醫(yī)院行政閉環(huán)管理制度總則一、目的為了規(guī)范醫(yī)院行政工作流程，提高行政效率，確保醫(yī)院各項工作的順利進行，特制定本制度。本制度旨在建立一個完整的醫(yī)院行政閉環(huán)管理體系，通過明確各部門、各崗位的職責和工作流程，實現(xiàn)信息的及時傳遞、處理和反饋，以提高醫(yī)院的整體管理水平。二、適用范圍本制度適用于醫(yī)院行政部門及各相關科室的管理工作。包括醫(yī)院辦公室、人事科、財務科、總務科、設備科、醫(yī)?？频刃姓毮懿块T，以及臨床科室、醫(yī)技科室等業(yè)務部門。三、管理原則1.閉環(huán)管理原則：醫(yī)院行政工作應形成一個閉環(huán)，從計劃的制定到執(zhí)行、監(jiān)督、反饋和調(diào)整，每個環(huán)節(jié)都應緊密相連，確保工作的高效性和準確性。2.分工協(xié)作原則：醫(yī)院行政工作涉及多個部門和崗位，各部門應明確各自的職責和權限，加強協(xié)作配合，共同完成醫(yī)院的行政工作任務。3.信息共享原則：醫(yī)院行政工作需要及時、準確地傳遞和共享信息，各部門應建立信息溝通機制，確保信息的暢通無阻。4.持續(xù)改進原則：醫(yī)院行政工作應不斷總結(jié)經(jīng)驗教訓，持續(xù)改進工作流程和管理方法，提高工作效率和質(zhì)量。四、管理機構(gòu)及職責1.醫(yī)院行政工作領導小組組長：由院長擔任，負責醫(yī)院行政工作的總體領導和決策。副組長：由分管行政工作的副院長擔任，協(xié)助院長負責醫(yī)院行政工作的具體領導和協(xié)調(diào)。成員：由醫(yī)院辦公室、人事科、財務科、總務科、設備科、醫(yī)?？频刃姓毮懿块T負責人組成，負責醫(yī)院行政工作的具體實施和監(jiān)督。2.醫(yī)院辦公室主任：由分管行政工作的副院長兼任，負責醫(yī)院行政工作的日常管理和協(xié)調(diào)。副主任：由辦公室主任擔任，協(xié)助主任負責醫(yī)院行政工作的具體實施和監(jiān)督。成員：由辦公室工作人員組成，負責醫(yī)院行政文件的起草、收發(fā)、歸檔等工作，以及醫(yī)院會議的組織、安排和記錄等工作。3.人事科科長：由人事科負責人擔任，負責醫(yī)院人事管理工作的具體實施和監(jiān)督。副科長：由人事科副負責人擔任，協(xié)助科長負責醫(yī)院人事管理工作的具體實施和監(jiān)督。成員：由人事科工作人員組成，負責醫(yī)院人員招聘、培訓、考核、任免等人事管理工作。4.財務科科長：由財務科負責人擔任，負責醫(yī)院財務管理工作的具體實施和監(jiān)督。副科長：由財務科副負責人擔任，協(xié)助科長負責醫(yī)院財務管理工作的具體實施和監(jiān)督。成員：由財務科工作人員組成，負責醫(yī)院財務預算、核算、決算、審計等財務管理工作。5.總務科科長：由總務科負責人擔任，負責醫(yī)院總務管理工作的具體實施和監(jiān)督。副科長：由總務科副負責人擔任，協(xié)助科長負責醫(yī)院總務管理工作的具體實施和監(jiān)督。成員：由總務科工作人員組成，負責醫(yī)院物資采購、設備維修、環(huán)境衛(wèi)生等總務管理工作。6.設備科科長：由設備科負責人擔任，負責醫(yī)院設備管理工作的具體實施和監(jiān)督。副科長：由設備科副負責人擔任，協(xié)助科長負責醫(yī)院設備管理工作的具體實施和監(jiān)督。成員：由設備科工作人員組成，負責醫(yī)院設備采購、驗收、維護、保養(yǎng)等設備管理工作。7.醫(yī)?？瓶崎L：由醫(yī)?？曝撠熑藫?，負責醫(yī)院醫(yī)保管理工作的具體實施和監(jiān)督。副科長：由醫(yī)?？聘必撠熑藫?，協(xié)助科長負責醫(yī)院醫(yī)保管理工作的具體實施和監(jiān)督。成員：由醫(yī)?？乒ぷ魅藛T組成，負責醫(yī)院醫(yī)保政策的宣傳、解讀、報銷等醫(yī)保管理工作。五、工作流程1.計劃制定（1）醫(yī)院行政工作領導小組根據(jù)醫(yī)院的發(fā)展戰(zhàn)略和年度工作計劃，制定醫(yī)院行政工作年度計劃和季度工作計劃。（2）各行政職能部門根據(jù)醫(yī)院行政工作年度計劃和季度工作計劃，制定本部門的工作計劃和工作方案。（3）各臨床科室、醫(yī)技科室根據(jù)醫(yī)院行政工作年度計劃和季度工作計劃，結(jié)合本科室的工作實際，制定本科室的工作計劃和工作方案。2.計劃執(zhí)行（1）各行政職能部門按照本部門的工作計劃和工作方案，認真組織實施，確保各項工作任務的按時完成。（2）各臨床科室、醫(yī)技科室按照本科室的工作計劃和工作方案，認真組織實施，確保各項工作任務的按時完成。（3）醫(yī)院行政工作領導小組對各行政職能部門、各臨床科室、醫(yī)技科室的工作計劃和工作方案的執(zhí)行情況進行監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.信息反饋（1）各行政職能部門、各臨床科室、醫(yī)技科室在工作過程中，應及時將工作進展情況、存在的問題和建議等信息反饋給醫(yī)院行政工作領導小組。（2）醫(yī)院行政工作領導小組應及時將各行政職能部門、各臨床科室、醫(yī)技科室反饋的信息進行匯總和分析，形成工作簡報，及時向醫(yī)院領導和相關部門反饋。4.監(jiān)督考核（1）醫(yī)院行政工作領導小組對各行政職能部門、各臨床科室、醫(yī)技科室的工作計劃和工作方案的執(zhí)行情況進行監(jiān)督和考核，定期組織開展工作檢查和評估，對工作成績突出的部門和個人進行表彰和獎勵，對工作不力的部門和個人進行批評和處罰。（2）各行政職能部門、各臨床科室、醫(yī)技科室應建立內(nèi)部監(jiān)督考核機制，對本部門的工作人員的工作表現(xiàn)進行監(jiān)督和考核，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題，提高工作效率和質(zhì)量。5.調(diào)整改進（1）醫(yī)院行政工作領導小組根據(jù)監(jiān)督考核結(jié)果和各部門、各科室反饋的信息，及時對醫(yī)院行政工作的計劃、流程、制度等進行調(diào)整和改進，確保醫(yī)院行政工作的高效性和準確性。（2）各行政職能部門、各臨床科室、醫(yī)技科室應根據(jù)醫(yī)院行政工作的調(diào)整和改進情況，及時對本部門的工作計劃、流程、制度等進行調(diào)整和改進，確保本部門的工作與醫(yī)院行政工作的要求相適應。具體制度一、會議管理制度1.會議分類（1）醫(yī)院行政辦公會議：由醫(yī)院行政工作領導小組主持，各行政職能部門負責人參加，定期召開，主要研究解決醫(yī)院行政工作中的重大問題。（2）科室主任會議：由分管副院長主持，各臨床科室、醫(yī)技科室主任參加，定期召開，主要研究解決臨床科室、醫(yī)技科室的工作問題。（3）專題會議：由相關部門負責人主持，相關人員參加，根據(jù)工作需要不定期召開，主要研究解決某一專項工作問題。2.會議組織（1）醫(yī)院行政辦公會議由醫(yī)院辦公室負責組織，提前通知參會人員，準備會議材料，做好會議記錄。（2）科室主任會議由分管副院長辦公室負責組織，提前通知參會人員，準備會議材料，做好會議記錄。（3）專題會議由相關部門負責組織，提前通知參會人員，準備會議材料，做好會議記錄。3.會議要求（1）參會人員應按時參加會議，不得遲到、早退或缺席。如有特殊情況不能參加會議，應提前向會議組織者請假。（2）會議期間，參會人員應認真聽取會議內(nèi)容，積極發(fā)言，提出意見和建議。（3）會議結(jié)束后，參會人員應按照會議要求，認真落實會議精神，及時反饋工作進展情況。4.會議記錄（1）醫(yī)院行政辦公會議記錄由醫(yī)院辦公室負責整理，形成會議紀要，經(jīng)院長簽字后印發(fā)各部門執(zhí)行。（2）科室主任會議記錄由分管副院長辦公室負責整理，形成會議紀要，經(jīng)分管副院長簽字后印發(fā)各科室執(zhí)行。（3）專題會議記錄由相關部門負責整理，形成會議紀要，經(jīng)部門負責人簽字后印發(fā)相關人員執(zhí)行。二、文件管理制度1.文件分類（1）上行文件：指醫(yī)院向上級主管部門報送的文件，如請示、報告等。（2）下行文件：指醫(yī)院向下屬部門、科室印發(fā)的文件，如通知、決定、通報等。（3）平行文件：指醫(yī)院與同級單位之間往來的文件，如函、會議紀要等。2.文件起草（1）上行文件由相關部門起草，經(jīng)分管領導審核后，報院長審批。（2）下行文件由醫(yī)院辦公室起草，經(jīng)分管領導審核后，報院長審批。（3）平行文件由相關部門起草，經(jīng)分管領導審核后，報院長審批或由院長授權分管領導審批。3.文件審核（1）文件起草完成后，應進行審核。審核內(nèi)容包括文件的內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和醫(yī)院的規(guī)章制度，文件的格式是否規(guī)范，文字是否準確等。（2）上行文件由分管領導審核后，報院長審批；下行文件由醫(yī)院辦公室審核后，報院長審批；平行文件由分管領導審核后，報院長審批或由院長授權分管領導審批。4.文件印發(fā)（1）經(jīng)院長審批后的文件，由醫(yī)院辦公室負責印發(fā)。印發(fā)時應注明文件的文號、印發(fā)日期、印發(fā)范圍等。（2）上行文件應按照上級主管部門的要求印發(fā)；下行文件應按照文件的印發(fā)范圍印發(fā)；平行文件應按照雙方協(xié)商的結(jié)果印發(fā)。5.文件歸檔（1）醫(yī)院辦公室應建立文件檔案管理制度，對醫(yī)院的各類文件進行歸檔管理。（2）文件歸檔應按照文件的類別、文號、印發(fā)日期等進行分類歸檔，確保文件的完整性和準確性。（3）文件檔案應定期進行清理和銷毀，過期或無用的文件應及時清理銷毀，以保證文件檔案的安全性和保密性。三、公文處理制度1.公文種類（1）決定：適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。（2）通知：適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。（3）通報：適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。（4）報告：適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。（5）請示：適用于向上級機關請求指示、批準。（6）批復：適用于答復下級機關請示事項。（7）意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。（8）函：適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。2.公文格式（1）公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等組成。（2）公文的排版格式應符合國家有關標準和規(guī)定，字體、字號、行距、頁邊距等應統(tǒng)一規(guī)范。3.公文辦理（1）收文辦理①簽收：對收到的公文應當逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。②登記：對公文的主要信息和辦理情況應當及時登記。③初審：對收到的公文應當進行初審。初審的重點是：是否應當由本機關辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門職權范圍內(nèi)的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應當及時退回來文單位并說明理由。④承辦：閱知性公文應當根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應當提出擬辦意見報本機關負責人批示或者轉(zhuǎn)有關部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應當明確主辦部門。緊急公文應當明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應當及時辦理，有明確辦理時限要求的應當在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢。⑤傳閱：根據(jù)領導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。⑥催辦：及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應當由專人負責催辦。⑦答復：公文的辦理結(jié)果應當及時答復來文單位，并根據(jù)需要告知相關單位。（2）發(fā)文辦理①復核：已經(jīng)發(fā)文機關負責人簽批的公文，印發(fā)前應當對公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進行復核；需作實質(zhì)性修改的，應當報原簽批人復審。②登記：對復核后的公文，應當確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)并詳細記載。③印制：公文印制必須確保質(zhì)量和時效。涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。④核發(fā)：公文印制完畢，應當對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進行檢查后分發(fā)。4.公文管理（1）公文的起草、審核、印發(fā)、歸檔等工作應當嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和醫(yī)院的規(guī)章制度，確保公文的合法性、規(guī)范性和準確性。（2）公文的保管、借閱、銷毀等工作應當嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)和醫(yī)院的保密制度，確保公文的安全性和保密性。（3）公文的使用應當嚴格遵守國家有關公文管理的規(guī)定，不得擅自復印、轉(zhuǎn)發(fā)、借用、丟失等。四、印章管理制度1.印章種類（1）醫(yī)院行政印章：用于醫(yī)院行政文件、證明等的加蓋。（2）財務印章：用于醫(yī)院財務文件、票據(jù)等的加蓋。（3）合同印章：用于醫(yī)院合同的簽訂和加蓋。（4）其他印章：根據(jù)工作需要設置的其他印章，如人事印章、總務印章等。2.印章保管（1）醫(yī)院行政印章由醫(yī)院辦公室專人保管，財務印章由財務科專人保管，合同印章由合同管理部門專人保管，其他印章由相關部門專人保管。（2）印章保管人員應嚴格遵守印章保管制度，妥善保管印章，不得將印章隨意放置或借給他人使用。（3）印章保管人員因工作調(diào)動或離職等原因，應及時將印章移交相關部門，并辦理移交手續(xù)。3.印章使用（1）印章使用應嚴格遵守印章使用制度，填寫印章使用申請表，經(jīng)相關領導批準后，方可使用印章。（2）印章使用申請表應注明使用印章的事由、使用范圍、使用時間等信息，并由使用人簽字確認。（3）印章使用完畢后，印章保管人員應及時將印章收回，并在印章使用申請表上注明使用情況。（4）嚴禁在空白文件、證明等上加蓋印章，嚴禁將印章帶出醫(yī)院使用。五、檔案管理制度1.檔案分類（1）文書檔案：包括醫(yī)院行政文件、人事檔案、財務檔案、醫(yī)療檔案等。（2）科技檔案：包括醫(yī)院科研項目檔案、醫(yī)療器械檔案、醫(yī)療設備檔案等。（3）聲像檔案：包括醫(yī)院會議錄像、照片、錄音等。（4）其他檔案：根據(jù)工作需要設置的其他檔案，如基建檔案、設備檔案等。2.檔案收集（1）各部門應按照檔案管理的要求，及時將本部門的各類檔案資料收集整理，并移交醫(yī)院檔案管理部門。（2）醫(yī)院檔案管理部門應定期對各部門的檔案資料進行收集整理，確保檔案資料的完整性和準確性。3.檔案整理（1）醫(yī)院檔案管理部門應按照檔案管理的要求，對收集到的檔案資料進行分類、整理、編號、立卷等工作，確保檔案資料的規(guī)范化和標準化。（2）檔案整理應按照檔案的類別、年度、文號等進行分類整理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。4.檔案保管（1）醫(yī)院檔案管理部門應建立檔案庫房，配備必要的檔案保管設施，如檔案柜、檔案架、空調(diào)、除濕機等，確保檔案資料的安全和完整。（2）檔案保管人員應嚴格遵守檔案保管制度，定期對檔案資料進行檢查、清點、修復等工作，確保檔案資料的完好無損。（3）檔案保管人員應嚴格遵守檔案保密制度，不得將檔案資