行政科崗位管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范行政科工作流程，提高行政工作效率，確保行政工作的準確性和規(guī)范性，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司行政科全體工作人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司各項規(guī)章制度。2.高效性原則：優(yōu)化工作流程，提高工作效率，確保各項行政工作及時、準確完成。3.服務性原則：以服務公司各部門和全體員工為宗旨，提供優(yōu)質、高效的行政支持。4.規(guī)范性原則：各項工作流程和操作規(guī)范應明確、統(tǒng)一，確保行政工作的標準化。二、崗位職責（一）行政科科長崗位職責1.全面負責行政科的日常管理工作，制定行政工作計劃和目標，并組織實施。2.組織制定和完善行政科各項規(guī)章制度、工作流程和操作規(guī)范，并監(jiān)督執(zhí)行。3.負責與公司各部門的溝通協(xié)調，及時了解各部門需求，提供有效的行政支持和服務。4.負責行政費用的預算編制、控制和審核，確保行政費用合理使用。5.組織公司各類會議、活動的策劃、籌備和組織工作，確保會議和活動的順利進行。6.負責公司文件、檔案的管理工作，確保文件、檔案的安全、完整和有效利用。7.負責公司辦公用品、固定資產的采購、管理和發(fā)放工作，確保辦公用品和固定資產的正常使用。8.負責公司車輛的調度、管理和維護工作，確保車輛的安全運行。9.負責公司環(huán)境衛(wèi)生、安全保衛(wèi)等后勤保障工作，營造良好的工作環(huán)境。10.負責行政科人員的培訓、考核和績效評估工作，提高行政科人員的業(yè)務素質和工作能力。11.完成上級領導交辦的其他臨時性工作任務。（二）行政專員崗位職責1.協(xié)助科長制定行政工作計劃和目標，并負責具體工作的執(zhí)行和落實。2.負責公司文件的起草、審核、印發(fā)和歸檔工作，確保文件的質量和規(guī)范性。3.負責公司各類會議、活動的通知、記錄和紀要整理工作，跟蹤會議決議的執(zhí)行情況。4.負責公司辦公用品的采購、庫存管理和發(fā)放工作，定期盤點辦公用品庫存，確保辦公用品的充足供應。5.負責公司固定資產的登記、清查和盤點工作，建立固定資產臺賬，確保固定資產的安全和完整。6.負責公司車輛的調度、派車單的開具和車輛使用情況的記錄工作，定期對車輛進行檢查和維護。7.負責公司環(huán)境衛(wèi)生的檢查和監(jiān)督工作，組織開展環(huán)境衛(wèi)生整治活動，營造整潔、舒適的工作環(huán)境。8.負責公司安全保衛(wèi)工作的日常檢查和巡邏，協(xié)助處理突發(fā)事件，確保公司安全穩(wěn)定。9.負責公司員工宿舍的管理工作，制定宿舍管理制度，安排員工住宿，維護宿舍秩序。10.完成上級領導交辦的其他臨時性工作任務。（三）前臺接待崗位職責1.負責公司前臺的日常接待工作，熱情、禮貌地接待來訪人員，及時傳達來訪信息。2.負責公司電話的接聽、轉接和記錄工作，及時處理客戶咨詢和投訴，確保電話暢通。3.負責公司門禁系統(tǒng)的管理，嚴格執(zhí)行門禁制度，對進出公司的人員和車輛進行登記和檢查。4.負責公司快遞、信件的收發(fā)工作，及時通知收件人領取快遞和信件，做好記錄和保管工作。5.負責公司前臺區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生和物品整理工作，保持前臺區(qū)域的整潔和有序。6.協(xié)助行政專員完成公司辦公用品的發(fā)放、文件的傳遞等工作。7.完成上級領導交辦的其他臨時性工作任務。三、工作流程（一）文件管理流程1.文件起草各部門根據工作需要起草文件，文件內容應符合國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定。文件起草完成后，由部門負責人審核簽字。2.文件審核行政專員收到部門提交的文件后，對文件的格式、內容、邏輯等進行審核。審核通過的文件，由行政專員提交科長審批；審核不通過的文件，返回部門修改后重新提交。3.文件審批科長對審核通過的文件進行審批，審批通過的文件簽字確認后交行政專員印發(fā)。審批不通過的文件，返回部門說明原因，修改后重新提交審批。4.文件印發(fā)行政專員根據科長審批意見，對文件進行編號、排版、印刷，并加蓋公司印章。文件印發(fā)后，行政專員將文件分發(fā)給相關部門，并做好文件發(fā)放記錄。5.文件歸檔文件發(fā)放完畢后，行政專員負責將文件的紙質版和電子版進行歸檔保存。文件歸檔應按照公司檔案管理規(guī)定進行分類、編號，確保文件的安全和完整。（二）會議管理流程1.會議籌備會議主辦部門提前填寫《會議申請表》，明確會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程等內容，提交行政科。行政科根據會議申請表，負責會議場地的預訂、會議資料的準備、會議設備的調試等籌備工作。2.會議通知行政專員根據會議申請表，提前向參會人員發(fā)送會議通知，通知內容應包括會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程等。會議通知可以通過郵件、短信、即時通訊工具等方式發(fā)送，確保參會人員及時收到通知。3.會議組織會議當天，行政專員負責會議簽到、會議資料發(fā)放等工作。會議期間，行政專員負責會議記錄，記錄會議內容、討論結果、決議事項等。4.會議紀要會議結束后，行政專員及時整理會議紀要，會議紀要應準確、完整地記錄會議內容、討論結果、決議事項等。會議紀要經科長審核后，發(fā)送給參會人員和相關部門，并跟蹤會議決議的執(zhí)行情況。5.會議總結會議結束后，會議主辦部門負責對會議效果進行評估和總結，填寫《會議總結表》，提交行政科。行政科對會議總結表進行整理和分析，為今后的會議組織提供參考。（三）辦公用品管理流程1.需求申請各部門根據工作需要，填寫《辦公用品需求申請表》，詳細列出所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數量等信息，提交行政科。2.需求審核行政專員收到辦公用品需求申請表后，對申請內容進行審核，審核通過后提交科長審批。審核不通過的申請，返回部門說明原因，修改后重新提交。3.采購審批科長對審核通過的辦公用品需求申請表進行審批，審批通過后交行政專員進行采購。審批不通過的申請，返回部門說明原因，修改后重新提交審批。4.采購執(zhí)行行政專員根據審批意見，選擇合適的供應商進行采購，確保采購的辦公用品質量合格、價格合理。采購完成后，行政專員及時辦理入庫手續(xù)，填寫《辦公用品入庫單》，并將入庫單交財務部門進行賬務處理。5.發(fā)放管理行政專員根據各部門實際需求，定期發(fā)放辦公用品，并填寫《辦公用品發(fā)放登記表》。各部門領取辦公用品時，應在登記表上簽字確認。6.庫存盤點行政專員定期對辦公用品庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時查明原因，并進行相應的處理。（四）固定資產管理流程1.資產購置各部門根據工作需要，填寫《固定資產購置申請表》，詳細列出所需固定資產的名稱、規(guī)格、型號、數量、預算等信息，提交行政科。2.購置審核行政專員收到固定資產購置申請表后，對申請內容進行審核，審核通過后提交科長審批。審核不通過的申請，返回部門說明原因，修改后重新提交。3.采購審批科長對審核通過的固定資產購置申請表進行審批，審批通過后交行政專員進行采購。審批不通過的申請，返回部門說明原因，修改后重新提交審批。4.采購執(zhí)行行政專員根據審批意見，選擇合適的供應商進行采購，確保采購的固定資產質量合格、價格合理。采購完成后，行政專員及時辦理入庫手續(xù)，填寫《固定資產入庫單》，并將入庫單交財務部門進行賬務處理。5.資產登記行政專員根據固定資產入庫單，對固定資產進行登記，建立固定資產臺賬，詳細記錄固定資產的名稱、規(guī)格、型號、數量、購置日期、使用部門等信息。6.資產使用各部門負責本部門固定資產的日常使用和維護，確保固定資產的正常運行。行政科定期對固定資產的使用情況進行檢查和監(jiān)督。7.資產清查行政科定期組織對固定資產進行清查盤點，確保賬實相符。清查盤點過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時查明原因，并進行相應的處理。8.資產處置固定資產因損壞、報廢等原因需要處置時，使用部門填寫《固定資產處置申請表》，提交行政科。行政科對固定資產處置申請進行審核，審核通過后提交科長審批。審批通過后，行政科負責辦理固定資產處置手續(xù)，并將處置結果交財務部門進行賬務處理。（五）車輛管理流程1.車輛調度各部門因工作需要使用車輛時，提前填寫《車輛使用申請表》，詳細列出用車時間、地點、事由、乘車人數等信息，提交行政科。2.調度審核行政專員收到車輛使用申請表后，對申請內容進行審核，審核通過后提交科長審批。審核不通過的申請，返回部門說明原因，修改后重新提交。3.調度審批科長對審核通過的車輛使用申請表進行審批，審批通過后交行政專員進行車輛調度。審批不通過的申請，返回部門說明原因，修改后重新提交審批。4.派車安排行政專員根據科長審批意見，安排合適的車輛和駕駛員，并開具派車單。派車單應注明用車時間、地點、事由、乘車人數、駕駛員等信息。5.車輛使用駕駛員憑派車單出車，按照規(guī)定的時間、路線和要求行駛，確保行車安全。用車過程中，駕駛員應保持車輛整潔，做好車輛的日常維護和保養(yǎng)工作。6.車輛歸還用車結束后，駕駛員應及時將車輛歸還公司，并將派車單交回行政科。行政科對車輛的使用情況進行檢查和記錄。7.車輛維修車輛出現(xiàn)故障時，駕駛員應及時向行政科報告，行政科安排車輛維修。車輛維修前，行政科應填寫《車輛維修申請表》，經科長審批后送指定的維修廠進行維修。車輛維修后，駕駛員應檢查維修質量，并在維修發(fā)票上簽字確認。行政科負責辦理車輛維修費用的報銷手續(xù)。8.車輛保養(yǎng)行政科按照車輛保養(yǎng)手冊的要求，定期安排車輛進行保養(yǎng)。車輛保養(yǎng)前，行政科應填寫《車輛保養(yǎng)申請表》，經科長審批后送指定的維修廠進行保養(yǎng)。車輛保養(yǎng)后，駕駛員應檢查保養(yǎng)質量，并在保養(yǎng)記錄上簽字確認。四、考核與獎懲（一）考核內容1.工作業(yè)績：包括工作任務完成情況、工作質量、工作效率等。2.工作態(tài)度：包括責任心、敬業(yè)精神、團隊合作精神等。3.專業(yè)能力：包括業(yè)務知識、工作技能、溝通能力等。（二）考核方式1.定期考核：每月進行一次定期考核，考核結果作為績效獎金發(fā)放和崗位晉升的重要依據。2.不定期考核：根據工作需要，對行政科人員進行不定期考核，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。（三）獎懲措施1.獎勵對工作表現(xiàn)優(yōu)秀、業(yè)績突出的行政科人員，給予表彰和獎勵，包括獎金、榮譽證書等。對提出合理化建議并被公司采納，為公司帶來顯著經濟效益或社會效益的行政科人員，給予特別獎勵。2.懲罰對工作表現(xiàn)不佳、未能完成工作任務的行政科人員，給予批評教育和績效扣分。對違反公司規(guī)章制度、給公司造成損失的行政科人員，給予相應的紀律處分，包括警告、罰款、辭退等。五、培訓與發(fā)展（一）培訓計劃行政科應根據員工的崗位需求和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，制定年度培訓計劃，明確培訓內容、培訓方式、培訓時間等。（二）培訓內容1.業(yè)務知識培訓：包括行政管理制度、工作流程、辦公軟件操作等。2.技能培訓：包括溝通技巧、組織協(xié)調能力、問題解決能力等。3.職業(yè)素養(yǎng)培訓：包括職業(yè)道德、團隊合作精神、責任心等。（三）培訓方式1.內部培訓：由行政科科長或經驗豐富的員工擔任培訓講師，對行政科人