shù)量、質(zhì)量和交貨期符合要求。協(xié)助其他部門處理與采購相關(guān)的事宜，如退貨、換貨等。采購人員崗位職責(zé)采購主管全面負(fù)責(zé)采購部門的日常管理工作，制定采購工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。審核采購訂單，監(jiān)督采購流程的執(zhí)行情況，確保采購工作的規(guī)范、高效。定期評(píng)估供應(yīng)商，優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)，提高供應(yīng)商的整體質(zhì)量和服務(wù)水平。協(xié)調(diào)采購部門與其他部門之間的工作關(guān)系，及時(shí)解決采購過程中的跨部門問題。負(fù)責(zé)采購成本的控制和預(yù)算管理，定期分析采購成本變動(dòng)情況，提出改進(jìn)措施。采購專員根據(jù)采購計(jì)劃，負(fù)責(zé)具體的采購業(yè)務(wù)操作，包括供應(yīng)商聯(lián)系、詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)等。起草采購合同，提交采購主管審核后簽訂，并跟蹤合同執(zhí)行情況，確保合同按時(shí)履行。負(fù)責(zé)采購訂單的下達(dá)和跟進(jìn)，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，解決交貨期、質(zhì)量等問題。協(xié)助采購主管進(jìn)行供應(yīng)商評(píng)估和管理，收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案。參與市場調(diào)研，了解原料市場動(dòng)態(tài)和價(jià)格變化，為采購決策提供支持。2.其他相關(guān)部門生產(chǎn)部門根據(jù)公司生產(chǎn)計(jì)劃，及時(shí)準(zhǔn)確地向采購部門提供生產(chǎn)原料需求信息，包括原料名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間等。協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商評(píng)估和選擇，提供對(duì)原料質(zhì)量、性能等方面的專業(yè)意見。參與采購原料的驗(yàn)收工作，對(duì)原料的質(zhì)量和數(shù)量進(jìn)行檢驗(yàn)，確保符合生產(chǎn)要求。負(fù)責(zé)反饋采購原料在使用過程中出現(xiàn)的問題，協(xié)助采購部門與供應(yīng)商溝通解決。質(zhì)量部門制定采購原料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)規(guī)范，參與供應(yīng)商的評(píng)估和選擇，對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量保證能力進(jìn)行審核。在采購原料到貨時(shí)，按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)規(guī)范進(jìn)行檢驗(yàn)，出具檢驗(yàn)報(bào)告，判定原料是否合格。對(duì)采購原料的質(zhì)量問題進(jìn)行跟蹤和處理，協(xié)助采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決方案，確保不合格原料得到及時(shí)處理。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購合同的付款條款，確保付款方式、付款時(shí)間等符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。對(duì)采購成本進(jìn)行核算和分析，監(jiān)督采購資金的使用情況，確保采購費(fèi)用的合理性和合規(guī)性。協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商的財(cái)務(wù)評(píng)估，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。三、采購流程1.采購申請(qǐng)生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和庫存情況，填寫《生產(chǎn)原料采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明所需原料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)交貨日期等信息，并提交給采購部門。采購申請(qǐng)表需經(jīng)生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確保申請(qǐng)信息的準(zhǔn)確性和合理性。對(duì)于緊急采購申請(qǐng)，應(yīng)在申請(qǐng)表上注明“緊急”字樣，并說明緊急原因。2.采購計(jì)劃制定采購部門收到采購申請(qǐng)后，進(jìn)行匯總和分析。根據(jù)公司生產(chǎn)計(jì)劃、庫存水平、市場供應(yīng)情況等因素，制定采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購原料的種類、數(shù)量、采購時(shí)間、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等內(nèi)容，并報(bào)采購主管審核。采購主管根據(jù)公司整體運(yùn)營情況和資源配置，對(duì)采購計(jì)劃進(jìn)行審批。如采購計(jì)劃需要調(diào)整，應(yīng)及時(shí)與生產(chǎn)部門溝通協(xié)調(diào)，并重新提交審批。3.供應(yīng)商選擇與評(píng)估供應(yīng)商尋找采購人員通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會(huì)、供應(yīng)商推薦、采購平臺(tái)等。收集供應(yīng)商的基本信息，包括公司名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等，并建立供應(yīng)商信息庫。供應(yīng)商篩選根據(jù)采購原料的要求和公司的供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選。篩選內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。對(duì)于不符合基本要求的供應(yīng)商，予以排除；對(duì)于符合要求的供應(yīng)商，進(jìn)入供應(yīng)商評(píng)估環(huán)節(jié)。供應(yīng)商評(píng)估采購部門組織相關(guān)人員（如生產(chǎn)部門、質(zhì)量部門等）對(duì)篩選后的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)現(xiàn)場管理、質(zhì)量管理體系、設(shè)備狀況、人員素質(zhì)、環(huán)保措施等方面。向供應(yīng)商發(fā)放《供應(yīng)商評(píng)估調(diào)查表》，要求供應(yīng)商填寫公司基本情況、產(chǎn)品信息、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制、售后服務(wù)等內(nèi)容，并提供相關(guān)證明材料。根據(jù)實(shí)地考察和評(píng)估調(diào)查表的結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)分。評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)可根據(jù)采購原料的重要性和公司的實(shí)際需求設(shè)定，一般包括質(zhì)量（40%）、價(jià)格（30%）、交貨期（20%）、服務(wù)（10%）等方面。根據(jù)綜合評(píng)分結(jié)果，選擇得分較高的供應(yīng)商作為合格供應(yīng)商，并建立供應(yīng)商檔案。供應(yīng)商檔案應(yīng)包括供應(yīng)商基本信息、評(píng)估報(bào)告、合作記錄等內(nèi)容。4.采購談判與合同簽訂采購談判采購人員與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，明確采購原料的價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。在談判過程中，采購人員應(yīng)充分了解市場行情和供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)，運(yùn)用談判技巧爭取有利的采購條件。同時(shí)，要保持與公司內(nèi)部相關(guān)部門的溝通協(xié)調(diào)，確保談判結(jié)果符合公司利益。談判達(dá)成一致后，形成采購談判紀(jì)要，雙方簽字確認(rèn)。采購談判紀(jì)要應(yīng)包括談判的主要內(nèi)容、達(dá)成的共識(shí)、雙方的權(quán)利和義務(wù)等。合同簽訂根據(jù)采購談判紀(jì)要，起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括原料名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同經(jīng)采購主管審核后，提交公司法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查。法務(wù)部門對(duì)合同條款進(jìn)行審核，確保合同符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。經(jīng)法務(wù)部門審核通過的采購合同，由公司法定代表人或授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。簽訂后的采購合同應(yīng)加蓋公司公章，并妥善保管。5.采購訂單下達(dá)采購人員根據(jù)簽訂的采購合同，及時(shí)下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購原料的詳細(xì)信息，包括名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量要求等，并發(fā)送給供應(yīng)商。在下達(dá)采購訂單前，采購人員應(yīng)再次核對(duì)采購合同的條款和訂單信息，確保訂單內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。同時(shí)，要與供應(yīng)商確認(rèn)訂單的接收情況，確保供應(yīng)商已收到訂單并能夠按照要求執(zhí)行。6.采購跟蹤與催貨采購人員應(yīng)定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等。對(duì)于生產(chǎn)周期較長的原料采購，應(yīng)建立定期溝通機(jī)制，要求供應(yīng)商反饋生產(chǎn)進(jìn)度和預(yù)計(jì)交貨時(shí)間。在交貨期臨近時(shí)，采購人員應(yīng)提前與供應(yīng)商溝通，提醒其按時(shí)交貨。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無法按時(shí)交貨，應(yīng)及時(shí)了解原因，并采取相應(yīng)的措施，如協(xié)商調(diào)整交貨期、尋找替代供應(yīng)商等，確保公司生產(chǎn)不受影響。對(duì)于緊急采購訂單，采購人員應(yīng)加強(qiáng)跟蹤和催貨力度，確保供應(yīng)商優(yōu)先安排生產(chǎn)和發(fā)貨，保證訂單按時(shí)交付。7.到貨驗(yàn)收采購原料到貨前，采購人員應(yīng)通知質(zhì)量部門和倉庫做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。質(zhì)量部門根據(jù)采購原料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)規(guī)范，制定驗(yàn)收方案；倉庫安排好驗(yàn)收?qǐng)龅睾腿藛T，準(zhǔn)備好驗(yàn)收工具和設(shè)備。原料到貨時(shí)，倉庫管理人員應(yīng)首先核對(duì)送貨單與采購訂單的一致性，包括原料名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。如發(fā)現(xiàn)不一致，應(yīng)及時(shí)與采購人員和供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)。質(zhì)量部門按照驗(yàn)收方案對(duì)采購原料進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，檢驗(yàn)內(nèi)容包括外觀、尺寸、性能、質(zhì)量證明文件等方面。對(duì)于需要進(jìn)行理化檢驗(yàn)的原料，應(yīng)送專業(yè)檢測機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測。驗(yàn)收合格的原料，倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)，并填寫《入庫單》。入庫單應(yīng)注明原料名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商、入庫日期等信息。質(zhì)量部門在入庫單上簽字確認(rèn)原料質(zhì)量合格。驗(yàn)收不合格的原料，質(zhì)量部門出具《不合格報(bào)告》，說明不合格原因。采購人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施，確保不合格原料得到妥善處理。8.付款結(jié)算采購原料驗(yàn)收合格且入庫后，采購人員應(yīng)及時(shí)整理相關(guān)發(fā)票、送貨單、入庫單等憑證，并提交給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購合同的付款條款和相關(guān)憑證，對(duì)采購款項(xiàng)進(jìn)行審核。審核無誤后，按照公司財(cái)務(wù)規(guī)定辦理付款手續(xù)。對(duì)于采用預(yù)付款方式的采購業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)部門在支付預(yù)付款前，應(yīng)審核采購合同和采購訂單，確保預(yù)付款的支付符合公司規(guī)定和業(yè)務(wù)需求。在收到供應(yīng)商的發(fā)票和貨物后，及時(shí)進(jìn)行核銷和結(jié)算。財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期與供應(yīng)商核對(duì)往來賬目，確保賬目清晰準(zhǔn)確。如發(fā)現(xiàn)賬目差異，應(yīng)及時(shí)與采購人員和供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，查明原因并進(jìn)行調(diào)整。四、采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.市場風(fēng)險(xiǎn)關(guān)注市場動(dòng)態(tài)，及時(shí)了解原料價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)短缺等市場信息。通過與供應(yīng)商建立長期合作關(guān)系、簽訂價(jià)格調(diào)整條款、套期保值等方式，降低市場價(jià)格波動(dòng)對(duì)公司采購成本的影響。建立市場預(yù)警機(jī)制，對(duì)可能影響公司采購的重大市場變化進(jìn)行預(yù)測和分析。根據(jù)預(yù)警信息，及時(shí)調(diào)整采購策略和計(jì)劃，確保公司生產(chǎn)原料的穩(wěn)定供應(yīng)。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)供應(yīng)商管理，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核。建立供應(yīng)商淘汰機(jī)制，對(duì)于出現(xiàn)質(zhì)量問題、交貨延遲、服務(wù)不佳等情況的供應(yīng)商，及時(shí)進(jìn)行警告、整改或淘汰。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，特別是關(guān)于質(zhì)量、交貨期、違約責(zé)任等條款。在合同執(zhí)行過程中，嚴(yán)格按照合同約定進(jìn)行監(jiān)督和管理，確保供應(yīng)商履行合同義務(wù)。建立供應(yīng)商備份機(jī)制，對(duì)于重要原料的供應(yīng)商，選擇至少兩家以上的合格供應(yīng)商作為備份。在主供應(yīng)商出現(xiàn)問題時(shí)，能夠及時(shí)切換到備份供應(yīng)商，保證公司生產(chǎn)不受影響。3.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)格把控采購原料的質(zhì)量，在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法。加強(qiáng)與質(zhì)量部門的溝通協(xié)作，在采購過程中對(duì)原料質(zhì)量進(jìn)行全程監(jiān)控。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，如質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、產(chǎn)品合格證等。對(duì)于關(guān)鍵原料，可要求供應(yīng)商提供樣品進(jìn)行檢測，合格后再進(jìn)行批量采購。在到貨驗(yàn)收環(huán)節(jié)，質(zhì)量部門按照嚴(yán)格的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)。對(duì)于驗(yàn)收不合格的原料，堅(jiān)決予以退貨或換貨處理，并追究供應(yīng)商的責(zé)任。同時(shí)，對(duì)質(zhì)量問題進(jìn)行分析總結(jié)，采取措施防止類似問題再次發(fā)生。4.合同風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)采購合同管理，合同簽訂前由法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查，確保合同條款符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。合同執(zhí)行過程中，嚴(yán)格按照合同約定進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督。如發(fā)現(xiàn)合同變更或違約情況，及時(shí)與對(duì)方協(xié)商解決，并簽訂補(bǔ)充協(xié)議或追究對(duì)方違約責(zé)任。建立合同檔案管理制度，對(duì)采購合同及相關(guān)文件進(jìn)行妥善保管。合同檔案應(yīng)包括合同文本、談判紀(jì)要、往來函件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等，以便查閱和追溯。五、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購成本的控制情況等。審計(jì)部門根據(jù)審計(jì)結(jié)果出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議。采購部門應(yīng)針對(duì)審計(jì)提出的問題及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況反饋給審計(jì)部門。公司設(shè)立舉報(bào)郵箱和舉報(bào)電話，接受員工對(duì)采購過程中違規(guī)行為的舉報(bào)。對(duì)于舉報(bào)信息，公司將進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，如情況屬實(shí)，將嚴(yán)肅處理相關(guān)責(zé)任人。2.考核機(jī)制建立采購人員績效考核制度，對(duì)采購人員的工作業(yè)績、工作能力、工作態(tài)度等方面進(jìn)行全面考核?？冃Э己酥笜?biāo)可包括采購任務(wù)完成率、采購成本控制率、采購質(zhì)量合格率、供應(yīng)商滿意度、內(nèi)部客戶滿意度等。采購人員的績效考核結(jié)果與薪酬、晉升、獎(jiǎng)勵(lì)等掛鉤。對(duì)于績效考核優(yōu)秀的采購人員，給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)和晉升機(jī)