醫(yī)院科室資料管理制度總則一、目的為了規(guī)范醫(yī)院科室資料的管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和及時(shí)性，提高醫(yī)院的管理水平和工作效率，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于醫(yī)院內(nèi)所有科室的資料管理工作，包括臨床科室、醫(yī)技科室、行政科室等。三、管理原則1.統(tǒng)一管理原則：醫(yī)院科室資料實(shí)行統(tǒng)一管理，由醫(yī)院辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：各科室主任對(duì)本科室的資料管理工作負(fù)總責(zé)，指定專人負(fù)責(zé)本科室資料的收集、整理、歸檔和保管等工作。3.安全保密原則：醫(yī)院科室資料涉及到患者的隱私、醫(yī)院的機(jī)密等重要信息，必須嚴(yán)格遵守安全保密制度，確保資料的安全。4.便于使用原則：醫(yī)院科室資料的管理應(yīng)便于使用，資料的分類、編號(hào)、存儲(chǔ)等應(yīng)符合醫(yī)院的工作流程和管理要求，方便醫(yī)護(hù)人員查閱和使用。四、管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.醫(yī)院辦公室（1）負(fù)責(zé)制定醫(yī)院科室資料管理制度，并監(jiān)督檢查制度的執(zhí)行情況。（2）負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)醫(yī)院科室資料的收集、整理、歸檔和保管等工作，指導(dǎo)各科室做好資料管理工作。（3）負(fù)責(zé)醫(yī)院科室資料的借閱、查詢、復(fù)制等管理工作，確保資料的安全和使用效率。（4）負(fù)責(zé)醫(yī)院科室資料的統(tǒng)計(jì)、分析和上報(bào)等工作，為醫(yī)院的管理決策提供依據(jù)。2.各科室（1）各科室主任是本科室資料管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)本科室資料管理工作的組織、領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)。（2）指定專人負(fù)責(zé)本科室資料的收集、整理、歸檔和保管等工作，確保資料的完整、準(zhǔn)確和安全。（3）按照醫(yī)院的要求，及時(shí)將本科室的資料報(bào)送醫(yī)院辦公室進(jìn)行歸檔和管理。（4）負(fù)責(zé)本科室資料的借閱、查詢、復(fù)制等管理工作，嚴(yán)格遵守醫(yī)院的資料管理規(guī)定。資料的分類與編號(hào)一、資料分類醫(yī)院科室資料可分為以下幾類：1.醫(yī)療業(yè)務(wù)資料：包括病歷、檢查報(bào)告、檢驗(yàn)報(bào)告、手術(shù)記錄、會(huì)診記錄等。2.行政管理資料：包括工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、通知文件等。3.科研教學(xué)資料：包括科研項(xiàng)目申報(bào)書、科研成果報(bào)告、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱等。4.設(shè)備器材資料：包括設(shè)備購置申請(qǐng)、設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、設(shè)備維護(hù)記錄、器材采購清單等。5.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料：包括預(yù)算報(bào)表、收支憑證、固定資產(chǎn)清單等。6.其他資料：包括員工檔案、培訓(xùn)記錄、榮譽(yù)證書等。二、資料編號(hào)為了便于資料的管理和檢索，對(duì)各類資料進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)規(guī)則如下：1.醫(yī)療業(yè)務(wù)資料：以“醫(yī)”字開頭，后面接年份、科室代碼、病歷號(hào)或檢查單號(hào)等。例如，“醫(yī)20230101001”表示2023年1月1日第一例就診患者的病歷號(hào)。2.行政管理資料：以“行”字開頭，后面接年份、科室代碼、文件編號(hào)等。例如，“行20230101001”表示2023年1月1日第一份行政管理文件的編號(hào)。3.科研教學(xué)資料：以“研”字開頭，后面接年份、科室代碼、項(xiàng)目編號(hào)或成果編號(hào)等。例如，“研20230101001”表示2023年1月1日第一個(gè)科研項(xiàng)目的編號(hào)。4.設(shè)備器材資料：以“設(shè)”字開頭，后面接年份、科室代碼、設(shè)備編號(hào)或器材編號(hào)等。例如，“設(shè)20230101001”表示2023年1月1日第一臺(tái)設(shè)備的編號(hào)。5.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料：以“財(cái)”字開頭，后面接年份、科室代碼、報(bào)表編號(hào)或憑證編號(hào)等。例如，“財(cái)20230101001”表示2023年1月1日第一份財(cái)務(wù)報(bào)表的編號(hào)。6.其他資料：以“其”字開頭，后面接年份、科室代碼、資料編號(hào)等。例如，“其20230101001”表示2023年1月1日第一份其他資料的編號(hào)。資料的收集與整理一、資料的收集1.各科室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)資料的收集工作，確保資料的及時(shí)、完整收集。2.資料收集的范圍包括本科室產(chǎn)生的各種資料，如醫(yī)療業(yè)務(wù)資料、行政管理資料、科研教學(xué)資料、設(shè)備器材資料、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料等。3.資料收集的方式可采用紙質(zhì)和電子兩種形式，對(duì)于重要的資料應(yīng)同時(shí)采用紙質(zhì)和電子兩種形式進(jìn)行保存。4.各科室應(yīng)定期對(duì)收集到的資料進(jìn)行整理和分類，確保資料的條理清晰、易于管理。二、資料的整理1.資料整理的原則是按照資料的分類和編號(hào)進(jìn)行整理，確保資料的分類準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范。2.資料整理的內(nèi)容包括資料的裝訂、編號(hào)、目錄編制等工作。對(duì)于紙質(zhì)資料，應(yīng)按照編號(hào)順序進(jìn)行裝訂，并編制目錄；對(duì)于電子資料，應(yīng)按照編號(hào)進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立電子目錄。3.資料整理的要求是確保資料的整潔、美觀、易于查閱和使用。對(duì)于破損、污損的資料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或更換；對(duì)于過期的資料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清理和銷毀。資料的歸檔與保管一、資料的歸檔1.各科室應(yīng)按照醫(yī)院的要求，將整理好的資料及時(shí)歸檔到醫(yī)院辦公室指定的檔案柜或數(shù)據(jù)庫中。2.資料歸檔的時(shí)間要求是：醫(yī)療業(yè)務(wù)資料應(yīng)在患者出院后7個(gè)工作日內(nèi)歸檔；行政管理資料應(yīng)在文件印發(fā)后3個(gè)工作日內(nèi)歸檔；科研教學(xué)資料應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)歸檔；設(shè)備器材資料應(yīng)在設(shè)備驗(yàn)收合格后1個(gè)月內(nèi)歸檔；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料應(yīng)在會(huì)計(jì)年度結(jié)束后3個(gè)月內(nèi)歸檔；其他資料應(yīng)在產(chǎn)生后1個(gè)月內(nèi)歸檔。3.資料歸檔的要求是：確保資料的完整、準(zhǔn)確、安全，歸檔的資料應(yīng)填寫歸檔登記表，并由歸檔人簽字確認(rèn)。二、資料的保管1.醫(yī)院辦公室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)資料的保管工作，確保資料的安全和完整。2.資料保管的環(huán)境要求是：應(yīng)保持檔案柜或數(shù)據(jù)庫的干燥、通風(fēng)、避光、防蟲、防火等，防止資料的損壞和丟失。3.資料保管的期限要求是：根據(jù)資料的性質(zhì)和重要程度，確定資料的保管期限。一般來說，醫(yī)療業(yè)務(wù)資料的保管期限為30年；行政管理資料的保管期限為10年；科研教學(xué)資料的保管期限為10年；設(shè)備器材資料的保管期限為5年；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料的保管期限為10年；其他資料的保管期限為5年。4.資料保管的查閱和使用要求是：各科室需要查閱或使用資料時(shí)，應(yīng)填寫資料查閱申請(qǐng)表，并經(jīng)本科室主任簽字同意后，到醫(yī)院辦公室辦理查閱或使用手續(xù)。查閱或使用資料時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守醫(yī)院的資料管理規(guī)定，不得擅自涂改、復(fù)制或損壞資料。資料的借閱與復(fù)制一、資料的借閱1.各科室需要借閱其他科室的資料時(shí)，應(yīng)填寫資料借閱申請(qǐng)表，并經(jīng)借閱科室主任簽字同意后，到資料所屬科室辦理借閱手續(xù)。2.資料借閱的期限一般為7個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.資料借閱的要求是：借閱人應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得擅自涂改、復(fù)制或損壞資料；借閱人應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還借閱的資料，逾期未歸還的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。二、資料的復(fù)制1.各科室需要復(fù)制其他科室的資料時(shí)，應(yīng)填寫資料復(fù)制申請(qǐng)表，并經(jīng)復(fù)制科室主任簽字同意后，到資料所屬科室辦理復(fù)制手續(xù)。2.資料復(fù)制的要求是：復(fù)制人應(yīng)嚴(yán)格遵守醫(yī)院的資料管理規(guī)定，不得擅自復(fù)制涉密資料；復(fù)制的資料應(yīng)與原件一致，不得進(jìn)行任何修改或刪減。資料的更新與維護(hù)一、資料的更新1.各科室應(yīng)及時(shí)更新本科室的資料，確保資料的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。2.資料更新的內(nèi)容包括醫(yī)療業(yè)務(wù)資料的更新、行政管理資料的更新、科研教學(xué)資料的更新、設(shè)備器材資料的更新、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料的更新等。3.資料更新的方式可采用紙質(zhì)和電子兩種形式，對(duì)于重要的資料應(yīng)同時(shí)采用紙質(zhì)和電子兩種形式進(jìn)行更新。二、資料的維護(hù)1.醫(yī)院辦公室應(yīng)定期對(duì)醫(yī)院科室資料進(jìn)行維護(hù)，確保資料的安全和完整。2.資料維護(hù)的內(nèi)容包括檔案柜或數(shù)據(jù)庫的清潔、消毒、防蟲、防火等工作，以及對(duì)資料的