公司貨物快遞管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司貨物快遞的收發(fā)管理，確保貨物安全、準(zhǔn)確、及時(shí)送達(dá)目的地，提高工作效率，降低快遞成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門因工作需要寄發(fā)和接收的貨物快遞。（三）職責(zé)分工1.行政部門負(fù)責(zé)制定、修訂和完善公司貨物快遞管理制度。統(tǒng)一管理公司快遞費(fèi)用，與快遞公司簽訂合作協(xié)議，定期進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算和核對(duì)。負(fù)責(zé)快遞面單的采購(gòu)、發(fā)放和管理，確保面單的正確使用。對(duì)各部門的快遞使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，提出改進(jìn)建議。2.各部門負(fù)責(zé)本部門貨物快遞的寄發(fā)和接收工作，指定專人負(fù)責(zé)快遞事宜，并報(bào)行政部門備案。按照本制度規(guī)定填寫快遞寄件申請(qǐng)表，詳細(xì)注明寄件信息、收件信息、貨物清單等內(nèi)容。對(duì)本部門快遞費(fèi)用進(jìn)行控制和審核，確保費(fèi)用合理合規(guī)。負(fù)責(zé)跟蹤本部門發(fā)出快遞的物流信息，及時(shí)處理異常情況。二、快遞寄發(fā)管理（一）寄件申請(qǐng)1.各部門如需寄發(fā)貨物快遞，應(yīng)提前填寫《快遞寄件申請(qǐng)表》（以下簡(jiǎn)稱申請(qǐng)表），申請(qǐng)表應(yīng)包括以下內(nèi)容：寄件部門：填寫寄件部門全稱。寄件人姓名：填寫具體寄件人姓名。聯(lián)系電話：填寫寄件人手機(jī)號(hào)碼。收件部門：填寫收件部門全稱。收件人姓名：填寫具體收件人姓名。聯(lián)系電話：填寫收件人手機(jī)號(hào)碼。地址：填寫收件人詳細(xì)地址。貨物清單：詳細(xì)列出所寄貨物的名稱、數(shù)量、重量、體積等信息?？爝f類型：選擇快遞服務(wù)類型，如普通快遞、加急快遞、順豐即日等。寄件原因：簡(jiǎn)要說明寄件目的。2.申請(qǐng)表由寄件部門負(fù)責(zé)人簽字審核后，提交至行政部門。行政部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核寄件信息是否完整、準(zhǔn)確，快遞類型選擇是否合理，寄件原因是否符合公司規(guī)定等。如審核通過，行政部門在申請(qǐng)表上加蓋公章，并安排快遞寄發(fā)；如審核不通過，行政部門應(yīng)及時(shí)與寄件部門溝通，說明原因，要求其補(bǔ)充或修改相關(guān)信息。（二）快遞選擇1.行政部門應(yīng)根據(jù)寄件要求和貨物特點(diǎn)，綜合考慮快遞公司的服務(wù)質(zhì)量、價(jià)格、時(shí)效等因素，選擇合適的快遞公司。一般情況下，優(yōu)先選擇與公司簽訂合作協(xié)議的快遞公司；如合作快遞公司無法滿足寄件需求，可選擇其他有資質(zhì)的快遞公司，但需報(bào)行政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.對(duì)于重要文件、緊急貨物或價(jià)值較高的物品，應(yīng)選擇服務(wù)質(zhì)量較好、時(shí)效性較強(qiáng)的快遞公司，如順豐快遞、EMS等；對(duì)于一般性貨物，可根據(jù)實(shí)際情況選擇性價(jià)比高的快遞公司。（三）面單填寫1.行政部門負(fù)責(zé)領(lǐng)取和發(fā)放快遞面單，并指導(dǎo)寄件人正確填寫。面單填寫應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、準(zhǔn)確無誤，不得涂改。2.面單上應(yīng)填寫的信息包括：寄件人姓名、聯(lián)系電話、地址，收件人姓名、聯(lián)系電話、地址，貨物清單（可另附清單），寄件日期等。3.對(duì)于到付件，應(yīng)在面單上注明“到付”字樣，并確保收件人知曉快遞費(fèi)用由其支付。（四）貨物包裝1.寄件人應(yīng)根據(jù)貨物的性質(zhì)、重量、體積等因素，選擇合適的包裝材料進(jìn)行包裝，確保貨物在運(yùn)輸過程中不受損壞。2.對(duì)于易碎品，應(yīng)采用防震、抗壓的包裝材料進(jìn)行包裝，并在包裝上標(biāo)明“易碎品”字樣；對(duì)于液體、粉末等特殊物品，應(yīng)按照快遞公司的要求進(jìn)行包裝，并確保密封良好，防止泄漏。3.包裝完成后，應(yīng)在包裝上粘貼快遞面單，并確保面單粘貼牢固、清晰可見。（五）寄件交接1.寄件人將包裝好的貨物及填寫完整的申請(qǐng)表一并交至行政部門。行政部門指定專人負(fù)責(zé)接收，并對(duì)貨物和申請(qǐng)表進(jìn)行核對(duì)，確保信息一致。2.核對(duì)無誤后，行政部門工作人員在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并將貨物和申請(qǐng)表交予快遞公司取件人員。取件人員與行政部門工作人員辦理交接手續(xù)，雙方在交接清單上簽字確認(rèn)，明確貨物數(shù)量、重量、體積等信息。3.行政部門應(yīng)及時(shí)跟蹤快遞公司取件情況，如發(fā)現(xiàn)取件異常，應(yīng)及時(shí)與快遞公司溝通解決。三、快遞接收管理（一）收件通知1.快遞公司將貨物送達(dá)公司后，行政部門應(yīng)及時(shí)通知收件部門取件。通知方式可采用電話、郵件、短信等方式，確保收件部門能夠及時(shí)收到通知。2.通知內(nèi)容應(yīng)包括快遞單號(hào)、快遞公司名稱、貨物名稱、取件時(shí)間、取件地點(diǎn)等信息。（二）取件流程1.收件部門收到取件通知后，應(yīng)安排專人憑有效身份證件到行政部門指定地點(diǎn)取件。取件人員在取件登記表上簽字確認(rèn)，領(lǐng)取貨物。2.取件人員在取件時(shí)，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)貨物數(shù)量、重量、體積等信息，如發(fā)現(xiàn)貨物有損壞、缺失等異常情況，應(yīng)立即與快遞公司聯(lián)系，并在取件登記表上注明異常情況。3.行政部門應(yīng)定期對(duì)取件登記表進(jìn)行整理和歸檔，保存期限為[X]年，以備查詢。（三）異常處理1.如收件部門在取件時(shí)發(fā)現(xiàn)貨物有損壞、缺失等異常情況，應(yīng)及時(shí)與快遞公司協(xié)商解決。協(xié)商不成的，可向快遞公司提出索賠要求，并提供相關(guān)證明材料，如貨物清單、快遞面單、照片、視頻等。2.行政部門應(yīng)協(xié)助收件部門處理快遞異常情況，及時(shí)與快遞公司溝通協(xié)調(diào)，跟蹤索賠進(jìn)展情況，并將處理結(jié)果反饋給收件部門。3.對(duì)于因快遞原因?qū)е碌呢浳镅诱`、丟失、損壞等情況，行政部門應(yīng)及時(shí)統(tǒng)計(jì)相關(guān)數(shù)據(jù)，并定期向快遞公司反饋，要求其改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量。四、快遞費(fèi)用管理（一）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.行政部門應(yīng)根據(jù)快遞公司的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定公司快遞費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確不同快遞服務(wù)類型的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、首重、續(xù)重價(jià)格等信息，并定期進(jìn)行更新和調(diào)整。2.各部門應(yīng)嚴(yán)格按照公司快遞費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)寄發(fā)快遞，不得擅自選擇超出標(biāo)準(zhǔn)的快遞服務(wù)類型或支付額外費(fèi)用。（二）費(fèi)用結(jié)算1.行政部門每月定期與快遞公司進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算，核對(duì)當(dāng)月寄發(fā)快遞的數(shù)量、重量、費(fèi)用等信息。結(jié)算完成后，行政部門應(yīng)編制《快遞費(fèi)用結(jié)算清單》，詳細(xì)列出各部門當(dāng)月快遞費(fèi)用明細(xì)，并提交財(cái)務(wù)部門審核。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)《快遞費(fèi)用結(jié)算清單》進(jìn)行審核，審核無誤后，按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行費(fèi)用支付。如發(fā)現(xiàn)費(fèi)用異?；虼嬖趩栴}，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與行政部門溝通核實(shí)，并要求其進(jìn)行調(diào)整。3.行政部門應(yīng)將每月快遞費(fèi)用結(jié)算情況向公司管理層匯報(bào)，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。（三）費(fèi)用控制1.各部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)快遞費(fèi)用的控制，合理安排寄件時(shí)間和快遞服務(wù)類型，避免不必要的快遞費(fèi)用支出。2.對(duì)于可通過電子郵件、內(nèi)部系統(tǒng)等方式傳遞的文件和資料，應(yīng)盡量減少快遞寄發(fā)；對(duì)于緊急且重要的文件和資料，可優(yōu)先選擇電子傳輸方式，如確實(shí)需要快遞寄發(fā)，應(yīng)嚴(yán)格按照寄件申請(qǐng)流程進(jìn)行審批。3.行政部門應(yīng)定期對(duì)各部門快遞費(fèi)用使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，對(duì)于快遞費(fèi)用較高的部門，應(yīng)與其溝通了解原因，并提出改進(jìn)建議，督促其合理控制快遞費(fèi)用。五、快遞信息管理（一）信息記錄1.行政部門應(yīng)建立快遞信息管理臺(tái)賬，詳細(xì)記錄公司寄發(fā)和接收快遞的相關(guān)信息，包括快遞單號(hào)、快遞公司名稱、寄件部門、寄件人姓名、收件部門、收件人姓名、聯(lián)系電話、地址、寄件日期、取件日期、快遞費(fèi)用等。2.快遞信息管理臺(tái)賬應(yīng)采用電子表格或?qū)ｉT的管理軟件進(jìn)行記錄，確保信息的準(zhǔn)確性、完整性和可查詢性。（二）信息查詢1.各部門因工作需要可查詢快遞信息管理臺(tái)賬，了解本部門快遞寄發(fā)和接收情況。查詢時(shí)，應(yīng)填寫《快遞信息查詢申請(qǐng)表》，注明查詢內(nèi)容、查詢?cè)虻刃畔?，?jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審核后，提交至行政部門。2.行政部門根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容進(jìn)行查詢，并將查詢結(jié)果反饋給申請(qǐng)部門。如涉及公司機(jī)密信息或其他敏感信息，行政部門應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，限制查詢范圍和人員。（三）信息保密1.行政部門和各部門工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)快遞信息中的寄件人、收件人信息、貨物清單等內(nèi)容予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.未經(jīng)寄件人或收件人同意，任何人不得擅自查閱、復(fù)印、傳播快遞信息。如因工作需要確需使用快遞信息，應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行申請(qǐng)和授權(quán)。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)公司貨物快遞管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期對(duì)各部門快遞寄發(fā)、接收、費(fèi)用管理等情況進(jìn)行抽查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括：寄件申請(qǐng)流程是否規(guī)范、快遞選擇是否合理、面單填寫是否準(zhǔn)確、貨物包裝是否符合要求、寄件交接是否及時(shí)、收件通知是否到位、取件流程是否合規(guī)、費(fèi)用結(jié)算是否準(zhǔn)確、信息管理是否完善等。3.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。（二）考核機(jī)制1.公司將各部門貨物快遞管理制度執(zhí)行情況納入績(jī)效考核體系，對(duì)執(zhí)行情況良好的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)執(zhí)行不力、違反制度規(guī)定的部門和個(gè)人進(jìn)行批評(píng)教育，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.考核指