采購供應(yīng)商管理制度一、總則（一）目的為了加強公司采購供應(yīng)商管理，規(guī)范采購行為，確保采購物資的質(zhì)量、價格合理，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有采購項目中供應(yīng)商的選擇、評估、管理及相關(guān)采購活動。（三）基本原則1.公平公正原則：在供應(yīng)商選擇、評估、采購等環(huán)節(jié)，遵循公平公正的原則，確保所有供應(yīng)商享有平等的機會，不偏袒任何一方。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇能夠提供高質(zhì)量產(chǎn)品或服務(wù)的供應(yīng)商，以滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營對物資質(zhì)量的要求。3.成本效益原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和供應(yīng)商管理，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟效益。4.合作共贏原則：與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，實現(xiàn)互利共贏，共同發(fā)展。二、供應(yīng)商選擇（一）供應(yīng)商信息收集1.內(nèi)部推薦：公司各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，推薦潛在供應(yīng)商。推薦時需提供供應(yīng)商的基本信息、產(chǎn)品或服務(wù)介紹、聯(lián)系方式等。2.市場調(diào)研：采購部門定期進行市場調(diào)研，收集行業(yè)內(nèi)供應(yīng)商信息。調(diào)研途徑包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會、供應(yīng)商目錄、同行交流等。3.供應(yīng)商自薦：接受供應(yīng)商主動提交的合作申請，要求提供公司簡介、產(chǎn)品或服務(wù)優(yōu)勢、資質(zhì)證書、業(yè)績案例等資料。（二）供應(yīng)商篩選1.資質(zhì)審核：對收集到的供應(yīng)商信息進行初步審核，重點審查供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、經(jīng)營許可證、稅務(wù)登記證等相關(guān)資質(zhì)證書是否齊全、有效。2.經(jīng)營狀況評估：了解供應(yīng)商的經(jīng)營歷史、經(jīng)營業(yè)績、市場口碑等情況，評估其經(jīng)營穩(wěn)定性和信譽度。可通過查詢企業(yè)信用報告、行業(yè)評價、客戶反饋等方式進行。3.產(chǎn)品或服務(wù)能力評估：根據(jù)采購需求，評估供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、服務(wù)能力等。要求供應(yīng)商提供樣品進行檢測或試用，考察其生產(chǎn)工藝、設(shè)備狀況、研發(fā)能力等。（三）供應(yīng)商選擇決策1.組建評估小組：由采購部門牽頭，會同質(zhì)量部門、技術(shù)部門、使用部門等相關(guān)人員組成供應(yīng)商評估小組。評估小組負責(zé)對篩選后的供應(yīng)商進行綜合評估和選擇決策。2.評估指標(biāo)設(shè)定：根據(jù)采購項目的特點和要求，設(shè)定評估指標(biāo)，包括質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)、技術(shù)支持、環(huán)保等方面。各指標(biāo)可根據(jù)重要程度賦予不同的權(quán)重。3.評估打分：評估小組按照設(shè)定的評估指標(biāo)和權(quán)重，對供應(yīng)商進行打分。打分方式可采用實地考察、問卷調(diào)查、樣品測試、數(shù)據(jù)分析、供應(yīng)商自評等多種形式相結(jié)合。4.選擇確定：根據(jù)評估得分，選擇得分較高的供應(yīng)商作為公司的合格供應(yīng)商。對于重要采購項目，可選擇多家供應(yīng)商作為備用或備選供應(yīng)商，以降低供應(yīng)風(fēng)險。（四）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.簽訂合作協(xié)議：采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。2.供應(yīng)商備案：采購部門將新準(zhǔn)入供應(yīng)商的相關(guān)信息進行備案，建立供應(yīng)商檔案。檔案內(nèi)容包括供應(yīng)商基本信息、資質(zhì)證書、合作協(xié)議、評估記錄、交易記錄等。3.培訓(xùn)與溝通：采購部門組織對新準(zhǔn)入供應(yīng)商進行培訓(xùn)，使其了解公司的采購政策、流程、質(zhì)量要求等。同時，建立定期溝通機制，加強與供應(yīng)商的聯(lián)系，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題。三、供應(yīng)商評估（一）評估周期1.定期評估：采購部門每年對合格供應(yīng)商進行一次定期全面評估。評估時間一般安排在年底或年初，以便總結(jié)全年合作情況，為下一年度采購決策提供依據(jù)。2.不定期評估：在合作過程中，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在重大質(zhì)量問題、交貨延遲、價格異常等情況，采購部門應(yīng)及時組織對供應(yīng)商進行不定期評估，以便及時采取措施，保障公司利益。（二）評估內(nèi)容1.質(zhì)量評估：產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定性：通過對采購物資的檢驗報告、質(zhì)量統(tǒng)計數(shù)據(jù)、客戶反饋等進行分析，評估供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量的波動情況。質(zhì)量體系運行情況：審查供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系是否健全、有效，是否通過相關(guān)質(zhì)量認證，如ISO9001質(zhì)量管理體系認證等。質(zhì)量改進能力：考察供應(yīng)商對質(zhì)量問題的響應(yīng)速度和改進措施的有效性，評估其持續(xù)改進產(chǎn)品質(zhì)量的能力。2.價格評估：價格合理性：對比市場同類產(chǎn)品價格，評估供應(yīng)商提供的價格是否合理。分析價格構(gòu)成，判斷是否存在價格虛高或不合理加價情況。價格調(diào)整機制：了解供應(yīng)商的價格調(diào)整政策和頻率，評估其價格調(diào)整的靈活性和合理性，是否能夠適應(yīng)市場變化和公司需求。成本控制能力：考察供應(yīng)商的成本控制措施和效果，評估其是否具備通過優(yōu)化生產(chǎn)流程、降低生產(chǎn)成本等方式為公司提供更具競爭力價格的能力。3.交貨期評估：交貨準(zhǔn)時率：統(tǒng)計供應(yīng)商實際交貨時間與合同約定交貨期的符合情況，計算交貨準(zhǔn)時率。分析交貨延遲的原因，評估供應(yīng)商的交貨管理能力。交貨周期：了解供應(yīng)商的生產(chǎn)周期、運輸周期等，評估其能否滿足公司對交貨期的要求。對于緊急采購需求，考察供應(yīng)商的應(yīng)急響應(yīng)能力。物流配送服務(wù)：評估供應(yīng)商的物流配送方式、運輸工具、物流成本等，考察其物流配送服務(wù)的質(zhì)量和效率，是否能夠確保物資安全、及時送達公司。4.售后服務(wù)評估：售后服務(wù)響應(yīng)時間：統(tǒng)計供應(yīng)商對客戶售后服務(wù)需求的響應(yīng)時間，評估其服務(wù)及時性。了解售后服務(wù)渠道和方式，考察其能否提供便捷、有效的售后服務(wù)。售后服務(wù)質(zhì)量：通過客戶反饋、投訴處理記錄等，評估供應(yīng)商售后服務(wù)的質(zhì)量和效果?？疾炱涫欠衲軌蚣皶r解決產(chǎn)品質(zhì)量問題、提供技術(shù)支持和維修服務(wù)等?？蛻魸M意度：通過問卷調(diào)查、面談等方式，收集公司內(nèi)部使用部門對供應(yīng)商售后服務(wù)的滿意度評價，了解供應(yīng)商在客戶服務(wù)方面的表現(xiàn)。5.技術(shù)支持評估：技術(shù)研發(fā)能力：考察供應(yīng)商的研發(fā)投入、研發(fā)團隊實力、技術(shù)創(chuàng)新成果等，評估其技術(shù)研發(fā)能力和發(fā)展?jié)摿?。技術(shù)培訓(xùn)服務(wù)：了解供應(yīng)商是否能夠為公司提供相關(guān)技術(shù)培訓(xùn)，幫助公司員工掌握產(chǎn)品使用和維護技能。評估技術(shù)培訓(xùn)的質(zhì)量和效果。技術(shù)解決方案提供能力：對于復(fù)雜采購項目，評估供應(yīng)商能否根據(jù)公司需求提供專業(yè)的技術(shù)解決方案，協(xié)助公司解決技術(shù)難題。6.環(huán)保評估：環(huán)保合規(guī)情況：審查供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營活動是否符合國家環(huán)保法律法規(guī)要求，是否取得相關(guān)環(huán)保資質(zhì)證書。環(huán)保措施落實情況：考察供應(yīng)商在生產(chǎn)過程中采取的環(huán)保措施，如節(jié)能減排、廢棄物處理等，評估其環(huán)保意識和社會責(zé)任履行情況。綠色產(chǎn)品提供能力：了解供應(yīng)商是否能夠提供環(huán)保型產(chǎn)品或具有環(huán)保優(yōu)勢的解決方案，以滿足公司對環(huán)保采購的需求。（三）評估方法1.資料審查：收集供應(yīng)商的相關(guān)資料，如質(zhì)量報告、財務(wù)報表、生產(chǎn)記錄、售后服務(wù)記錄等，進行審查分析，獲取評估所需信息。2.實地考察：評估小組對供應(yīng)商進行實地考察，觀察其生產(chǎn)現(xiàn)場、倉庫管理、質(zhì)量控制等情況，與供應(yīng)商管理人員、技術(shù)人員、工人等進行交流，直觀了解供應(yīng)商的實際運營狀況。3.問卷調(diào)查：向公司內(nèi)部使用部門、采購部門等相關(guān)人員發(fā)放問卷，收集對供應(yīng)商的評價和意見。問卷內(nèi)容涵蓋評估指標(biāo)的各個方面，確保評估全面、客觀。4.數(shù)據(jù)分析：對采購交易數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，如采購數(shù)量、質(zhì)量合格率、交貨延遲次數(shù)、價格波動情況等，通過數(shù)據(jù)挖掘發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在的問題和潛在風(fēng)險。5.綜合評分：評估小組根據(jù)各項評估指標(biāo)的得分情況，按照設(shè)定的權(quán)重進行加權(quán)計算，得出供應(yīng)商的綜合評估得分。根據(jù)綜合得分對供應(yīng)商進行排名，為采購決策提供依據(jù)。（四）評估結(jié)果處理1.優(yōu)秀供應(yīng)商：對于綜合評估得分排名靠前、表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予表彰和獎勵。在后續(xù)采購中，可給予一定的優(yōu)惠政策，如優(yōu)先采購、增加采購份額、延長付款期限等，鼓勵其繼續(xù)保持良好的合作狀態(tài)。2.合格供應(yīng)商：對于評估結(jié)果為合格的供應(yīng)商，維持現(xiàn)有合作關(guān)系。采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持溝通，關(guān)注其表現(xiàn)，督促其不斷改進提高。3.整改供應(yīng)商：對于評估中發(fā)現(xiàn)存在一些問題，但仍有合作價值的供應(yīng)商，下達整改通知，要求其限期整改。整改期限結(jié)束后，采購部門組織對整改情況進行復(fù)查，根據(jù)復(fù)查結(jié)果決定是否繼續(xù)合作或采取進一步措施。4.淘汰供應(yīng)商：對于評估得分過低、存在嚴(yán)重質(zhì)量問題、交貨延遲頻繁、售后服務(wù)差等問題且整改無效的供應(yīng)商，予以淘汰。采購部門停止與其合作，并將其從合格供應(yīng)商名單中刪除。同時，對已采購物資的后續(xù)質(zhì)量問題和售后服務(wù)事宜進行妥善處理。四、供應(yīng)商管理（一）檔案管理1.檔案建立：采購部門負責(zé)為每個供應(yīng)商建立獨立的檔案，檔案內(nèi)容應(yīng)包括供應(yīng)商基本信息、資質(zhì)證書、合作協(xié)議、評估記錄、交易記錄、產(chǎn)品質(zhì)量報告、售后服務(wù)記錄等。檔案應(yīng)及時更新，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.檔案維護：定期對供應(yīng)商檔案進行整理和維護，刪除過期或無用信息，補充新的重要信息。同時，對檔案進行分類管理，便于查詢和使用。3.檔案查閱：公司內(nèi)部相關(guān)人員因工作需要查閱供應(yīng)商檔案時，需填寫查閱申請表，經(jīng)采購部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自復(fù)印、傳播或泄露檔案內(nèi)容。（二）溝通與協(xié)調(diào)1.定期溝通會議：采購部門定期組織與供應(yīng)商的溝通會議，一般每季度召開一次。會議內(nèi)容包括總結(jié)上一階段合作情況、反饋問題、討論解決方案、協(xié)商下一階段合作計劃等。通過溝通會議，加強雙方的信息交流，增進相互了解與信任。2.日常溝通機制：建立日常溝通渠道，如電話、郵件、即時通訊工具等。采購人員與供應(yīng)商保持密切聯(lián)系，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題。對于重要事項或緊急問題，應(yīng)及時向上級匯報，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門共同處理。3.協(xié)調(diào)解決問題：在合作過程中，如出現(xiàn)糾紛或問題，采購部門應(yīng)及時介入?yún)f(xié)調(diào)。組織相關(guān)部門和供應(yīng)商進行溝通協(xié)商，分析問題原因，尋求解決方案。對于涉及多個部門的復(fù)雜問題，成立專項協(xié)調(diào)小組，共同推進問題的解決。（三）激勵與約束1.激勵措施：物質(zhì)激勵：對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予一定的物質(zhì)獎勵，如獎金、禮品、額外的業(yè)務(wù)機會等。通過物質(zhì)激勵，激發(fā)供應(yīng)商的積極性和主動性，提高其服務(wù)質(zhì)量和合作水平。精神激勵：對優(yōu)秀供應(yīng)商進行公開表彰和宣傳，在公司內(nèi)部會議、宣傳欄等渠道展示其良好業(yè)績和合作成果。通過精神激勵，增強供應(yīng)商的榮譽感和歸屬感，促進其持續(xù)改進和發(fā)展。2.約束措施：合同約束：在合作協(xié)議中明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，以及違約責(zé)任。對于供應(yīng)商違反合同約定的行為，按照合同條款進行處理，追究其違約責(zé)任。市場約束：建立供應(yīng)商誠信檔案，記錄其不良行為。對于存在嚴(yán)重失信行為的供應(yīng)商，在公司內(nèi)部進行通報，并限制其參與公司后續(xù)采購項目。同時，將相關(guān)信息反饋給行業(yè)協(xié)會和市場監(jiān)管部門，借助市場力量對其進行約束。（四）動態(tài)管理1.實時監(jiān)控：采購部門利用采購管理系統(tǒng)等工具，實時監(jiān)控供應(yīng)商的交貨情況、質(zhì)量狀況、價格變動等信息。對出現(xiàn)異常情況的供應(yīng)商及時進行預(yù)警，以便采取相應(yīng)措施。2.動態(tài)調(diào)整：根據(jù)供應(yīng)商的評估結(jié)果、市場變化、公司業(yè)務(wù)需求等因素，對供應(yīng)商進行動態(tài)調(diào)整。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，可適當(dāng)增加采購份額；對于不符合要求的供應(yīng)商，及時進行淘汰或調(diào)整合作策略。3.合作關(guān)系優(yōu)化：定期對供應(yīng)商合作關(guān)系進行評估和優(yōu)化，根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和采購需求，調(diào)整供應(yīng)商結(jié)構(gòu)，建立更加穩(wěn)定、高效的供應(yīng)商合作網(wǎng)絡(luò)。五、采購流程與供應(yīng)商管理的銜接（一）采購計劃階段1.需求分析：使用部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃，提出物資采購需求。采購部門會同相關(guān)部門對需求進行分析，明確采購物資的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期等關(guān)鍵信息。2.供應(yīng)商推薦：采購部門根據(jù)需求分析結(jié)果，結(jié)合供應(yīng)商檔案和市場情況，從合格供應(yīng)商名單中推薦合適的供應(yīng)商參與采購項目。對于新的采購需求，按照供應(yīng)商選擇流程，及時尋找潛在供應(yīng)商。3.采購預(yù)算編制：采購部門根據(jù)采購需求和推薦的供應(yīng)商情況，編制采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)包括物資采購成本、運輸費用、稅費、售后服務(wù)費用等各項支出，確保采購資金的合理安排。（二）采購實施階段1.采購訂單下達：采購部門根據(jù)采購計劃和供應(yīng)商推薦情況，向選定的供應(yīng)商下達采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物資的詳細信息、交貨時間、交貨地點、付款方式等條款，確保雙方對采購交易的各項內(nèi)容達成一致。2.合同簽訂：對于重要采購項目，采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同。合同應(yīng)遵循國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，特別是質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格條款、交貨期、售后服務(wù)等關(guān)鍵內(nèi)容。合同簽訂前，應(yīng)進行嚴(yán)格的審核，確保合同條款合法、合規(guī)、合理。3.采購跟蹤與協(xié)調(diào)：采購部門負責(zé)對采購訂單的執(zhí)行情況進行跟蹤，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況、運輸狀態(tài)等。對于出現(xiàn)的問題，如交貨延遲、質(zhì)量問題等，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，督促其采取措施解決問題。同時，協(xié)調(diào)公司內(nèi)部相關(guān)部門，確保采購工作順利進行。（三）驗收付款階段1.到貨驗收：物資到貨前，采購部門通知質(zhì)量部門、使用部門等相關(guān)人員做好驗收準(zhǔn)備。到貨時，按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收流程進行驗收。驗收合格后，填寫驗收報告；驗收不合格的，及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，要求其更換物資或采取其他補救措施。2.付款審核：采購部門根據(jù)驗收報告和采購合同，辦理付款申請手續(xù)。財務(wù)部門對付款申請進行審核，重點審查采購合同執(zhí)行情況、發(fā)票真實性、金額準(zhǔn)確性等。審核通過后，按照公司財務(wù)制度和付款流程進行付款。3.供應(yīng)商評價反饋：采購部門在完成采購交易后，對供應(yīng)商的表現(xiàn)進行評價和