會議資料管理制度一、總則（一）目的為加強公司會議資料管理，確保會議資料的規(guī)范性、完整性和保密性，提高會議效率和決策科學(xué)性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類會議所涉及的資料，包括但不限于會議通知、議程、報告、決議、紀要等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司會議資料由專門部門或?qū)Ｈ素撠熂泄芾?，確保資料的完整性和可追溯性。2.規(guī)范操作原則：明確會議資料的收集、整理、存儲、查閱、借閱和銷毀等流程，確保操作規(guī)范、有序。3.保密安全原則：加強會議資料的保密管理，防止資料泄露，確保公司信息安全。4.高效利用原則：充分發(fā)揮會議資料在公司決策、管理和業(yè)務(wù)開展中的作用，提高資料的利用效率。二、職責分工（一）會議組織部門1.負責會議資料的起草、收集、整理和報送，確保資料內(nèi)容準確、完整。2.根據(jù)會議要求，明確資料的格式、份數(shù)和提交時間，并及時通知相關(guān)部門和人員。3.在會議召開前，對會議資料進行審核，確保資料符合會議主題和要求。（二）資料管理部門1.設(shè)立專門的會議資料管理崗位或指定專人負責會議資料的日常管理工作。2.負責會議資料的集中存儲、分類歸檔，建立健全資料檔案管理制度，確保資料存儲安全、有序。3.按照規(guī)定的流程，為公司內(nèi)部人員提供會議資料的查閱、借閱服務(wù)，并做好相關(guān)記錄。4.定期對會議資料進行整理、清查，確保資料的時效性和準確性。（三）參會人員1.按照會議組織部門的要求，按時提交會議所需資料，確保資料內(nèi)容真實、有效。2.在會議結(jié)束后，及時將會議資料歸還資料管理部門或按照要求進行妥善保存。3.遵守會議資料的保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露會議資料。三、會議資料的收集與整理（一）收集范圍1.會議通知：包括會議主題、時間、地點、參會人員、議程安排等信息。2.會議議程：明確會議的各項議題、討論順序和時間安排。3.會議報告：如工作匯報、項目進展報告、業(yè)務(wù)分析報告等。4.會議決議：記錄會議達成的各項決議和決策事項。5.會議紀要：對會議主要內(nèi)容、討論情況、決議結(jié)果等進行簡要記錄。6.其他與會議相關(guān)的資料，如背景資料、參考文件、演示文稿等。（二）收集時間1.會議組織部門應(yīng)提前[X]個工作日向參會人員和相關(guān)部門收集會議資料，確保會議召開前資料準備齊全。2.對于緊急會議，應(yīng)根據(jù)實際情況合理確定收集時間，確保參會人員有足夠的時間準備資料。（三）整理要求1.會議資料應(yīng)按照類別進行分類整理，同一類資料按照時間順序或重要程度進行排序。2.資料內(nèi)容應(yīng)完整、清晰，如有缺頁、破損或字跡不清等情況，應(yīng)及時進行補充、修復(fù)或更換。3.對資料中的圖表、數(shù)據(jù)等進行核對，確保準確無誤。4.對會議資料進行編號，建立資料目錄清單，以便查閱和管理。四、會議資料的存儲與保管（一）存儲方式1.采用電子存儲和紙質(zhì)存儲相結(jié)合的方式，確保資料的安全性和可查閱性。2.電子資料應(yīng)存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并按照分類目錄進行文件夾管理。重要資料應(yīng)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.紙質(zhì)資料應(yīng)存放在專用的文件柜中，按照類別和時間順序進行排列。文件柜應(yīng)保持清潔、干燥、通風，防止資料受潮、發(fā)霉或損壞。（二）保管期限1.一般性會議資料的保管期限為[X]年，重要會議資料（如涉及公司重大決策、核心業(yè)務(wù)、機密信息等）的保管期限為[X]年。2.保管期限屆滿后，經(jīng)相關(guān)部門負責人批準，可按照規(guī)定的程序進行銷毀。（三）安全管理1.加強對會議資料存儲場所的安全防范，設(shè)置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止無關(guān)人員進入。2.對電子資料設(shè)置訪問權(quán)限，根據(jù)人員的工作職責和權(quán)限級別，限制對資料的訪問范圍。3.定期對會議資料進行安全檢查，確保資料存儲安全，無丟失、損壞或泄露情況。五、會議資料的查閱與借閱（一）查閱流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會議資料時，應(yīng)填寫《會議資料查閱申請表》，注明查閱的資料名稱、查閱目的、查閱時間等信息。2.將申請表提交所在部門負責人審批，經(jīng)批準后，到資料管理部門進行查閱。3.資料管理部門工作人員應(yīng)按照申請表上的要求，為查閱人員提供相應(yīng)的會議資料，并做好查閱記錄，記錄查閱人員姓名、部門、查閱時間、資料名稱等信息。（二）借閱流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱會議資料時，應(yīng)填寫《會議資料借閱申請表》，詳細說明借閱的資料名稱、借閱用途、借閱期限等內(nèi)容。2.將申請表提交所在部門負責人審核，再報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批同意后，借閱人員到資料管理部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取會議資料。資料管理部門工作人員應(yīng)在《會議資料借閱登記表》上登記借閱人員姓名、部門、資料名稱、借閱時間、預(yù)計歸還時間等信息，并要求借閱人員簽字確認。4.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還會議資料，如需延期歸還，應(yīng)提前向資料管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延期。5.借閱人員在借閱期間應(yīng)妥善保管會議資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)制或泄露資料內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)資料丟失或損壞，應(yīng)及時向資料管理部門報告，并承擔相應(yīng)的賠償責任。六、會議資料的保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息、客戶信息等敏感內(nèi)容的會議資料。2.尚未公開披露的公司重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃、業(yè)務(wù)計劃等會議資料。3.按照法律法規(guī)或公司規(guī)定需要保密的其他會議資料。（二）保密措施1.對涉及保密的會議資料，應(yīng)在資料封面或文件明顯位置標注“機密”、“秘密”等保密標識。2.嚴格控制保密資料的知悉范圍，根據(jù)工作需要，限定能夠接觸和處理保密資料的人員名單，并要求相關(guān)人員簽署保密協(xié)議。3.在會議資料的存儲、傳輸和使用過程中，采取加密、防火墻等技術(shù)手段，防止資料泄露。4.禁止在互聯(lián)網(wǎng)或其他公共網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下傳輸或存儲涉及公司保密信息的會議資料。5.定期對保密會議資料進行清查和核對，確保資料的安全性和完整性。（三）保密監(jiān)督與處罰1.公司設(shè)立保密監(jiān)督檢查小組，定期對會議資料的保密管理情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.對于違反會議資料保密規(guī)定的行為，公司將按照相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理，情節(jié)嚴重的將追究法律責任。處理方式包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。七、會議資料的銷毀（一）銷毀條件1.會議資料保管期限屆滿，且已不再具有保存價值。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機構(gòu)變更等原因，相關(guān)會議資料已不再需要。3.會議資料涉及的事項已完成，且資料中包含的信息已不再具有保密性或時效性。（二）銷毀流程1.由資料管理部門填寫《會議資料銷毀申請表》，注明擬銷毀資料的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.將申請表提交部門負責人審核，再報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批同意后，資料管理部門會同相關(guān)部門指定專人負責會議資料的銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進行記錄，記錄銷毀時間、地點、資料名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息。4.對于重要會議資