供方合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司供方合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與供方簽訂的各類采購合同、服務(wù)合同、工程合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同簽訂與履行應(yīng)遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.平等自愿原則：雙方在合同簽訂過程中應(yīng)遵循平等、自愿、公平、誠實(shí)信用的原則。3.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：充分評估合同風(fēng)險(xiǎn)，采取有效措施防范和化解風(fēng)險(xiǎn)。4.統(tǒng)一管理原則：合同管理工作應(yīng)實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)、歸口管理。二、合同簽訂管理（一）供方選擇1.建立供方評估機(jī)制，定期對供方的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等進(jìn)行評估。2.采購部門應(yīng)根據(jù)評估結(jié)果，建立合格供方名錄，并實(shí)行動態(tài)管理。3.新增供方時(shí)，需由采購部門填寫《新增供方申請表》，提交相關(guān)資料，經(jīng)審批后納入合格供方名錄。（二）合同談判1.合同承辦部門負(fù)責(zé)與供方進(jìn)行合同談判，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、地點(diǎn)、付款方式等條款。2.談判過程中應(yīng)做好記錄，形成《合同談判記錄》，參與談判人員簽字確認(rèn)。3.對于重大合同或涉及復(fù)雜條款的合同，可邀請法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員參與談判。（三）合同起草1.合同承辦部門根據(jù)談判結(jié)果起草合同文本，合同文本應(yīng)符合法律法規(guī)及公司要求，條款清晰、準(zhǔn)確、完整。2.合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同模板，特殊情況需使用非標(biāo)準(zhǔn)模板的，應(yīng)經(jīng)法務(wù)部門審核同意。3.合同中應(yīng)明確雙方的違約責(zé)任、爭議解決方式等條款。（四）合同審核1.合同文本起草完成后，應(yīng)提交相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核部門包括法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、業(yè)務(wù)主管部門等。2.法務(wù)部門主要審核合同的合法性、合規(guī)性，防范法律風(fēng)險(xiǎn)；財(cái)務(wù)部門主要審核合同的付款方式、結(jié)算條款等財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)；業(yè)務(wù)主管部門主要審核合同的業(yè)務(wù)條款是否符合實(shí)際需求。3.各審核部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審核，并出具審核意見。合同承辦部門根據(jù)審核意見對合同文本進(jìn)行修改完善。（五）合同簽訂1.經(jīng)審核通過的合同，由法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋公司公章或合同專用章。2.合同簽訂前，應(yīng)檢查對方的簽字蓋章是否齊全、有效。3.合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分送相關(guān)部門存檔。三、合同履行管理（一）合同交底1.合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行合同交底，明確合同履行的要求、責(zé)任和注意事項(xiàng)。2.合同交底內(nèi)容應(yīng)包括合同主要條款、雙方權(quán)利義務(wù)、履行進(jìn)度安排、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收要求、付款方式等。3.參與合同交底的人員應(yīng)簽字確認(rèn)，留存交底記錄。（二）履行跟蹤1.合同承辦部門應(yīng)建立合同履行跟蹤臺賬，及時(shí)記錄合同履行情況，包括交貨時(shí)間、數(shù)量、質(zhì)量、付款情況等。2.定期對合同履行情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與供方溝通協(xié)調(diào)，采取有效措施解決。3.對于重大合同或關(guān)鍵合同，應(yīng)實(shí)行重點(diǎn)跟蹤，確保合同順利履行。（三）驗(yàn)收管理1.按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方式對供方提供的產(chǎn)品或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收合格后，由驗(yàn)收人員填寫《驗(yàn)收報(bào)告》，經(jīng)相關(guān)部門和人員簽字確認(rèn)。3.如驗(yàn)收不合格，應(yīng)及時(shí)通知供方整改或采取其他補(bǔ)救措施，直至驗(yàn)收合格。（四）付款管理1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款方式和時(shí)間辦理付款手續(xù)。2.付款前，應(yīng)審核合同履行情況、驗(yàn)收報(bào)告、發(fā)票等相關(guān)資料，確保付款依據(jù)充分。3.對于不符合付款條件的，財(cái)務(wù)部門應(yīng)拒絕付款，并及時(shí)通知合同承辦部門。四、合同變更管理（一）變更申請1.合同履行過程中，如需變更合同條款，由合同承辦部門填寫《合同變更申請表》，說明變更原因、變更內(nèi)容等。2.變更申請應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審批同意。（二）變更談判與起草1.合同承辦部門與供方就變更事項(xiàng)進(jìn)行談判，形成一致意見后起草變更協(xié)議。2.變更協(xié)議的起草要求與合同起草相同，應(yīng)明確變更的條款、雙方權(quán)利義務(wù)等。（三）變更審核與簽訂1.變更協(xié)議起草完成后，提交相關(guān)部門進(jìn)行審核，審核流程與合同審核相同。2.經(jīng)審核通過的變更協(xié)議，由法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋公司公章或合同專用章。五、合同終止管理（一）終止條件1.合同履行完畢，雙方權(quán)利義務(wù)已全部實(shí)現(xiàn)，合同自然終止。2.因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o法履行，經(jīng)雙方協(xié)商一致，可以終止合同。3.一方嚴(yán)重違反合同約定，另一方有權(quán)解除合同。（二）終止通知1.合同終止時(shí)，應(yīng)由提出終止方以書面形式通知對方。2.通知內(nèi)容應(yīng)包括合同終止的原因、時(shí)間、雙方應(yīng)履行的后續(xù)義務(wù)等。（三）結(jié)算與清理1.合同終止后，雙方應(yīng)按照合同約定進(jìn)行結(jié)算，結(jié)清款項(xiàng)。2.對合同履行過程中形成的資料、文件等進(jìn)行清理歸檔。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同承辦部門負(fù)責(zé)收集合同簽訂、履行、變更、終止過程中形成的各類文件資料，包括合同文本、談判記錄、審核意見、驗(yàn)收報(bào)告、付款憑證、變更協(xié)議等。2.收集的文件資料應(yīng)真實(shí)、完整、有效，符合檔案管理要求。（二）檔案整理1.對收集的合同檔案進(jìn)行分類整理，按照合同類別、時(shí)間順序等進(jìn)行編號、裝訂。2.整理后的合同檔案應(yīng)編制目錄，便于查閱。（三）檔案保管1.合同檔案應(yīng)指定專人保管，存放于專門的檔案柜或檔案室。2.檔案保管人員應(yīng)做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案安全。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)審批后到檔案保管部門查閱。2.查閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借檔案資料。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的合規(guī)性、準(zhǔn)確性、完整性等。2.監(jiān)督檢查可采取內(nèi)部審計(jì)、專項(xiàng)檢查、日常抽查等方式進(jìn)行。（二）考核評價(jià)1.建立合同管理工作考核評價(jià)機(jī)制，對合同承辦部門及相關(guān)人員的合同管理工作進(jìn)行考核評價(jià)。2.考核評價(jià)指標(biāo)包括合同簽訂質(zhì)量、履行情況、風(fēng)險(xiǎn)防控