建立出差備案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司出差管理，規(guī)范出差行為，提高出差效率，控制出差費(fèi)用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.計(jì)劃性原則：出差應(yīng)提前做好計(jì)劃，明確出差目的、行程安排、預(yù)計(jì)時(shí)間和費(fèi)用等。2.必要性原則：嚴(yán)格控制不必要的出差，確保出差是工作所需。3.審批性原則：所有出差必須經(jīng)過(guò)審批流程，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自出差。4.合規(guī)性原則：出差行為必須符合國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。二、出差申請(qǐng)與審批（一）出差申請(qǐng)員工因工作需要出差，應(yīng)填寫《出差申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明出差事由、目的地、出發(fā)時(shí)間、預(yù)計(jì)返回時(shí)間、交通工具、預(yù)計(jì)費(fèi)用等信息。（二）審批流程1.一般員工出差：由部門負(fù)責(zé)人審批，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。2.部門負(fù)責(zé)人出差：由分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.副總經(jīng)理及以上領(lǐng)導(dǎo)出差：由總經(jīng)理批準(zhǔn)。（三）審批權(quán)限說(shuō)明1.審批人應(yīng)根據(jù)出差必要性、工作安排等因素進(jìn)行嚴(yán)格審核，對(duì)于不符合規(guī)定的出差申請(qǐng)應(yīng)予以駁回。2.如遇緊急情況無(wú)法提前申請(qǐng)，應(yīng)在出差前電話向?qū)徟苏f(shuō)明情況，并在出差結(jié)束后及時(shí)補(bǔ)辦申請(qǐng)手續(xù)。三、出差行程安排（一）行程規(guī)劃1.員工應(yīng)根據(jù)出差目的和工作任務(wù)，合理規(guī)劃行程，盡量縮短出差時(shí)間，提高工作效率。2.如需乘坐飛機(jī)，應(yīng)優(yōu)先選擇經(jīng)濟(jì)艙，如有特殊情況需乘坐商務(wù)艙或頭等艙，應(yīng)提前說(shuō)明原因并經(jīng)審批人批準(zhǔn)。（二）行程變更1.出差行程如有變更，應(yīng)提前填寫《出差行程變更申請(qǐng)表》，說(shuō)明變更原因、變更內(nèi)容等，按照原審批流程進(jìn)行審批。2.因行程變更導(dǎo)致費(fèi)用增加的，需詳細(xì)說(shuō)明增加的費(fèi)用項(xiàng)目及金額，并經(jīng)審批人批準(zhǔn)。四、出差費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)（一）交通費(fèi)用1.飛機(jī)票：根據(jù)審批后的行程，按照經(jīng)濟(jì)艙票價(jià)實(shí)報(bào)實(shí)銷，特殊情況需乘坐商務(wù)艙或頭等艙的，需注明原因并經(jīng)批準(zhǔn)。2.火車票：根據(jù)實(shí)際乘坐的車次和座位類型，按照票價(jià)實(shí)報(bào)實(shí)銷。3.長(zhǎng)途汽車票：按照實(shí)際票價(jià)報(bào)銷。4.市內(nèi)交通費(fèi)：根據(jù)出差目的地的實(shí)際情況，按照以下標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷：一線城市：每天[X]元。二線城市：每天[X]元。三線及以下城市：每天[X]元。市內(nèi)交通費(fèi)憑有效票據(jù)報(bào)銷，如出租車發(fā)票、公交車票等，發(fā)票上應(yīng)注明起止地點(diǎn)、時(shí)間等信息。（二）住宿費(fèi)用1.住宿標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)出差目的地的城市級(jí)別分為以下幾檔：一線城市：?jiǎn)稳俗∷迾?biāo)準(zhǔn)為每天[X]元，雙人及以上合住標(biāo)準(zhǔn)為每天[X]元。二線城市：?jiǎn)稳俗∷迾?biāo)準(zhǔn)為每天[X]元，雙人及以上合住標(biāo)準(zhǔn)為每天[X]元。三線及以下城市：?jiǎn)稳俗∷迾?biāo)準(zhǔn)為每天[X]元，雙人及以上合住標(biāo)準(zhǔn)為每天[X]元。2.員工應(yīng)選擇符合公司標(biāo)準(zhǔn)的酒店住宿，并索取正規(guī)發(fā)票。住宿費(fèi)用按照實(shí)際發(fā)生金額報(bào)銷，但不得超過(guò)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。如因特殊情況超標(biāo)準(zhǔn)住宿，需注明原因并經(jīng)審批人批準(zhǔn)。（三）餐飲費(fèi)用1.出差期間的餐飲費(fèi)用按照以下標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷：早餐：每天[X]元。午餐和晚餐：每天[X]元。2.餐飲費(fèi)用憑有效發(fā)票報(bào)銷，發(fā)票上應(yīng)注明餐飲時(shí)間、地點(diǎn)、消費(fèi)金額等信息。如因工作需要宴請(qǐng)客戶，需提前填寫《宴請(qǐng)申請(qǐng)表》，按照審批流程批準(zhǔn)后，方可報(bào)銷宴請(qǐng)費(fèi)用。宴請(qǐng)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)宴請(qǐng)對(duì)象和實(shí)際情況確定，一般不得超過(guò)人均[X]元。（四）其他費(fèi)用1.出差期間因工作需要發(fā)生的其他費(fèi)用，如通訊費(fèi)、郵寄費(fèi)、辦公用品費(fèi)等，憑有效票據(jù)實(shí)報(bào)實(shí)銷。2.因出差產(chǎn)生的訂票手續(xù)費(fèi)、退票費(fèi)等，憑相關(guān)票據(jù)報(bào)銷。五、出差費(fèi)用報(bào)銷（一）報(bào)銷憑證1.員工出差結(jié)束后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)整理好出差期間的所有費(fèi)用憑證，包括發(fā)票、車票、機(jī)票、住宿發(fā)票等，并填寫《出差費(fèi)用報(bào)銷單》。2.報(bào)銷憑證應(yīng)真實(shí)、合法、有效，發(fā)票上應(yīng)注明公司名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、日期、金額、項(xiàng)目等信息，且發(fā)票不得有涂改、偽造等情況。（二）報(bào)銷流程1.員工將填寫好的《出差費(fèi)用報(bào)銷單》及相關(guān)憑證提交給部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)審核出差事由的真實(shí)性、費(fèi)用的合理性等，并簽署審核意見(jiàn)。2.部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，將報(bào)銷單提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行復(fù)核。財(cái)務(wù)部門應(yīng)重點(diǎn)審核報(bào)銷憑證的合法性、合規(guī)性、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)是否符合規(guī)定等，如有問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與報(bào)銷人溝通并要求補(bǔ)充或更正。3.財(cái)務(wù)部門復(fù)核通過(guò)后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司財(cái)務(wù)制度和審批權(quán)限進(jìn)行審批。4.分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，報(bào)銷單提交給總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理有權(quán)對(duì)不符合規(guī)定的報(bào)銷申請(qǐng)進(jìn)行駁回。5.總經(jīng)理批準(zhǔn)后，報(bào)銷單交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷支付。財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)流程及時(shí)將報(bào)銷款項(xiàng)支付給出差員工。（三）報(bào)銷注意事項(xiàng)1.報(bào)銷費(fèi)用應(yīng)嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，超標(biāo)準(zhǔn)部分不予報(bào)銷。2.報(bào)銷憑證應(yīng)按照時(shí)間順序粘貼整齊，不得隨意折疊或粘貼不牢固。3.對(duì)于同一出差事項(xiàng)的多張發(fā)票，應(yīng)在發(fā)票背面注明費(fèi)用明細(xì)和合計(jì)金額。4.如發(fā)現(xiàn)報(bào)銷憑證存在虛假、偽造等情況，公司將追回已報(bào)銷款項(xiàng)，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。六、出差考勤管理（一）考勤記錄1.員工出差期間，所在部門應(yīng)做好考勤記錄，記錄出差員工的出發(fā)時(shí)間、返回時(shí)間等信息。2.出差員工應(yīng)按照公司正常考勤制度進(jìn)行考勤管理，如因出差無(wú)法按時(shí)打卡，應(yīng)提前向部門負(fù)責(zé)人說(shuō)明情況，并在出差結(jié)束后及時(shí)補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。（二）請(qǐng)假與調(diào)休1.出差期間如需請(qǐng)假或調(diào)休，應(yīng)按照公司請(qǐng)假制度提前申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。2.因出差導(dǎo)致的請(qǐng)假或調(diào)休，應(yīng)在出差結(jié)束后及時(shí)安排補(bǔ)班或調(diào)休，確保工作不受影響。七、出差報(bào)告與總結(jié)（一）出差報(bào)告1.員工出差結(jié)束后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)提交《出差報(bào)告》，詳細(xì)匯報(bào)出差工作的完成情況、取得的成果、遇到的問(wèn)題及解決方案等。2.《出差報(bào)告》應(yīng)內(nèi)容詳實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、分析客觀，能夠?yàn)楣緵Q策提供參考依據(jù)。（二）出差總結(jié)1.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對(duì)本部門員工的出差情況進(jìn)行總結(jié)分析，總結(jié)出差工作的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施和建議。2.公司應(yīng)定期召開(kāi)出差工作總結(jié)會(huì)議，對(duì)公司整體出差情況進(jìn)行總結(jié)，優(yōu)化出差管理制度和流程，提高公司出差管理水平。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)員工出差費(fèi)用報(bào)銷情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查報(bào)銷憑證的真實(shí)性、合法性、合規(guī)性，費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)是否符合規(guī)定等。2.對(duì)于審計(jì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)督促相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改，并按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。（二）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)員工違反本制度規(guī)定，虛報(bào)出差費(fèi)用、擅自變更行程、未經(jīng)批準(zhǔn)擅自出差等，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、降職、辭退等。2.對(duì)于因