委托檢驗記錄管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司委托檢驗記錄管理，確保委托檢驗工作的科學性、準確性、可追溯性，保證產(chǎn)品質(zhì)量符合相關(guān)標準和法規(guī)要求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有委托外部機構(gòu)進行的產(chǎn)品檢驗活動的記錄管理，包括原材料、半成品、成品等各類產(chǎn)品的委托檢驗。（三）職責1.質(zhì)量部門負責制定和修訂委托檢驗記錄管理制度。審核委托檢驗申請，確保檢驗項目和要求明確、合理。監(jiān)督委托檢驗記錄的填寫、收集、整理、歸檔和保管工作，定期檢查記錄的完整性和準確性。對委托檢驗記錄進行分析，為質(zhì)量改進提供依據(jù)。2.申請部門負責提出委托檢驗申請，明確檢驗產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、型號、批量、檢驗項目等信息。配合質(zhì)量部門做好委托檢驗樣品的準備、送檢等工作。負責本部門委托檢驗記錄的填寫，并確保記錄真實、準確、完整。3.檢驗機構(gòu)按照公司委托要求，及時、準確地進行檢驗，并出具檢驗報告。妥善保管委托檢驗過程中的原始記錄，以備公司查閱。二、委托檢驗申請與審批（一）申請流程1.申請部門根據(jù)產(chǎn)品質(zhì)量控制要求、生產(chǎn)工藝變化、法規(guī)要求等，確定需要進行委托檢驗的項目和產(chǎn)品批次。2.填寫《委托檢驗申請表》，詳細注明產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號、批量、檢驗項目、檢驗依據(jù)、申請日期、申請人等信息。3.將《委托檢驗申請表》提交至質(zhì)量部門審核。（二）審批要求1.質(zhì)量部門收到申請后，應在[X]個工作日內(nèi)對申請進行審核。審核內(nèi)容包括檢驗項目的必要性、檢驗依據(jù)的適用性、樣品的代表性等。2.對于符合要求的申請，質(zhì)量部門負責人簽字批準；對于不符合要求的申請，質(zhì)量部門應及時與申請部門溝通，說明原因，并要求其補充或修改相關(guān)信息后重新提交申請。三、委托檢驗記錄的內(nèi)容與填寫要求（一）記錄內(nèi)容1.委托檢驗申請表：記錄委托檢驗的基本信息，如產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號、批量、檢驗項目、檢驗依據(jù)、申請日期、申請人等。2.檢驗合同：包括委托方（公司）與受托方（檢驗機構(gòu)）的名稱、地址、聯(lián)系方式，檢驗項目、檢驗標準、檢驗費用、付款方式、檢驗期限等條款。3.樣品信息：記錄樣品的編號、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、來源、狀態(tài)等。4.檢驗過程記錄：檢驗日期：記錄檢驗開始和結(jié)束的日期。檢驗方法：注明所采用的檢驗方法及標準。檢驗儀器設備：記錄使用的儀器設備名稱、型號、編號等。檢驗環(huán)境條件：如溫度、濕度等環(huán)境參數(shù)。檢驗操作過程：詳細記錄檢驗人員的操作步驟、觀察到的現(xiàn)象、數(shù)據(jù)記錄等。5.檢驗結(jié)果記錄：準確記錄各項檢驗項目的實測數(shù)據(jù)、檢驗結(jié)論（合格/不合格）等。6.檢驗報告：由檢驗機構(gòu)出具的正式檢驗報告，包括報告編號、檢驗項目、檢驗結(jié)果、結(jié)論、報告日期等內(nèi)容。7.其他相關(guān)記錄：如樣品交接記錄、檢驗費用支付記錄等。（二）填寫要求1.記錄應使用藍黑墨水或碳素墨水書寫，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的筆。2.填寫內(nèi)容應真實、準確、完整，字跡清晰、工整，不得隨意涂改。如確需修改，應在修改處簽名并注明修改日期。3.各項記錄應及時填寫，不得事后補記。記錄日期應填寫實際發(fā)生日期。4.對于檢驗數(shù)據(jù)的記錄，應按照有效數(shù)字的規(guī)定進行填寫，確保數(shù)據(jù)的準確性和可靠性。四、委托檢驗樣品管理（一）樣品準備1.申請部門負責按照委托檢驗要求，準備具有代表性的樣品。樣品數(shù)量應滿足檢驗需要，并確保樣品的質(zhì)量穩(wěn)定、均勻。2.樣品應進行適當?shù)臉俗R，標明樣品名稱、規(guī)格、型號、批次、編號、來源等信息。標識應清晰、牢固，不易脫落。（二）樣品交接1.申請部門在送檢樣品時，應填寫《樣品交接單》，詳細記錄樣品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、狀態(tài)、交接日期、交接雙方等信息。2.檢驗機構(gòu)接收樣品時，應對樣品的數(shù)量、規(guī)格、型號、狀態(tài)等進行核對，確認無誤后在《樣品交接單》上簽字確認。3.樣品交接過程中，如發(fā)現(xiàn)樣品存在數(shù)量不符、損壞、變質(zhì)等情況，應及時記錄并由交接雙方共同協(xié)商解決。（三）樣品保管1.檢驗機構(gòu)應妥善保管委托檢驗樣品，確保樣品在檢驗期間不受損壞、變質(zhì)或丟失。2.樣品保管環(huán)境應符合檢驗要求，對于有特殊保管條件的樣品，應采取相應的措施進行保管。3.檢驗結(jié)束后，檢驗機構(gòu)應按照公司要求及時處理樣品，如需留樣，應明確留樣期限和留樣條件，并做好留樣記錄。五、委托檢驗記錄的收集與整理（一）收集要求1.檢驗機構(gòu)應在檢驗報告出具后[X]個工作日內(nèi)，將檢驗報告及相關(guān)原始記錄提交給公司質(zhì)量部門。2.申請部門應在收到檢驗報告后，及時將檢驗記錄整理歸檔，并將檢驗結(jié)果反饋給相關(guān)部門。（二）整理要求1.質(zhì)量部門負責對收集到的委托檢驗記錄進行整理，按照產(chǎn)品類別、檢驗項目、時間順序等進行分類歸檔。2.對每份委托檢驗記錄進行編號，編號應具有唯一性，便于查詢和管理。3.整理后的記錄應確保資料齊全、完整，無缺頁、漏項等情況。六、委托檢驗記錄的歸檔與保管（一）歸檔要求1.質(zhì)量部門應定期將整理好的委托檢驗記錄移交至公司檔案室進行歸檔。2.歸檔時，應填寫《檔案移交清單》，注明檔案名稱、數(shù)量、移交日期、移交部門、接收部門等信息，雙方簽字確認。（二）保管期限1.委托檢驗記錄的保管期限應符合相關(guān)法規(guī)和公司規(guī)定的要求，一般為[X]年。2.對于涉及產(chǎn)品質(zhì)量糾紛、法律法規(guī)追溯等重要事項的委托檢驗記錄，應永久保存。（三）保管要求1.檔案室應提供適宜的保管環(huán)境，確保檔案不受潮、發(fā)霉、蟲蛀、損壞等。2.檔案應分類存放，便于查找和利用。同時，應建立檔案檢索系統(tǒng)，提高檔案查詢效率。3.嚴格限制檔案的查閱權(quán)限，未經(jīng)授權(quán)人員不得查閱委托檢驗記錄。確因工作需要查閱的，應辦理查閱手續(xù)，經(jīng)相關(guān)部門負責人批準后，在檔案室指定地點查閱，并做好查閱記錄。七、委托檢驗記錄的查閱與借閱（一）查閱流程1.內(nèi)部人員因工作需要查閱委托檢驗記錄時，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱日期等信息。2.將申請表提交至質(zhì)量部門負責人審核，審核通過后，由質(zhì)量部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.查閱人員應在指定地點查閱記錄，不得擅自將記錄帶出檔案室或進行復印、拍照等操作。如需復印或拍照，應另行辦理申請手續(xù)，經(jīng)批準后方可進行。（二）借閱流程1.因工作需要借閱委托檢驗記錄時，借閱人員應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限、歸還日期等信息。2.將申請表提交至質(zhì)量部門負責人審核，審核通過后，報公司分管領(lǐng)導批準。3.借閱人員憑批準后的申請表到檔案室辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取記錄。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應妥善保管借閱的記錄，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在記錄上涂改、污損。借閱期滿后，應按時歸還檔案室，檔案室管理人員應對歸還的記錄進行核對，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。八、委托檢驗記錄的銷毀（一）銷毀條件1.委托檢驗記錄保管期限屆滿，且無需繼續(xù)保存的，可以進行銷毀。2.因公司機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務變更等原因，導致某些委托檢驗記錄不再具有保存價值的，經(jīng)質(zhì)量部門審核、公司分管領(lǐng)導批準后，可以銷毀。（二）銷毀流程1.質(zhì)量部門負責編制《檔案銷毀清單》，詳細列出擬銷毀的委托檢驗記錄的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。2.將《檔案銷毀清單》提交至公司分管領(lǐng)導審批。3.審批通過后，由質(zhì)量部門會同檔案室安排專人對擬銷毀的記錄進行銷毀。銷毀過程應進行現(xiàn)場監(jiān)督，并在《檔案銷毀清單》上簽字確認。4.銷毀后的記錄應及時清理，確保檔案室環(huán)境整潔。同時，應將《檔案銷毀清單》歸檔保存，以備查閱。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.質(zhì)量部門應定期對委托檢驗記錄管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括記錄的填寫、收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)。2.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，質(zhì)量部門應及時下達整改通知，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核措施1.公司將委托檢驗記錄管理工作納入部門和個人