鋼結(jié)構(gòu)采購管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司鋼結(jié)構(gòu)采購管理工作，確保采購活動的科學(xué)性、規(guī)范性和高效性，保證所采購鋼結(jié)構(gòu)的質(zhì)量符合公司要求，滿足項目進度需要，有效控制采購成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有鋼結(jié)構(gòu)采購活動，包括但不限于各類建筑鋼結(jié)構(gòu)、工業(yè)鋼結(jié)構(gòu)等的采購。3.職責(zé)分工采購部門負(fù)責(zé)鋼結(jié)構(gòu)采購計劃的制定、執(zhí)行與采購合同的簽訂、履行及跟蹤。尋找、篩選、評估和選擇合格的鋼結(jié)構(gòu)供應(yīng)商。與供應(yīng)商進行商務(wù)談判，爭取有利的采購價格和條款。技術(shù)部門提供鋼結(jié)構(gòu)的技術(shù)規(guī)格、圖紙等技術(shù)要求文件，參與供應(yīng)商技術(shù)能力評估。對采購的鋼結(jié)構(gòu)進行技術(shù)檢驗和驗收，協(xié)助解決技術(shù)問題。質(zhì)量部門制定鋼結(jié)構(gòu)采購的質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)和驗收流程。負(fù)責(zé)對采購的鋼結(jié)構(gòu)進行質(zhì)量抽檢和最終驗收，確保質(zhì)量符合要求。財務(wù)部門參與采購合同的審核，負(fù)責(zé)采購資金的預(yù)算安排和支付管理。對采購成本進行核算和分析，提供成本控制建議。二、采購計劃管理1.需求預(yù)測采購部門應(yīng)定期與項目部門、技術(shù)部門等溝通，了解公司項目對鋼結(jié)構(gòu)的需求情況，包括項目進度計劃、鋼結(jié)構(gòu)規(guī)格、數(shù)量等信息。結(jié)合市場趨勢和公司歷史采購數(shù)據(jù)，對未來鋼結(jié)構(gòu)需求進行預(yù)測，形成需求預(yù)測報告。2.采購計劃制定根據(jù)需求預(yù)測報告，采購部門制定年度、季度和月度采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購鋼結(jié)構(gòu)的品種、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購時間等詳細(xì)內(nèi)容。采購計劃需經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的采購計劃作為采購活動的依據(jù)。3.采購計劃調(diào)整在采購計劃執(zhí)行過程中，如因項目變更、設(shè)計調(diào)整等原因?qū)е滦枨蟀l(fā)生變化，采購部門應(yīng)及時提出采購計劃調(diào)整申請。采購計劃調(diào)整申請需說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容等，經(jīng)相關(guān)部門會簽后，報原審批領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。三、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商篩選與評估采購部門通過多種渠道收集鋼結(jié)構(gòu)供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商信息庫。根據(jù)公司對鋼結(jié)構(gòu)供應(yīng)商的要求，制定供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)，包括企業(yè)資質(zhì)、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價格水平、售后服務(wù)等方面。對潛在供應(yīng)商進行實地考察和評估，填寫供應(yīng)商評估表，評估結(jié)果作為供應(yīng)商選擇的重要依據(jù)。2.供應(yīng)商選擇根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，采購部門選擇合格的供應(yīng)商，并與其簽訂合作協(xié)議。合作協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。對于首次合作的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)要求其提供樣品，送技術(shù)部門和質(zhì)量部門進行檢驗，合格后方可正式采購。3.供應(yīng)商考核與評價采購部門定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格執(zhí)行情況、售后服務(wù)等進行考核評價。建立供應(yīng)商考核檔案，記錄供應(yīng)商的考核結(jié)果。對于考核不合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，采購部門應(yīng)暫停與其合作，并重新尋找新的供應(yīng)商。四、采購流程管理1.采購申請項目部門或其他需求部門根據(jù)項目進度和實際需求，填寫采購申請表，詳細(xì)說明所需鋼結(jié)構(gòu)的品種、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)要求、交貨時間等內(nèi)容。采購申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交給采購部門。2.采購詢價采購部門收到采購申請表后，根據(jù)采購計劃和供應(yīng)商信息庫，向至少三家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書。詢價通知書應(yīng)明確采購鋼結(jié)構(gòu)的詳細(xì)要求，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)報價，并提供相關(guān)產(chǎn)品資料和售后服務(wù)承諾等。3.報價評審采購部門對供應(yīng)商的報價進行收集、整理和分析，比較各供應(yīng)商的價格、質(zhì)量、交貨期等因素。組織技術(shù)部門、質(zhì)量部門等相關(guān)人員對供應(yīng)商的報價進行評審，綜合考慮各方面因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。評審結(jié)果需形成評審報告，報采購部門負(fù)責(zé)人審批。4.采購合同簽訂根據(jù)報價評審結(jié)果，采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同簽訂前，需經(jīng)公司法律部門或法律顧問審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，避免法律風(fēng)險。5.采購訂單下達(dá)采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購合同的主要條款，并要求供應(yīng)商確認(rèn)。采購訂單下達(dá)后，采購部門應(yīng)及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。6.貨物驗收鋼結(jié)構(gòu)到貨前，采購部門應(yīng)通知質(zhì)量部門、技術(shù)部門等相關(guān)人員做好驗收準(zhǔn)備工作。貨物到貨后，質(zhì)量部門按照既定的質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)和驗收流程對鋼結(jié)構(gòu)進行檢驗。檢驗內(nèi)容包括外觀質(zhì)量、尺寸規(guī)格、材質(zhì)證明等方面。技術(shù)部門對鋼結(jié)構(gòu)進行技術(shù)核對，確保其符合技術(shù)要求文件。對于驗收合格的鋼結(jié)構(gòu)，驗收人員應(yīng)填寫驗收報告；對于驗收不合格的鋼結(jié)構(gòu)，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其采取整改措施或退換貨等。7.付款管理財務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗收報告，審核采購付款申請。付款申請應(yīng)包括付款金額、付款方式、付款時間等內(nèi)容。審核通過后，財務(wù)部門按照公司財務(wù)管理制度和采購合同約定的付款方式及時支付貨款。對于存在質(zhì)量問題或其他爭議的采購款項，在問題解決前，財務(wù)部門應(yīng)暫停支付相關(guān)款項。五、采購成本控制1.成本預(yù)算編制采購部門會同財務(wù)部門根據(jù)采購計劃和市場價格情況，編制鋼結(jié)構(gòu)采購成本預(yù)算。采購成本預(yù)算應(yīng)包括采購價格、運輸費用、裝卸費用、檢驗費用、稅費等各項費用。采購成本預(yù)算經(jīng)財務(wù)部門審核后，報公司管理層審批。審批后的采購成本預(yù)算作為采購成本控制的目標(biāo)和依據(jù)。2.成本控制措施在采購過程中，采購部門應(yīng)通過與供應(yīng)商談判、招標(biāo)、詢價對比等方式，爭取有利的采購價格。同時，合理選擇運輸方式和物流供應(yīng)商，降低運輸成本。嚴(yán)格控制采購過程中的各項費用支出，如檢驗費用、稅費等。對于可節(jié)約的費用，采購部門應(yīng)采取有效措施進行控制。定期對采購成本進行核算和分析，對比采購成本預(yù)算與實際支出情況。對于成本超支的項目，采購部門應(yīng)及時查找原因，采取相應(yīng)的改進措施，確保采購成本控制在預(yù)算范圍內(nèi)。六、合同管理1.合同簽訂采購合同必須采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同簽訂前，需經(jīng)公司法律部門或法律顧問審核，確保合同條款合法有效。采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如技術(shù)部門、質(zhì)量部門、財務(wù)部門等，以便各部門按照合同要求履行各自職責(zé)。2.合同執(zhí)行跟蹤采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況、交貨時間等信息。在合同執(zhí)行過程中，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其采取整改措施，并根據(jù)合同約定追究其違約責(zé)任。3.合同變更與解除如因項目變更、設(shè)計調(diào)整等原因需要變更采購合同，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議需經(jīng)公司相關(guān)部門審核和批準(zhǔn)。在符合法律法規(guī)和合同約定的情況下，如需解除采購合同，采購部門應(yīng)按照合同約定的解除程序辦理相關(guān)手續(xù)，并及時通知相關(guān)部門。七、信息管理1.采購信息收集采購部門應(yīng)定期收集鋼結(jié)構(gòu)市場價格信息、供應(yīng)商信息、行業(yè)動態(tài)等相關(guān)采購信息。建立采購信息數(shù)據(jù)庫，對收集到的信息進行整理、分類和存儲，以便查詢和使用。2.采購信息分析與利用采購部門定期對采購信息進行分析，掌握市場價格走勢、供應(yīng)商情況等變化趨勢，為采購決策提供參考依據(jù)。根據(jù)采購信息分析結(jié)果，及時調(diào)整采購計劃、供應(yīng)商選擇策略等采購管理措施，提高采購管理水平。3.采購檔案管理采購部門負(fù)責(zé)建立健全采購檔案管理制度，對采購活動中的各類文件和資料進行分類、歸檔和保管。采購檔案應(yīng)包括采購計劃、采購申請表、詢價通知書、報價單、采購合同、驗收報告、付款憑證等文件資料。采購檔案保管期限應(yīng)符合公司檔案管理規(guī)定。八、監(jiān)督與審計1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對鋼結(jié)構(gòu)采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購成本控制情況等。采購部門應(yīng)積極配合內(nèi)部審計部門的工作，提供相關(guān)資料和信息。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，采購部門應(yīng)及時整改，