機(jī)關(guān)收發(fā)工作管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范機(jī)關(guān)收發(fā)工作流程，提高工作效率，確保文件、信函、包裹等收發(fā)準(zhǔn)確、及時(shí)、安全，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于機(jī)關(guān)內(nèi)部各部門(mén)之間以及與外部單位之間的文件、信函、包裹等收發(fā)工作。（三）職責(zé)分工1.收發(fā)室負(fù)責(zé)接收、登記、分發(fā)各類(lèi)文件、信函、包裹等。對(duì)收到的物品進(jìn)行初步檢查，確保無(wú)損壞、缺失等情況。按照規(guī)定的程序和時(shí)間要求，及時(shí)將物品送達(dá)收件人或相關(guān)部門(mén)。做好收發(fā)記錄，定期整理歸檔。2.各部門(mén)明確本部門(mén)的文件接收人員，負(fù)責(zé)及時(shí)領(lǐng)取本部門(mén)的文件、信函等。對(duì)收到的文件、信函等進(jìn)行妥善保管和處理，確保文件的安全和保密。按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將需要發(fā)出的文件、信函等交至收發(fā)室。二、收文管理（一）文件接收1.收發(fā)室工作人員應(yīng)在工作時(shí)間內(nèi)保持通訊暢通，及時(shí)接收外部送達(dá)的文件、信函、包裹等。2.收到文件、信函、包裹等后，應(yīng)立即進(jìn)行檢查，查看是否有破損、缺失等情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與寄件人聯(lián)系，并做好記錄。3.對(duì)收到的文件、信函等進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括：文件名稱、文號(hào)、來(lái)文單位、日期、份數(shù)、密級(jí)等。（二）文件分發(fā)1.根據(jù)文件的內(nèi)容和性質(zhì)，按照規(guī)定的分發(fā)范圍進(jìn)行分發(fā)。2.對(duì)于重要文件、緊急文件，應(yīng)優(yōu)先處理，確保及時(shí)送達(dá)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)。3.分發(fā)文件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)文件分發(fā)登記表，注明文件名稱、文號(hào)、分發(fā)部門(mén)、分發(fā)時(shí)間等信息，并由收件人簽字確認(rèn)。（三）文件催辦1.對(duì)一些需要及時(shí)辦理的文件，收發(fā)室應(yīng)進(jìn)行跟蹤催辦，確保文件得到及時(shí)處理。2.催辦方式可采用電話、郵件、書(shū)面通知等形式，提醒相關(guān)部門(mén)和人員及時(shí)辦理文件。3.對(duì)于逾期未辦理的文件，收發(fā)室應(yīng)及時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并采取相應(yīng)的措施。（四）文件保管1.收發(fā)室應(yīng)設(shè)立專門(mén)的文件柜，對(duì)收到的文件、信函等進(jìn)行分類(lèi)存放，確保文件的安全和保密。2.對(duì)重要文件、機(jī)密文件，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行保管，嚴(yán)格限制查閱范圍。3.定期對(duì)文件進(jìn)行整理和歸檔，便于查找和使用。三、發(fā)文管理（一）文件起草1.各部門(mén)需要發(fā)文時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)起草文件。2.文件起草應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。3.起草文件時(shí)，應(yīng)明確文件的主題、目的、內(nèi)容、發(fā)送范圍等信息，并按照規(guī)定的格式進(jìn)行排版。（二）文件審核1.文件起草完成后，應(yīng)提交本部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)文件的內(nèi)容、格式、發(fā)送范圍等進(jìn)行認(rèn)真審核，確保文件質(zhì)量。3.審核通過(guò)后的文件，應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）文件簽發(fā)1.文件經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核和公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.簽發(fā)后的文件應(yīng)加蓋公司公章，并注明簽發(fā)日期。（四）文件印制1.根據(jù)簽發(fā)后的文件，由收發(fā)室安排專人進(jìn)行印制。2.印制文件時(shí)，應(yīng)確保文件的質(zhì)量和格式符合要求，印刷清晰、裝訂整齊。3.對(duì)印制好的文件進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保文件數(shù)量準(zhǔn)確無(wú)誤。（五）文件分發(fā)1.印制好的文件由收發(fā)室按照規(guī)定的分發(fā)范圍進(jìn)行分發(fā)。2.分發(fā)文件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)文件分發(fā)登記表，注明文件名稱、文號(hào)、分發(fā)部門(mén)、分發(fā)時(shí)間等信息，并由收件人簽字確認(rèn)。（六）文件存檔1.發(fā)文工作完成后，收發(fā)室應(yīng)將文件的原稿、印制稿、分發(fā)記錄等資料進(jìn)行整理歸檔。2.歸檔資料應(yīng)妥善保管，便于日后查閱和參考。四、信函管理（一）信函接收1.收發(fā)室工作人員應(yīng)及時(shí)接收外部送達(dá)的信函，包括掛號(hào)信、平信、快遞等。2.收到信函后，應(yīng)按照收文管理的要求進(jìn)行檢查、登記。（二）信函分發(fā)1.根據(jù)信函的內(nèi)容和收件人信息，及時(shí)將信函分發(fā)至相關(guān)部門(mén)或人員。2.對(duì)于重要信函，應(yīng)優(yōu)先處理，確保及時(shí)送達(dá)收件人。（三）信函回復(fù)1.對(duì)于需要回復(fù)的信函，相關(guān)部門(mén)應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行回復(fù)。2.回復(fù)信函應(yīng)按照公司的公文格式進(jìn)行撰寫(xiě)，內(nèi)容準(zhǔn)確、禮貌。3.回復(fù)信函經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，交收發(fā)室統(tǒng)一郵寄或送達(dá)。五、包裹管理（一）包裹接收1.收發(fā)室工作人員應(yīng)在包裹送達(dá)時(shí)及時(shí)接收，并進(jìn)行檢查。2.檢查包裹的外包裝是否完好，如有破損應(yīng)及時(shí)與快遞公司聯(lián)系。3.對(duì)包裹進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括：包裹單號(hào)、寄件人、收件人、物品名稱、數(shù)量、重量等。（二）包裹分發(fā)1.根據(jù)包裹的收件人信息，及時(shí)將包裹分發(fā)至相關(guān)部門(mén)或人員。2.對(duì)于重要包裹，應(yīng)優(yōu)先處理，確保及時(shí)送達(dá)收件人。（三）包裹領(lǐng)取1.收件人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)到收發(fā)室領(lǐng)取包裹。2.領(lǐng)取包裹時(shí)，應(yīng)出示有效身份證件，并在包裹領(lǐng)取登記表上簽字確認(rèn)。六、保密管理（一）保密制度1.收發(fā)室工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對(duì)涉及公司機(jī)密的文件、信函、包裹等進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.嚴(yán)禁在工作時(shí)間內(nèi)談?wù)?、傳播公司機(jī)密信息。3.對(duì)機(jī)密文件、信函等的處理應(yīng)在專門(mén)的場(chǎng)所進(jìn)行，防止信息泄露。（二）保密措施1.對(duì)機(jī)密文件、信函等應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，確保信息安全。2.對(duì)涉及機(jī)密信息的計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)設(shè)備等應(yīng)設(shè)置密碼保護(hù)，并定期更換密碼。3.收發(fā)室工作人員離職時(shí)，應(yīng)將涉及公司機(jī)密的文件、資料等進(jìn)行交接，并簽訂保密協(xié)議。七、信息化管理（一）收發(fā)系統(tǒng)建設(shè)1.建立機(jī)關(guān)收發(fā)工作信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件、信函、包裹等收發(fā)信息的實(shí)時(shí)錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能。2.收發(fā)系統(tǒng)應(yīng)與公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)信息共享和協(xié)同辦公。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)1.安排專人負(fù)責(zé)收發(fā)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)維護(hù)工作，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對(duì)收發(fā)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）系統(tǒng)使用1.收發(fā)室工作人員應(yīng)熟練掌握收發(fā)系統(tǒng)的操作方法，提高工作效率。2.各部門(mén)文件接收人員應(yīng)通過(guò)收發(fā)系統(tǒng)及時(shí)領(lǐng)取本部門(mén)的文件、信函等，并進(jìn)行處理。八、工作紀(jì)律（一）遵守工作時(shí)間收發(fā)室工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的工作時(shí)間，按時(shí)上下班，不得遲到、早退。（二）認(rèn)真履行職責(zé)1.收發(fā)室工作人員應(yīng)認(rèn)真履行工作職責(zé)，確保文件、信函、包裹等收發(fā)工作準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。2.不得擅自離崗、脫崗，如有特殊情況需要請(qǐng)假，應(yīng)提前辦理請(qǐng)假手續(xù)。（三）廉潔自律1.收發(fā)室工作人員應(yīng)廉潔自律，不得接受寄件人或收件人的禮品、禮金等。2.不得利用工作之便謀取私利。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)機(jī)關(guān)收發(fā)工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保收發(fā)工作符合本制度的要求。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括：文件、信函、包裹等的收發(fā)流程、登記情況、保管情況、保密措施等。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立機(jī)關(guān)收發(fā)工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)收發(fā)室工作人員的工作表現(xiàn)進(jìn)