單位打復(fù)印管理制度總則目的為了規(guī)范單位打復(fù)印設(shè)備的使用，提高辦公效率，節(jié)約辦公成本，確保信息安全，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于單位全體員工。管理原則1.按需使用原則：員工應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需要進(jìn)行打復(fù)印操作，避免浪費(fèi)。2.節(jié)約成本原則：合理控制打復(fù)印數(shù)量和紙張使用，降低辦公費(fèi)用。3.信息安全原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。打復(fù)印設(shè)備管理設(shè)備配置1.根據(jù)工作需求，合理配置打復(fù)印設(shè)備，包括打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、一體機(jī)等。2.明確設(shè)備的放置地點(diǎn)，確保設(shè)備擺放整齊，便于使用和維護(hù)。設(shè)備維護(hù)1.定期對(duì)打復(fù)印設(shè)備進(jìn)行清潔、保養(yǎng)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.建立設(shè)備維修檔案，記錄設(shè)備故障情況、維修時(shí)間和維修內(nèi)容。3.設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，及時(shí)通知專業(yè)維修人員進(jìn)行維修，并做好維修記錄。設(shè)備更新1.根據(jù)設(shè)備的使用年限、性能狀況和工作需求，適時(shí)更新打復(fù)印設(shè)備。2.在設(shè)備更新前，進(jìn)行充分的市場(chǎng)調(diào)研，選擇性價(jià)比高的設(shè)備。打復(fù)印流程申請(qǐng)1.員工因工作需要進(jìn)行打復(fù)印時(shí)，應(yīng)填寫《打復(fù)印申請(qǐng)表》，注明打復(fù)印的內(nèi)容、數(shù)量、用途等信息。2.《打復(fù)印申請(qǐng)表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可提交給打復(fù)印管理人員。審核1.打復(fù)印管理人員收到《打復(fù)印申請(qǐng)表》后，應(yīng)認(rèn)真審核申請(qǐng)內(nèi)容，確保申請(qǐng)合理、合規(guī)。2.對(duì)于不符合規(guī)定的申請(qǐng)，打復(fù)印管理人員應(yīng)及時(shí)與申請(qǐng)人溝通，說明原因，并要求其重新填寫申請(qǐng)表。打復(fù)印操作1.打復(fù)印管理人員根據(jù)審核通過的《打復(fù)印申請(qǐng)表》，按照要求進(jìn)行打復(fù)印操作。2.在打復(fù)印過程中，應(yīng)注意節(jié)約紙張，盡量雙面打印或復(fù)印。3.對(duì)于重要文件或機(jī)密文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行處理，確保信息安全。領(lǐng)取1.打復(fù)印完成后，申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)到打復(fù)印室領(lǐng)取打復(fù)印件，并在《打復(fù)印申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)。2.打復(fù)印管理人員應(yīng)將打復(fù)印件整理好，交給申請(qǐng)人，并提醒其妥善保管。紙張管理紙張采購1.由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)紙張的采購工作，根據(jù)單位的使用情況，制定合理的采購計(jì)劃。2.在采購紙張時(shí)，應(yīng)選擇質(zhì)量好、價(jià)格合理的供應(yīng)商，確保紙張的質(zhì)量和供應(yīng)穩(wěn)定性。紙張存放1.設(shè)立專門的紙張存放區(qū)域，保持存放區(qū)域干燥、通風(fēng)，防止紙張受潮、發(fā)霉。2.對(duì)紙張進(jìn)行分類存放，便于查找和使用。紙張使用1.員工應(yīng)養(yǎng)成節(jié)約紙張的好習(xí)慣，盡量雙面使用紙張。2.在打印或復(fù)印時(shí)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要選擇合適的紙張規(guī)格，避免浪費(fèi)。紙張回收1.設(shè)立紙張回收箱，鼓勵(lì)員工將單面使用過的紙張放入回收箱，以便再次利用。2.定期對(duì)回收的紙張進(jìn)行整理和分類，對(duì)于可再利用的紙張，重新投入使用。費(fèi)用管理費(fèi)用核算1.打復(fù)印費(fèi)用由行政部門統(tǒng)一核算，按照部門或項(xiàng)目進(jìn)行分?jǐn)偂?.每月末，行政部門應(yīng)統(tǒng)計(jì)各部門的打復(fù)印費(fèi)用，并制作費(fèi)用報(bào)表，報(bào)財(cái)務(wù)部門審核。費(fèi)用控制1.各部門應(yīng)嚴(yán)格控制打復(fù)印費(fèi)用，根據(jù)工作實(shí)際需要，合理安排打復(fù)印任務(wù)。2.對(duì)于費(fèi)用超支的部門，行政部門應(yīng)及時(shí)與該部門溝通，分析原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行控制。費(fèi)用報(bào)銷1.員工打復(fù)印費(fèi)用的報(bào)銷，應(yīng)按照單位的財(cái)務(wù)制度進(jìn)行辦理。2.報(bào)銷時(shí)，應(yīng)提供有效的發(fā)票和《打復(fù)印申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、財(cái)務(wù)部門審核后，方可報(bào)銷。保密管理保密制度1.單位員工應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)涉及單位機(jī)密的文件、資料等信息予以保密。2.嚴(yán)禁將機(jī)密文件、資料帶出單位進(jìn)行打復(fù)印，如需在單位外打復(fù)印，應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要的保密措施。打復(fù)印室管理1.打復(fù)印室應(yīng)保持相對(duì)獨(dú)立和封閉，無關(guān)人員不得隨意進(jìn)入。2.打復(fù)印管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得私自留存、傳播或泄露機(jī)密文件、資料。設(shè)備安全1.打復(fù)印設(shè)備應(yīng)設(shè)置密碼保護(hù)，防止他人未經(jīng)授權(quán)使用。2.定期對(duì)打復(fù)印設(shè)備進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)于存儲(chǔ)有重要文件或機(jī)密文件的設(shè)備，應(yīng)采取加密等安全措施，確保數(shù)據(jù)安全。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機(jī)制1.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)單位打復(fù)印管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.設(shè)立舉報(bào)電話和郵箱，接受員工對(duì)違反打復(fù)印管理制度行為的舉報(bào)。檢查內(nèi)容1.打復(fù)印設(shè)備的使用情況，包括設(shè)備是否正常運(yùn)行、是否按規(guī)定操作等。2.紙張的使用和管理情況，包括紙張的采購、存放、使用和回收等。3.打復(fù)印費(fèi)用的核算和控制情況，包括費(fèi)用是否合理、是否超支等。4.保密制度的執(zhí)行情況，包括機(jī)密文件、資料的保管和使用是否符合規(guī)定等。檢查頻率1.行政部門定期對(duì)打復(fù)印管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，每月至少檢查一次。2.對(duì)于重點(diǎn)部門或重點(diǎn)項(xiàng)目，應(yīng)增加檢查頻率。問題處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門或人員限期整改。2.對(duì)于違反打復(fù)印管理制度的行為，應(yīng)按照單位的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。培訓(xùn)與宣傳培訓(xùn)計(jì)劃1.行政部門應(yīng)制定打復(fù)印設(shè)備使用和管理制度的培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織員工進(jìn)行培訓(xùn)。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括打復(fù)印設(shè)備的操作方法、節(jié)約紙張的技巧、保密規(guī)定等。培訓(xùn)方式1.采用集中培訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)演示、在線學(xué)習(xí)等多種方式進(jìn)行培訓(xùn)，確保員工能夠熟練掌握打復(fù)印設(shè)備的使用和管理制度。2.對(duì)于新入職員工，應(yīng)在入職培訓(xùn)時(shí)進(jìn)行打復(fù)印設(shè)備使用和管理制度的培訓(xùn)。宣傳活動(dòng)1.通過內(nèi)部宣傳欄、單位網(wǎng)站、電子郵件等多種渠道，宣傳節(jié)約紙張、信息安全等方面的知識(shí)和理念。2.開展節(jié)約紙張、綠色辦公等主題活動(dòng)，