秘書(shū)協(xié)調(diào)工作的技巧TEACHINGRESOURCEDATABASEOFMODERNSECRETARYMAJOR現(xiàn)代文秘專(zhuān)業(yè)教學(xué)資源庫(kù)案例年輕的張秘書(shū)剛到公司A部門(mén)不久，有一次到公司的B部門(mén)去協(xié)調(diào)工作，沒(méi)有很好地完成任務(wù)，他非常生氣。吃午飯的時(shí)候，他就在飯桌上向自己部門(mén)的同事抱怨說(shuō):“B部門(mén)真是的，明明公司有規(guī)定，部門(mén)之間應(yīng)當(dāng)相互協(xié)助，B部門(mén)口里說(shuō)支持A部門(mén)的工作，卻不肯讓他們的技術(shù)員過(guò)來(lái)幫我們忙完這一段時(shí)間。我非要到經(jīng)理那里告他們一狀不可?！蔽覀兊墓ぷ鹘鼇?lái)進(jìn)度比較緊，想請(qǐng)B部門(mén)的技術(shù)人員幫忙，B部門(mén)也很想幫忙，而且公司也有相關(guān)的規(guī)定，但是，他們部門(mén)也有自己的難處，不知道經(jīng)理能不能想想辦法?！懊鳌迸c“暗”“冷”與“熱”“硬”與“軟”“明”協(xié)調(diào)是指利用會(huì)議形式或者其他公開(kāi)場(chǎng)合進(jìn)行對(duì)話，將問(wèn)題擺到明處，當(dāng)面協(xié)商，以達(dá)到預(yù)期目的的協(xié)調(diào)手段?！啊鞍怠眳f(xié)調(diào)是指利用非正式場(chǎng)合進(jìn)行協(xié)調(diào)。對(duì)矛盾比較尖銳復(fù)雜、不宜公開(kāi)協(xié)調(diào)的問(wèn)題，秘書(shū)人員應(yīng)采取“暗”協(xié)調(diào)，暗中周旋，待條件成熟時(shí)再轉(zhuǎn)入“明”協(xié)調(diào)。“明”協(xié)調(diào)和“暗”協(xié)調(diào)在協(xié)調(diào)工作中，“明”和“暗”兩種協(xié)調(diào)方法是緊密配合使用的。當(dāng)“明”協(xié)調(diào)遇到障礙時(shí)，可暫時(shí)轉(zhuǎn)入“暗”協(xié)調(diào)，待條件成熟時(shí)再轉(zhuǎn)入“明”協(xié)調(diào)。“冷”協(xié)調(diào)是指運(yùn)用“冷處理”的辦法解決矛盾。“冷”協(xié)調(diào)和“熱”協(xié)調(diào)其特點(diǎn)是避其鋒芒、以柔克剛、后發(fā)制人，從而實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)的目的。選用“冷”協(xié)調(diào)的方法時(shí)，秘書(shū)應(yīng)等對(duì)方情緒穩(wěn)定、頭腦冷靜以后再進(jìn)行協(xié)調(diào)，這時(shí)往往能夠事半功倍。“熱”協(xié)調(diào)是指用“熱加工”的方法解決矛盾，達(dá)到協(xié)調(diào)的目的。這種方法適用于人際關(guān)系的協(xié)調(diào)?！盁帷眳f(xié)調(diào)應(yīng)掌握“火候”,趁熱打鐵，雷厲風(fēng)行。在協(xié)調(diào)工作中，“硬”協(xié)調(diào)和“軟”協(xié)調(diào)往往配合使用。“硬”協(xié)調(diào)和“軟”協(xié)調(diào)“硬”協(xié)調(diào)是指運(yùn)用規(guī)章制度或上司的命令協(xié)調(diào)，規(guī)范各方面的行為，使各方面步調(diào)一致。其特點(diǎn)是具有強(qiáng)制性?！败洝眳f(xié)調(diào)指的是以理服人，利用協(xié)商處理的方法，勸服各方面從大局出發(fā)，以團(tuán)結(jié)為主，統(tǒng)一行動(dòng)。在實(shí)際工作中，針對(duì)一些比較復(fù)雜的情況，也可采用“軟”協(xié)調(diào)與“硬”協(xié)調(diào)一同實(shí)施的方法處理。在協(xié)調(diào)工作時(shí)，秘書(shū)應(yīng)該怎樣“上傳下達(dá)”？不論是“上傳”還是“下達(dá)”都要忠實(shí)、準(zhǔn)確、客觀、全面。是不是原封不動(dòng)地傳達(dá)就叫忠實(shí)了呢？秘書(shū)在工作中傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)時(shí)，要學(xué)會(huì)變通處理，既要準(zhǔn)確地傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)，又不至于加深誤解、激化矛盾，這就是所謂的“過(guò)濾術(shù)”。秘書(shū)要忠實(shí)地傳達(dá)指示，準(zhǔn)確地匯報(bào)情況，不能隨意加進(jìn)自己的意見(jiàn)，任意地發(fā)揮、解釋甚至曲解領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)。有時(shí)候是需要“掐頭去尾”或者變換方式的“過(guò)濾”，原封不動(dòng)地“上傳下達(dá)”，反而會(huì)造成不良效果。在協(xié)調(diào)工作時(shí)，秘書(shū)應(yīng)該怎樣“上傳下達(dá)”？傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下級(jí)的批評(píng)很多時(shí)候領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)下級(jí)是恰如其分的，但有時(shí)候也會(huì)由于種種原因而造成批評(píng)失當(dāng)。秘書(shū)就應(yīng)該做一點(diǎn)調(diào)查研究，了解情況，然后淡化領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)時(shí)的情緒化色彩。傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)另一位領(lǐng)導(dǎo)的評(píng)論領(lǐng)導(dǎo)有時(shí)候會(huì)在秘書(shū)面前議論另一位領(lǐng)導(dǎo)，遇到這種情況，秘書(shū)不要隨聲附和，更不要“堅(jiān)決地站在領(lǐng)導(dǎo)一邊”。確須將領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)轉(zhuǎn)達(dá)給另一位領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，必須進(jìn)行適當(dāng)?shù)摹斑^(guò)濾”，有選擇性地傳達(dá)，不必也不能過(guò)細(xì)地陳述具體意見(jiàn)，更不能添油加醋、大加渲染。在協(xié)調(diào)工作時(shí)，秘書(shū)應(yīng)該怎樣“上傳下達(dá)”？向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)下屬的意見(jiàn)下屬的意見(jiàn)，特別是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的批評(píng)性和對(duì)工作建議性的意見(jiàn)，只要是善意的，都要及時(shí)地向領(lǐng)導(dǎo)反映，讓領(lǐng)導(dǎo)掌握情況，適時(shí)調(diào)整工作對(duì)策，改變工作作風(fēng)。需要秘書(shū)加以過(guò)濾的情況很多，關(guān)鍵在于靈活掌握、小心翼翼，絕不能當(dāng)只是“學(xué)學(xué)舌”的傳聲簡(jiǎn)。端正角色勇于自省當(dāng)