義工印章管理制度總則目的為加強(qiáng)公司義工印章的管理，規(guī)范印章的使用流程，確保印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部義工組織所使用的各類印章，包括但不限于義工活動(dòng)專用章、義工證明章等。印章管理原則1.專人負(fù)責(zé)原則：指定專人負(fù)責(zé)印章的保管和使用，確保印章使用的規(guī)范性和安全性。2.審批制度原則：嚴(yán)格執(zhí)行印章使用審批流程，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人員不得擅自使用印章。3.登記備案原則：對(duì)印章的使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記備案，以便追溯和查詢。4.安全保管原則：印章應(yīng)妥善保管，存放于安全可靠的地方，防止印章被盜用、丟失或損壞。印章的種類及用途義工活動(dòng)專用章用于公司組織的各類義工活動(dòng)相關(guān)文件、資料、證明等的蓋章確認(rèn)。義工證明章用于為參與義工活動(dòng)的員工或志愿者開具義工服務(wù)證明。印章的刻制與啟用印章刻制1.因工作需要刻制義工印章時(shí)，由義工組織負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)，填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章名稱、用途、樣式等信息。2.《印章刻制申請(qǐng)表》經(jīng)義工組織負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)公司人力資源部門審核，審核通過(guò)后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由人力資源部門統(tǒng)一安排到指定的印章刻制單位進(jìn)行刻制。印章啟用1.新刻制的印章啟用前，須在公司內(nèi)部進(jìn)行公示，公示期為[X]個(gè)工作日。公示無(wú)異議后，由人力資源部門負(fù)責(zé)填寫《印章啟用登記表》，記錄印章啟用日期、啟用范圍、保管人等信息。2.《印章啟用登記表》經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，加蓋公司公章，并將印章正式交付保管人保管。印章的保管保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)印章的日常保管工作，確保印章存放安全，防止印章被盜用、丟失或損壞。2.嚴(yán)格按照印章使用審批流程使用印章，對(duì)不符合規(guī)定的用印申請(qǐng)有權(quán)拒絕。3.定期對(duì)印章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、變形等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并申請(qǐng)更換。4.做好印章使用登記工作，詳細(xì)記錄印章使用日期、使用人、使用事由、蓋章文件名稱及份數(shù)等信息。保管方式1.印章應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或安全箱內(nèi)，保險(xiǎn)柜或安全箱應(yīng)設(shè)置密碼鎖，并由保管人員妥善保管密碼。2.印章保管地點(diǎn)應(yīng)選擇在安全、保密的場(chǎng)所，不得隨意將印章帶出公司。如因工作需要必須帶出公司的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并由保管人員親自攜帶，確保印章安全。印章交接1.印章保管人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要交接印章時(shí)，須填寫《印章交接清單》，詳細(xì)列出交接的印章名稱、數(shù)量、交接日期等信息。2.《印章交接清單》經(jīng)交接雙方簽字確認(rèn)后，報(bào)人力資源部門備案。交接過(guò)程中，應(yīng)由人力資源部門派人監(jiān)交，確保印章交接清楚、準(zhǔn)確。印章的使用使用流程1.用印申請(qǐng)：使用印章時(shí)，申請(qǐng)人應(yīng)填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明用印事由、用印文件名稱及份數(shù)、用印日期等信息，并簽字確認(rèn)。2.部門審核：《印章使用申請(qǐng)表》經(jīng)申請(qǐng)人所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)用印事項(xiàng)的真實(shí)性和必要性。3.領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)用印事項(xiàng)的性質(zhì)和重要程度，分別報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。一般事項(xiàng)由義工組織負(fù)責(zé)人審批，重要事項(xiàng)由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重大事項(xiàng)由公司總經(jīng)理審批。4.印章使用：經(jīng)審批同意后，申請(qǐng)人將《印章使用申請(qǐng)表》交印章保管人員，保管人員按照審批意見(jiàn)在用印文件上加蓋印章，并在《印章使用登記表》上記錄相關(guān)信息。5.用印登記：印章保管人員在用印后，應(yīng)及時(shí)將《印章使用申請(qǐng)表》和用印文件整理歸檔，以備查閱。使用范圍1.義工活動(dòng)專用章僅限于公司組織的各類義工活動(dòng)相關(guān)文件、資料、證明等的蓋章確認(rèn)，不得用于其他任何用途。2.義工證明章僅限于為參與義工活動(dòng)的員工或志愿者開具義工服務(wù)證明，不得用于其他任何用途。使用要求1.印章使用應(yīng)嚴(yán)格按照審批后的內(nèi)容進(jìn)行，不得擅自更改用印內(nèi)容。2.印章應(yīng)加蓋在文件規(guī)定的位置，確保印章清晰、端正、完整。3.嚴(yán)禁在空白紙張、空白介紹信、空白合同等文件上加蓋印章。如因工作需要確需先行蓋章的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在用印文件上注明用途、有效期限等信息。印章的停用與銷毀停用情形1.因公司義工組織調(diào)整、撤銷等原因，印章不再使用的。2.印章?lián)p壞、變形等無(wú)法正常使用的。3.因其他原因需要停用印章的。停用程序1.印章保管人員發(fā)現(xiàn)印章需要停用時(shí)，應(yīng)及時(shí)報(bào)告義工組織負(fù)責(zé)人，并填寫《印章停用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明停用原因、停用日期等信息。2.《印章停用申請(qǐng)表》經(jīng)義工組織負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)公司人力資源部門審核，審核通過(guò)后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由人力資源部門負(fù)責(zé)通知相關(guān)部門和人員印章停用事宜，并收回印章。銷毀程序1.對(duì)于停用的印章，由人力資源部門統(tǒng)一組織銷毀。銷毀前，應(yīng)填寫《印章銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出銷毀的印章名稱、數(shù)量、銷毀日期等信息。2.《印章銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督印章銷毀過(guò)程，并在《印章銷毀登記表》上記錄銷毀情況，參與銷毀人員簽字確認(rèn)。4.印章銷毀后，應(yīng)將《印章銷毀申請(qǐng)表》和《印章銷毀登記表》整理歸檔，以備查閱。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.公司人力資源部門負(fù)責(zé)定期對(duì)印章的保管和使用情況進(jìn)行檢查，確保印章管理工作符合本制度要求。2.檢查內(nèi)容包括印章保管是否安全、使用流程是否規(guī)范、用印登記是否完整等。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)督促整改，并記錄在案。違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。情節(jié)較輕的，給予批評(píng)教育、責(zé)令改正；情節(jié)嚴(yán)重的，給予警告、罰款、降職、撤職等處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。2.因印章保管不善導(dǎo)致印章被盜用、丟失或損壞的，保管人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。如因保管人員故意或重大過(guò)