檔案室動(dòng)態(tài)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效利用，特制定本動(dòng)態(tài)管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案室負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理公司各類(lèi)檔案，確保檔案管理工作的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)情況，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集公司在各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)形成的各類(lèi)檔案，保證檔案資料的齊全完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則在確保檔案安全和保密的前提下，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定和完善檔案管理工作細(xì)則。2.負(fù)責(zé)公司各類(lèi)檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督公司各部門(mén)的檔案管理工作，定期開(kāi)展檔案工作檢查和培訓(xùn)，提高公司整體檔案管理水平。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索利用。5.做好檔案庫(kù)房的安全管理工作，確保檔案實(shí)體的安全，配備必要的消防、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施設(shè)備。6.參與公司重大活動(dòng)和項(xiàng)目的檔案管理工作，提供檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和支持。（二）各部門(mén)職責(zé)1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步保管工作，確保檔案資料的及時(shí)形成和規(guī)范整理。2.按照公司檔案管理要求，定期向檔案室移交本部門(mén)應(yīng)歸檔的檔案，并辦理交接手續(xù)。3.在日常工作中，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，妥善保管本部門(mén)暫存的檔案資料，防止檔案丟失、損壞或泄密。4.積極配合檔案室開(kāi)展檔案利用工作，根據(jù)工作需要及時(shí)提供相關(guān)檔案資料。（三）員工職責(zé)1.員工應(yīng)增強(qiáng)檔案意識(shí)，在工作中及時(shí)形成和積累各類(lèi)文件資料，并按照公司檔案管理要求進(jìn)行整理和移交。2.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自查閱、復(fù)印、傳播公司機(jī)密檔案。3.在檔案利用過(guò)程中，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得隨意涂改、污損或丟失檔案。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)公司檔案分為以下十大類(lèi)：1.行政管理類(lèi)：包括公司行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、證照印章管理等方面的檔案。2.人力資源類(lèi)：涵蓋員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利、勞動(dòng)合同、人事檔案等相關(guān)檔案。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類(lèi)：主要有財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等檔案。4.市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)類(lèi)：包含市場(chǎng)調(diào)研、營(yíng)銷(xiāo)策劃、客戶(hù)資料、銷(xiāo)售合同等檔案。5.生產(chǎn)管理類(lèi)：涉及生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程、質(zhì)量控制、設(shè)備管理等方面的檔案。6.技術(shù)研發(fā)類(lèi)：包括研發(fā)項(xiàng)目資料、技術(shù)文件、專(zhuān)利申請(qǐng)、科研成果等檔案。7.物資采購(gòu)類(lèi)：有采購(gòu)計(jì)劃、供應(yīng)商資料、采購(gòu)合同、物資驗(yàn)收等檔案。8.基本建設(shè)類(lèi)：如工程立項(xiàng)、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、竣工驗(yàn)收等檔案。9.企業(yè)文化類(lèi)：包括公司宣傳資料、文化活動(dòng)記錄、企業(yè)榮譽(yù)等檔案。10.其他類(lèi)：不屬于上述九類(lèi)的其他檔案，如特殊項(xiàng)目檔案、臨時(shí)交辦事項(xiàng)檔案等。（二）編號(hào)規(guī)則1.每大類(lèi)檔案賦予一個(gè)兩位數(shù)字代碼，具體如下：行政管理類(lèi)：01人力資源類(lèi)：02財(cái)務(wù)審計(jì)類(lèi)：03市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)類(lèi)：04生產(chǎn)管理類(lèi)：05技術(shù)研發(fā)類(lèi)：06物資采購(gòu)類(lèi)：07基本建設(shè)類(lèi)：08企業(yè)文化類(lèi)：09其他類(lèi)：102.每大類(lèi)檔案下的二級(jí)類(lèi)目再賦予一個(gè)兩位數(shù)字代碼，例如行政管理類(lèi)下的行政文件為0101，會(huì)議記錄為0102，以此類(lèi)推。3.每份檔案按照形成時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)為八位數(shù)字，前四位表示年份，中間兩位表示月份，后兩位表示該月內(nèi)檔案的流水號(hào)。例如，2023年5月形成的第15份行政管理類(lèi)行政文件，編號(hào)為2023050115。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門(mén)在履行職能過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、記錄等。2.公司對(duì)外簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議、意向書(shū)等。3.公司員工個(gè)人在工作中形成的重要業(yè)務(wù)文件、工作總結(jié)、調(diào)研報(bào)告等。4.公司舉辦或參與的各類(lèi)活動(dòng)形成的相關(guān)資料，如會(huì)議材料、活動(dòng)照片、宣傳報(bào)道等。5.公司獲得的各類(lèi)榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物及相關(guān)證明材料。6.其他應(yīng)歸檔的文件資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍定期收集本部門(mén)的檔案資料，確保檔案的及時(shí)形成和完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署完備，載體形式符合要求。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可追溯性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)整理，同一類(lèi)別的檔案應(yīng)按照一定的順序排列，如時(shí)間順序、重要程度等。3.每份檔案應(yīng)編制頁(yè)碼，標(biāo)注清晰，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。（四）整理方法1.行政管理類(lèi)檔案按照文件的種類(lèi)、文號(hào)、日期等進(jìn)行分類(lèi)排列，同一文件的正件與附件、印件與定稿應(yīng)放在一起。對(duì)于會(huì)議記錄，應(yīng)按照會(huì)議時(shí)間順序整理成冊(cè)，記錄完整會(huì)議內(nèi)容、決議等。2.人力資源類(lèi)檔案員工人事檔案按照個(gè)人進(jìn)行整理，包括履歷表、學(xué)歷學(xué)位證書(shū)、培訓(xùn)記錄、考核材料、勞動(dòng)合同等。其他人力資源相關(guān)檔案按照類(lèi)別進(jìn)行整理，如招聘資料、薪酬報(bào)表等。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類(lèi)檔案會(huì)計(jì)憑證按照月份和憑證號(hào)順序裝訂成冊(cè)，附上科目匯總表、記賬憑證封面等。財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等按照年份和類(lèi)別進(jìn)行整理歸檔。4.市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)類(lèi)檔案市場(chǎng)調(diào)研資料按照調(diào)研項(xiàng)目進(jìn)行整理，包括調(diào)研方案、調(diào)查問(wèn)卷、調(diào)研報(bào)告等。銷(xiāo)售合同按照合同編號(hào)順序排列，附上相關(guān)的訂單、發(fā)貨記錄等。5.生產(chǎn)管理類(lèi)檔案生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程等文件按照生產(chǎn)環(huán)節(jié)和時(shí)間順序整理。質(zhì)量控制記錄、設(shè)備維護(hù)檔案等分別按照類(lèi)別進(jìn)行整理。6.技術(shù)研發(fā)類(lèi)檔案研發(fā)項(xiàng)目檔案按照項(xiàng)目編號(hào)進(jìn)行整理，包括項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等。技術(shù)文件按照技術(shù)領(lǐng)域和文件類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)排列。7.物資采購(gòu)類(lèi)檔案采購(gòu)計(jì)劃、供應(yīng)商資料等按照采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行整理。采購(gòu)合同按照合同簽訂時(shí)間順序排列，附上驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)文件。8.基本建設(shè)類(lèi)檔案按照工程建設(shè)階段，如立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等分別整理相關(guān)檔案資料。工程圖紙應(yīng)折疊整齊，標(biāo)注清晰，與其他文件配套歸檔。9.企業(yè)文化類(lèi)檔案宣傳資料、文化活動(dòng)記錄等按照活動(dòng)時(shí)間和類(lèi)別進(jìn)行整理。企業(yè)榮譽(yù)檔案按照榮譽(yù)獲得時(shí)間順序排列，附上相關(guān)證書(shū)復(fù)印件等。10.其他類(lèi)檔案按照檔案的性質(zhì)和內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)整理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。五、檔案的保管（一）庫(kù)房建設(shè)與設(shè)施配備1.檔案室應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放整齊、有序，便于查找和利用。3.安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備等，保障檔案庫(kù)房環(huán)境的安全穩(wěn)定。（二）檔案存放方式1.按照檔案分類(lèi)編號(hào)順序，將檔案存放在相應(yīng)的檔案裝具中。2.不同類(lèi)別的檔案應(yīng)分區(qū)存放，便于管理和查找。3.對(duì)于重要的、珍貴的檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專(zhuān)柜存放、加密保管等。（三）檔案保管期限1.公司檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如公司章程、重大決策文件、重要合同協(xié)議等。長(zhǎng)期保管的檔案：在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年，如一般性業(yè)務(wù)文件、重要會(huì)議記錄等。短期保管的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下，如臨時(shí)性文件、一般性報(bào)表等。2.檔案保管期限的確定，由檔案室會(huì)同相關(guān)部門(mén)根據(jù)檔案的重要性、時(shí)效性等因素進(jìn)行審核，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）檔案定期檢查1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，一般每年不少于一次全面檢查，每季度進(jìn)行一次局部檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況、安全設(shè)施等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.對(duì)檢查情況應(yīng)做好記錄，填寫(xiě)檔案檢查登記表，并存檔備查。（五）檔案的銷(xiāo)毀1.對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案室提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表。2.檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門(mén)審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀過(guò)程的合規(guī)性和檔案信息的徹底銷(xiāo)毀。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱、借閱檔案。2.公司員工因個(gè)人工作或?qū)W習(xí)需要查閱本人相關(guān)檔案。3.外部單位因工作需要，按照規(guī)定程序查閱公司檔案，但須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱：查閱檔案應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱時(shí)應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、用途、借閱期限等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案室審批。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，按時(shí)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人。（三）利用審批1.公司內(nèi)部查閱檔案，由查閱部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.員工查閱本人檔案，經(jīng)本人申請(qǐng)，所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，可直接到檔案室查閱。3.外部單位查閱公司檔案，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂檔案查閱保密協(xié)議。（四）利用登記檔案室應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用部門(mén)、利用人員、檔案名稱(chēng)、查閱內(nèi)容、借閱期限等信息。檔案利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.通過(guò)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理工作效率，提升檔案服務(wù)質(zhì)量，為公司各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）檔案數(shù)字化1.對(duì)公司現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，確保檔案內(nèi)容的完整、清晰。2.數(shù)字化檔案應(yīng)按照檔案分類(lèi)編號(hào)進(jìn)行存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的索引目錄，便于快速檢索和利用。3.加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案的質(zhì)量管理，定期對(duì)數(shù)字化成果進(jìn)行抽檢，確保數(shù)字化檔案的準(zhǔn)確性和可讀性。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢(xún)、借閱、統(tǒng)計(jì)、編研等基本功能，滿(mǎn)足公司檔案管理工作的實(shí)際需求。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息的權(quán)限管理，不同人員根據(jù)其工作職責(zé)和權(quán)限，可訪問(wèn)相應(yīng)的檔案信息。3.具備數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)功能，定期對(duì)檔案信息進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。（四）系統(tǒng)維護(hù)與安全管理1.安排