辦公室耗材管理制度一、總則1.目的為了加強公司辦公室耗材的管理，規(guī)范耗材的采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)，降低辦公成本，提高工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)辦公室耗材的管理。3.定義本制度所稱辦公室耗材，是指用于日常辦公的各類消耗性材料，包括但不限于紙張、墨盒、硒鼓、打印紙、復(fù)印紙、筆、筆記本、文件夾、檔案袋、膠水、訂書釘、回形針等。二、管理職責(zé)1.行政部門負責(zé)制定辦公室耗材的年度采購計劃，并根據(jù)實際使用情況進行調(diào)整。負責(zé)辦公室耗材的采購、驗收、入庫、保管、發(fā)放等工作。定期對辦公室耗材的庫存進行盤點，確保賬實相符。建立辦公室耗材管理臺賬，記錄耗材的采購、使用、庫存等情況。2.各部門負責(zé)本部門辦公室耗材的領(lǐng)用和使用管理。定期向行政部門提交本部門辦公室耗材的使用情況報告，協(xié)助行政部門做好耗材的采購計劃制定工作。配合行政部門做好辦公室耗材的盤點工作。3.財務(wù)部門負責(zé)審核辦公室耗材的采購費用報銷，確保費用支出合理合規(guī)。對辦公室耗材的成本進行核算和分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。三、采購管理1.采購計劃行政部門應(yīng)于每年年底根據(jù)公司各部門的辦公需求和實際使用情況，編制下一年度的辦公室耗材采購計劃。采購計劃應(yīng)明確耗材的種類、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購時間等內(nèi)容。各部門應(yīng)在每年12月15日前向行政部門提交本部門下一年度的辦公室耗材需求計劃。行政部門匯總各部門需求計劃后，結(jié)合庫存情況，對采購計劃進行調(diào)整和完善。因工作需要臨時增加耗材采購的，相關(guān)部門應(yīng)提前填寫《辦公室耗材采購申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人審批后提交行政部門。行政部門根據(jù)實際情況進行采購。2.供應(yīng)商選擇行政部門應(yīng)建立辦公室耗材供應(yīng)商名錄，定期對供應(yīng)商進行評估和篩選。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面。選擇供應(yīng)商時，應(yīng)優(yōu)先考慮具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、交貨及時的供應(yīng)商。與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.采購實施行政部門根據(jù)采購計劃和供應(yīng)商名錄，選擇合適的供應(yīng)商進行采購。采購人員應(yīng)與供應(yīng)商溝通采購需求，確保采購的耗材符合公司要求。采購人員應(yīng)要求供應(yīng)商提供發(fā)票、送貨單等相關(guān)憑證，并及時將采購信息傳遞給行政部門的倉庫管理人員。對于批量采購的耗材，應(yīng)根據(jù)實際使用情況合理安排交貨時間，避免庫存積壓或缺貨。四、驗收管理1.驗收標(biāo)準(zhǔn)倉庫管理人員應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對采購的辦公室耗材進行驗收。驗收內(nèi)容包括耗材的種類、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等方面。對于有質(zhì)量要求的耗材，如墨盒、硒鼓等，應(yīng)進行抽樣檢測，確保產(chǎn)品質(zhì)量合格。2.驗收流程倉庫管理人員收到采購的耗材后，應(yīng)及時進行驗收。驗收合格的，辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或退貨。倉庫管理人員應(yīng)填寫《辦公室耗材驗收單》，詳細記錄驗收情況，包括耗材名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、驗收結(jié)果等內(nèi)容。驗收單應(yīng)由倉庫管理人員和驗收人員簽字確認。對于驗收不合格的耗材，倉庫管理人員應(yīng)在《辦公室耗材驗收單》上注明原因，并及時通知行政部門采購人員與供應(yīng)商協(xié)商解決。五、庫存管理1.庫存分類辦公室耗材應(yīng)按照類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，便于管理和查找。建立庫存臺賬，詳細記錄耗材的入庫、出庫、庫存數(shù)量等信息。庫存臺賬應(yīng)定期與實物進行核對，確保賬實相符。2.庫存盤點行政部門應(yīng)定期對辦公室耗材進行盤點，確保庫存數(shù)量準(zhǔn)確。盤點周期為每月一次。盤點人員應(yīng)認真核對庫存臺賬與實物，填寫《辦公室耗材盤點表》，詳細記錄盤點情況，包括耗材名稱、規(guī)格、型號、庫存數(shù)量、盤點結(jié)果等內(nèi)容。盤點表應(yīng)由盤點人員和倉庫管理人員簽字確認。對于盤點中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧情況，應(yīng)及時查明原因，并填寫《辦公室耗材盤盈盤虧處理表》，經(jīng)部門負責(zé)人審批后進行處理。3.庫存安全倉庫應(yīng)保持通風(fēng)、干燥、整潔，確保耗材的質(zhì)量不受影響。對易燃、易爆、有毒等危險耗材，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行單獨存放，并采取相應(yīng)的安全防護措施。加強倉庫的安全管理，配備必要的消防器材，防止火災(zāi)、盜竊等事故的發(fā)生。六、發(fā)放管理1.發(fā)放原則辦公室耗材的發(fā)放應(yīng)遵循“按需發(fā)放、節(jié)約使用”的原則。各部門應(yīng)根據(jù)實際工作需要領(lǐng)取耗材，避免浪費。行政部門應(yīng)定期統(tǒng)計各部門的耗材使用情況，對于耗材使用量較大的部門，應(yīng)進行重點關(guān)注和分析，查找原因，采取措施進行控制。2.發(fā)放流程各部門需要領(lǐng)取辦公室耗材時，應(yīng)填寫《辦公室耗材領(lǐng)用申請表》，注明耗材名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，經(jīng)部門負責(zé)人審批后提交行政部門倉庫管理人員。倉庫管理人員根據(jù)審批后的領(lǐng)用申請表進行發(fā)放，并在庫存臺賬上記錄耗材的出庫情況。領(lǐng)用人員應(yīng)在《辦公室耗材領(lǐng)用登記表》上簽字確認，領(lǐng)取耗材后及時離開倉庫。七、使用管理1.使用規(guī)范各部門應(yīng)教育員工節(jié)約使用辦公室耗材，提倡雙面打印、復(fù)印，減少紙張浪費。對于可重復(fù)使用的耗材，如文件夾、檔案袋等，應(yīng)妥善保管，避免損壞和丟失。員工在使用耗材過程中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或其他異常情況，應(yīng)及時向行政部門報告。2.監(jiān)督檢查行政部門應(yīng)定期對各部門的辦公室耗材使用情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)浪費現(xiàn)象及時進行制止和糾正。對于違反本制度規(guī)定，浪費辦公室耗材的行為，行政部門應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括但不限于批評教育、責(zé)令整改、經(jīng)濟處罰等。八、成本控制1.成本核算財務(wù)部門應(yīng)定期對辦公室耗材的采購成本、使用成本等進行核算和分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。行政部門應(yīng)協(xié)助財務(wù)部門做好辦公室耗材的成本核算工作，提供相關(guān)的采購、使用等數(shù)據(jù)。2.成本控制措施行政部門應(yīng)通過優(yōu)化采購計劃、選擇合適的供應(yīng)商、加強庫存管理等措施，降低辦公室耗材的采購成本。各部門應(yīng)加強對員工的教育