檔案屬于誰管理制度總則1.目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，明確檔案的歸屬與管理責(zé)任，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)、全資子公司、控股子公司等所屬部門和員工形成的各類檔案資料，包括但不限于文書檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、技術(shù)檔案等。3.基本原則集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)籌規(guī)劃、協(xié)調(diào)指導(dǎo)、監(jiān)督檢查等工作。分級負(fù)責(zé)原則：各部門負(fù)責(zé)本部門形成檔案的收集、整理、歸檔等基礎(chǔ)工作，并按規(guī)定向綜合管理部門移交。誰形成誰負(fù)責(zé)原則：檔案形成部門和個人對檔案的真實性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，確保檔案資料及時、準(zhǔn)確歸檔。便于利用原則：檔案管理應(yīng)遵循方便查詢、高效利用的原則，建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，提高檔案利用效率。檔案的分類與歸檔范圍1.文書檔案公司各類會議文件、決議、紀(jì)要、通知等。公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、辦法、規(guī)定等。公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。公司向上級單位的請示、報告及上級單位的批復(fù)、批示等。公司內(nèi)部的工作計劃、總結(jié)、匯報材料等。其他具有保存價值的文書材料。2.人事檔案員工個人基本情況登記表、履歷表、身份證復(fù)印件等。員工學(xué)歷、學(xué)位證書、專業(yè)技術(shù)資格證書、職業(yè)資格證書等復(fù)印件。員工勞動合同、聘用合同、解除（終止）勞動合同證明等。員工薪酬福利、績效考核、獎懲情況等相關(guān)材料。員工培訓(xùn)記錄、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等材料。其他與員工個人有關(guān)的檔案材料。3.財務(wù)檔案會計憑證、賬簿、報表等財務(wù)核算資料。財務(wù)預(yù)算、決算報告及相關(guān)分析資料。稅務(wù)申報資料、發(fā)票存根等。固定資產(chǎn)臺賬、盤點報告等。財務(wù)審計報告、內(nèi)部控制評價報告等。其他財務(wù)相關(guān)檔案材料。4.業(yè)務(wù)檔案市場營銷業(yè)務(wù)檔案，包括市場調(diào)研、客戶信息、銷售合同、營銷活動策劃與執(zhí)行等相關(guān)資料。生產(chǎn)業(yè)務(wù)檔案，涵蓋生產(chǎn)計劃、工藝流程、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗報告、生產(chǎn)設(shè)備維護記錄等。采購業(yè)務(wù)檔案，包括采購訂單、供應(yīng)商評估報告、采購合同履行情況等。物流業(yè)務(wù)檔案，涉及運輸單據(jù)、倉儲記錄、物流成本核算等資料。其他業(yè)務(wù)相關(guān)檔案材料，根據(jù)公司業(yè)務(wù)特點和實際需求確定。5.技術(shù)檔案產(chǎn)品研發(fā)檔案，包括產(chǎn)品設(shè)計圖紙、技術(shù)方案、測試報告、專利申請文件等。工藝技術(shù)檔案，如工藝流程、操作規(guī)程、工藝改進記錄等。技術(shù)引進檔案，包括引進技術(shù)的合同、協(xié)議、技術(shù)資料等。技術(shù)創(chuàng)新檔案，涉及創(chuàng)新項目申報材料、研究成果、知識產(chǎn)權(quán)歸屬證明等。其他技術(shù)相關(guān)檔案材料。檔案的收集與整理1.收集要求各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案歸檔范圍及時收集本部門形成的各類檔案資料，確保檔案資料的齊全、完整。對于重要文件、合同等應(yīng)在文件形成或業(yè)務(wù)辦理完畢后及時收集，不得拖延積壓。員工離職時，所在部門應(yīng)督促其辦理檔案交接手續(xù)，確保個人檔案資料完整移交。2.整理規(guī)范檔案整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。文書檔案一般按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類整理，同一類別的文件按照時間順序排列。人事檔案應(yīng)按照檔案管理規(guī)定的十類內(nèi)容進行分類整理，每類材料應(yīng)齊全完整，并按照一定順序裝訂成冊。財務(wù)檔案應(yīng)按照會計檔案管理辦法的要求進行分類整理，定期裝訂成冊，填寫檔案封面和目錄。業(yè)務(wù)檔案和技術(shù)檔案應(yīng)根據(jù)各自業(yè)務(wù)特點和管理要求進行分類整理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。檔案的歸檔與移交1.歸檔時間文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。人事檔案應(yīng)在員工入職、離職、崗位變動等相關(guān)事項辦理完畢后及時歸檔。財務(wù)檔案應(yīng)在會計年度終了后，由財務(wù)部門按照規(guī)定整理歸檔，保管一年期滿后移交綜合管理部門。業(yè)務(wù)檔案和技術(shù)檔案應(yīng)在業(yè)務(wù)結(jié)束或項目完成后及時歸檔，歸檔時間原則上不超過次年一季度。2.歸檔流程各部門檔案收集整理人員對本部門形成的檔案資料進行初步整理，編制檔案目錄清單。核對檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性，對不符合要求的檔案及時補充完善。將整理好的檔案資料連同檔案目錄清單一并移交至綜合管理部門檔案管理人員。綜合管理部門檔案管理人員對接收的檔案進行審核，對不符合歸檔要求的檔案退回原部門重新整理。審核通過后，檔案管理人員對檔案進行分類編號、上架存放，并建立電子檔案目錄，實現(xiàn)檔案信息化管理。3.移交手續(xù)檔案移交時，雙方應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案名稱、數(shù)量、移交時間等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。檔案移交清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為檔案移交的憑證和后續(xù)查詢核對的依據(jù)。檔案的保管與保護1.保管場所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案安全存放。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求。2.保管期限檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為30年、10年。文書檔案中涉及公司重大事項、重要決策、歷史沿革等具有長遠(yuǎn)查考利用價值的檔案應(yīng)列為永久保管。其他一般性文件材料根據(jù)其重要程度和利用價值確定保管期限，具體可參照相關(guān)檔案管理規(guī)定執(zhí)行。3.檔案保護措施建立檔案定期檢查制度，綜合管理部門應(yīng)定期對檔案庫房進行檢查，確保檔案保管環(huán)境良好，檔案資料無損壞、丟失等情況。對電子檔案應(yīng)定期進行備份，存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同地點，防止因電子設(shè)備損壞、病毒感染等原因?qū)е聶n案數(shù)據(jù)丟失。對紙質(zhì)檔案應(yīng)采取必要的裝訂、裱糊、修復(fù)等技術(shù)措施，確保檔案的完整性和可讀性。嚴(yán)格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確因工作需要進入的，須經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由檔案管理人員陪同。檔案的查閱與利用1.查閱權(quán)限公司內(nèi)部人員查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱范圍等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱涉及重要機密的檔案，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)持單位介紹信、有效身份證件等相關(guān)證明材料，經(jīng)公司綜合管理部門審核，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱方式檔案查閱一般應(yīng)在檔案庫房內(nèi)進行，如需借出檔案，須經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理檔案借閱登記手續(xù)，明確借閱期限、歸還時間等。檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請表或借閱登記表的要求提供檔案資料，并對查閱或借閱過程進行監(jiān)督，確保檔案資料安全、完整。查閱人員不得擅自涂改、復(fù)印、拍照、抄錄檔案內(nèi)容，如需復(fù)制檔案資料，須經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.利用反饋查閱或利用檔案后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并反饋檔案利用效果。綜合管理部門應(yīng)定期收集檔案利用反饋信息，對檔案管理工作進行總結(jié)分析，不斷改進檔案管理工作，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。檔案的鑒定與銷毀1.鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對到期檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作應(yīng)按照國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，對檔案的保存價值進行全面評估。對已超過保管期限且確無保存價值的檔案，可予以銷毀；對仍具有一定保存價值的檔案，應(yīng)延長保管期限。3.銷毀程序檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。檔案銷毀清冊經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管