采購職責與管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司采購工作，加強采購管理，確保采購工作的高效、有序進行，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有采購活動，包括生產(chǎn)物資采購、辦公用品采購、設備采購、服務采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購行為必須遵守國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定。2.效益原則：在保證質量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。3.公平公正原則：采購過程應公開透明，公平對待所有供應商，確保公正選擇。4.誠實守信原則：采購人員應誠實守信，與供應商建立良好的合作關系。二、采購職責（一）采購部門職責1.負責制定采購計劃，根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃和庫存情況，合理安排采購任務。2.開發(fā)、評估、選擇供應商，建立供應商檔案，維護供應商關系。3.組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益。4.跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調解決采購過程中的問題，保障物資按時、按質、按量供應。5.負責采購物資的驗收工作，對不合格物資及時辦理退換貨手續(xù)。6.定期進行采購成本分析，提出降低采購成本的建議和措施。7.配合公司其他部門開展工作，提供必要的采購支持。（二）采購人員職責1.遵守公司采購制度和工作流程，廉潔奉公，保守公司商業(yè)秘密。2.積極主動開展采購工作，按時完成采購任務，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需求。3.認真收集市場信息，了解供應商情況，為采購決策提供參考依據(jù)。4.負責與供應商溝通協(xié)調，及時反饋采購需求和交付情況，確保采購工作順利進行。5.參與采購合同的起草、審核和簽訂工作，確保合同條款明確、合理、合法。6.協(xié)助倉庫等相關部門做好采購物資的驗收工作，對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時處理。7.完成上級領導交辦的其他臨時性工作任務。三、采購流程（一）需求提出1.各部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃或工作需要，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時間等信息。2.《采購申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到《采購申請表》后，對采購需求進行初步審核，判斷是否符合公司采購規(guī)定和預算安排。2.對于金額較大或重要的采購項目，采購部門應組織相關部門進行會審，提出采購建議，報公司領導審批。3.經(jīng)審批通過的《采購申請表》返回采購部門，作為采購執(zhí)行的依據(jù)。（三）供應商選擇與采購1.采購人員根據(jù)采購需求，通過多種渠道尋找合適的供應商，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。2.對潛在供應商進行評估，評估內(nèi)容包括供應商的資質信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質量、價格水平、售后服務等。3.根據(jù)評估結果，選擇確定不少于三家的供應商作為候選對象，并向其發(fā)送《采購詢價單》，要求供應商提供詳細的報價和產(chǎn)品資料。4.采購人員對各供應商的報價進行比較分析，綜合考慮質量、價格、交貨期等因素，選擇最優(yōu)供應商進行談判。5.與選定的供應商進行采購談判，明確采購物資的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、付款方式、質量標準、售后服務等條款，達成一致后簽訂《采購合同》。（四）采購訂單執(zhí)行1.采購人員根據(jù)簽訂的《采購合同》，及時向供應商下達《采購訂單》，明確訂單要求和交付時間。2.跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，定期與供應商溝通，了解生產(chǎn)進度、質量狀況等，確保供應商按時、按質、按量交付物資。3.如遇供應商無法按時交付或出現(xiàn)質量問題等異常情況，采購人員應及時與供應商協(xié)商解決，并采取相應的應急措施，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營不受影響。（五）物資驗收1.采購物資到貨前，采購人員應及時通知倉庫等相關部門做好驗收準備工作。2.物資到貨后，由倉庫等相關部門按照合同要求和驗收標準進行驗收，填寫《物資驗收單》。3.驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質量、外觀等，如發(fā)現(xiàn)物資不符合要求，應及時與采購人員聯(lián)系，采購人員負責與供應商協(xié)商解決，辦理退換貨等手續(xù)。（六）付款結算1.采購物資驗收合格后，采購人員應及時收集整理相關發(fā)票、合同、驗收單等資料，提交至財務部門辦理付款結算手續(xù)。2.財務部門按照公司財務制度和合同約定，對采購款項進行審核支付。3.采購人員應定期與財務部門核對采購賬目，確保采購款項支付準確無誤。四、供應商管理（一）供應商開發(fā)1.采購部門根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展需求和采購計劃，制定供應商開發(fā)計劃，明確供應商開發(fā)目標和方向。2.通過市場調研、網(wǎng)絡搜索、行業(yè)展會、同行推薦等方式，收集潛在供應商信息。3.對潛在供應商進行初步篩選，邀請符合基本條件的供應商填寫《供應商調查表》，提交公司所需的資質文件、產(chǎn)品樣本、業(yè)績證明等資料。4.采購部門組織相關人員對潛在供應商進行實地考察，評估其生產(chǎn)能力、質量控制、管理水平、信譽狀況等，形成考察報告。5.根據(jù)考察結果和綜合評估，選擇合適的供應商納入公司供應商名錄。（二）供應商評估1.建立供應商評估體系，定期對供應商進行評估。評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質量、交貨期、價格、服務、技術支持、環(huán)保等方面。2.采購人員根據(jù)日常采購業(yè)務情況，對供應商的表現(xiàn)進行記錄和評價，填寫《供應商評估表》。3.每年定期組織對供應商進行全面評估，采購部門匯總各方面評價信息，形成供應商年度評估報告。4.根據(jù)供應商評估結果，將供應商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。對于優(yōu)秀供應商，給予適當?shù)莫剟詈透嗟暮献鳈C會；對于不合格供應商，采取警告、暫停合作、取消合作等措施。（三）供應商關系維護1.采購人員應定期與供應商溝通交流，及時反饋公司采購需求和產(chǎn)品使用情況，加強雙方的合作與信任。2.組織供應商培訓，使其了解公司的質量要求、技術標準、管理規(guī)定等，提高供應商的服務水平和產(chǎn)品質量。3.對于供應商提出的問題和建議，采購人員應及時給予回應和處理，共同解決合作過程中出現(xiàn)的問題。4.定期對供應商進行回訪，了解其對公司合作的滿意度，不斷改進供應商管理工作。五、采購風險管理（一）風險識別1.采購部門應定期對采購過程中可能存在的風險進行識別，包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、資金風險等。2.關注市場動態(tài)，分析市場價格波動、供應短缺等因素對采購成本和物資供應的影響，識別市場風險。3.評估供應商的信譽、經(jīng)營狀況、財務狀況等，識別供應商風險，如供應商違約、破產(chǎn)等。4.加強采購物資的質量檢驗，識別質量風險，如采購物資不符合質量標準，影響公司生產(chǎn)經(jīng)營。5.對采購合同進行審核，識別合同風險，如合同條款不明確、存在漏洞等。6.關注采購資金的安排和支付情況，識別資金風險，如資金短缺、付款延遲等。（二）風險評估1.對識別出的采購風險進行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風險評估結果，將采購風險分為高、中、低三個等級。對于高風險事項，應制定專項應對措施，重點監(jiān)控；對于中風險事項，應采取適當?shù)拇胧┻M行防范和控制；對于低風險事項，可進行常規(guī)管理。（三）風險應對1.針對不同等級的采購風險，制定相應的風險應對策略。2.對于市場風險，可通過建立采購價格預警機制、與供應商簽訂價格調整條款、尋找多個供應渠道等方式進行應對。3.對于供應商風險，加強供應商管理，增加備用供應商，定期對供應商進行評估和監(jiān)控，要求供應商提供擔保等。4.對于質量風險，嚴格采購物資驗收標準，加強質量檢驗，要求供應商提供質量保證協(xié)議，對不合格物資及時處理。5.對于合同風險，加強合同審核管理，聘請專業(yè)法律顧問審核合同條款，明確雙方權利義務，防范合同糾紛。6.對于資金風險，合理安排采購資金，優(yōu)化付款方式，與供應商協(xié)商付款期限，確保資金安全。六、采購監(jiān)督與審計（一）采購監(jiān)督1.公司內(nèi)部設立采購監(jiān)督崗位或由相關部門負責采購監(jiān)督工作，對采購過程進行全程監(jiān)督。2.監(jiān)督內(nèi)容包括采購計劃的執(zhí)行情況、供應商選擇的公正性、采購合同的簽訂與執(zhí)行、采購物資的驗收等。3.采購監(jiān)督人員應定期對采購工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。4.接受公司員工和其他相關部門對采購工作的監(jiān)督舉報，對舉報事項進行調查核實，嚴肅處理違規(guī)行為。（二）采購審計1.公司定期開展采購審計工作，對采購部門的工作進行全面審計。2.審計內(nèi)容包括采購制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購成本的控制情況、供應商管理情況等。3.采購審計人員通過查閱采購文件、合同、賬目、報表等資料，實地考察供應商和倉庫等方式，獲取審計證據(jù)，形成審計報告。4.根據(jù)審計報告提出的問題和建議，采購部門應及時進行整改，完善采購工作，提高采購管理水平。七、采購成本控制（一）成本分析1.采購人員定期對采購成本進行分析，對比不同供應商的價格、質量、交貨期等因素，找出成本差異原因。2.分析采購物資的市場價格走勢，預測價格變化趨勢，為采購決策提供參考。3.對采購過程中的各項費用，如運輸費、裝卸費、保險費等進行分析，評估其合理性，尋找降低費用的途徑。（二）成本控制措施1.通過與供應商談判、招標、詢價等方式，爭取更優(yōu)惠的采購價格。2.優(yōu)化采購批量，合理控制庫存水平，降低庫存成本。3.選擇合適的運輸方式和物流渠道，降低運輸成本。4.加強采購過程管理，減少不必要的中間環(huán)節(jié)，提高