受控庫(kù)管理制度?一、總則（一）目的為了規(guī)范公司受控庫(kù)的管理，確保公司各類文件、資料、數(shù)據(jù)等資產(chǎn)的安全、完整和有效利用，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有與受控庫(kù)相關(guān)的文件、資料、數(shù)據(jù)等的管理，包括但不限于技術(shù)文檔、項(xiàng)目文檔、合同文件、財(cái)務(wù)報(bào)表、行政文件等。（三）定義1.受控庫(kù)：指公司用于集中存儲(chǔ)和管理重要文件、資料、數(shù)據(jù)等資產(chǎn)的數(shù)據(jù)庫(kù)或存儲(chǔ)系統(tǒng)，具有嚴(yán)格的訪問(wèn)控制和版本管理功能。2.受控文件：指納入受控庫(kù)管理的文件，包括紙質(zhì)文件和電子文件，具有一定的保密性、完整性和時(shí)效性要求。3.版本管理：對(duì)受控文件的不同版本進(jìn)行標(biāo)識(shí)、存儲(chǔ)、追溯和控制的過(guò)程，確保各部門使用的是最新有效版本。二、受控庫(kù)的建立與維護(hù)（一）受控庫(kù)的選型與建設(shè)1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和數(shù)據(jù)管理要求，選擇合適的受控庫(kù)管理系統(tǒng)，如企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)（ECM）、版本控制系統(tǒng)（VCS）等。2.在選型過(guò)程中，應(yīng)充分考慮系統(tǒng)的功能、性能、安全性、可擴(kuò)展性等因素，確保滿足公司長(zhǎng)期發(fā)展的需要。3.由信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)受控庫(kù)管理系統(tǒng)的建設(shè)和部署，包括系統(tǒng)的安裝、配置、測(cè)試等工作。在建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)與相關(guān)業(yè)務(wù)部門密切合作，確保系統(tǒng)功能符合業(yè)務(wù)需求。（二）受控庫(kù)的初始化1.在受控庫(kù)管理系統(tǒng)上線前，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行初始化設(shè)置，包括創(chuàng)建庫(kù)結(jié)構(gòu)、定義權(quán)限角色、設(shè)置版本控制規(guī)則等。2.將公司現(xiàn)有的重要文件、資料、數(shù)據(jù)等進(jìn)行梳理和分類，按照受控庫(kù)的管理要求進(jìn)行錄入和存儲(chǔ)。在錄入過(guò)程中，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性。3.建立受控文件的編號(hào)規(guī)則和命名規(guī)范，確保文件的標(biāo)識(shí)清晰、唯一，便于查詢和管理。（三）受控庫(kù)的日常維護(hù)1.信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)受控庫(kù)管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，包括系統(tǒng)的運(yùn)行監(jiān)控、故障排除、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等工作。2.定期對(duì)受控庫(kù)進(jìn)行清理和優(yōu)化，刪除過(guò)期、無(wú)用的文件和數(shù)據(jù)，確保庫(kù)中數(shù)據(jù)的有效性和及時(shí)性。3.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需求的變化，及時(shí)對(duì)受控庫(kù)的結(jié)構(gòu)、權(quán)限、版本控制規(guī)則等進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，確保系統(tǒng)始終滿足公司的實(shí)際需求。三、受控文件的分類與編號(hào)（一）受控文件的分類1.技術(shù)文檔類：包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)文檔、技術(shù)方案、測(cè)試報(bào)告、用戶手冊(cè)等。2.項(xiàng)目文檔類：包括項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告、項(xiàng)目文檔清單等。3.合同文件類：包括采購(gòu)合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同等。4.財(cái)務(wù)報(bào)表類：包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、財(cái)務(wù)分析報(bào)告等。5.行政文件類：包括公司規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、通知公告、人事檔案等。6.其他類：包括公司認(rèn)為需要納入受控庫(kù)管理的其他文件、資料、數(shù)據(jù)等。（二）受控文件的編號(hào)1.受控文件應(yīng)按照分類進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)格式如下：技術(shù)文檔類：JSD[年份][流水號(hào)]項(xiàng)目文檔類：XMD[年份][項(xiàng)目編號(hào)][流水號(hào)]合同文件類：HT[年份][合同編號(hào)]財(cái)務(wù)報(bào)表類：CWB[年份][報(bào)表期]行政文件類：XZ[年份][文件編號(hào)]其他類：QT[年份][流水號(hào)]2.其中，年份為文件產(chǎn)生的年份，采用公元紀(jì)年，如"2023"；流水號(hào)為該類文件在當(dāng)年的順序號(hào)，從"001"開始依次遞增；項(xiàng)目編號(hào)為公司內(nèi)部項(xiàng)目的唯一標(biāo)識(shí)符；合同編號(hào)為公司合同管理系統(tǒng)中合同的編號(hào)；報(bào)表期為財(cái)務(wù)報(bào)表的所屬期間，如"2023年第一季度"。四、受控文件的上傳與下載（一）受控文件的上傳1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)受控文件的上傳工作，確保上傳文件的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性。2.在上傳受控文件前，上傳人員應(yīng)按照受控文件的編號(hào)規(guī)則和命名規(guī)范對(duì)文件進(jìn)行命名和編號(hào)，并確保文件內(nèi)容清晰、可讀。3.上傳人員應(yīng)在受控庫(kù)管理系統(tǒng)中填寫文件的相關(guān)信息，包括文件名稱、編號(hào)、版本號(hào)、分類、上傳日期、上傳人等，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。4.對(duì)于重要的受控文件，上傳人員應(yīng)在上傳前進(jìn)行必要的審核和審批，確保文件符合公司的相關(guān)規(guī)定和要求。審核和審批流程可根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度進(jìn)行設(shè)定。（二）受控文件的下載1.公司員工因工作需要下載受控文件時(shí)，應(yīng)向本部門負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)，說(shuō)明下載文件的用途和必要性。2.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)員工的工作需要進(jìn)行審核，審核通過(guò)后在受控庫(kù)管理系統(tǒng)中批準(zhǔn)下載申請(qǐng)。3.員工在獲得部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可在受控庫(kù)管理系統(tǒng)中按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行文件下載。下載后的文件應(yīng)妥善保管，不得擅自傳播、修改或用于其他非工作目的。4.對(duì)于涉及公司機(jī)密或敏感信息的受控文件，下載人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，采取必要的保密措施，防止信息泄露。五、受控文件的版本管理（一）版本標(biāo)識(shí)1.受控文件應(yīng)進(jìn)行版本管理，每個(gè)版本應(yīng)具有唯一的版本標(biāo)識(shí)。版本標(biāo)識(shí)應(yīng)包含版本號(hào)和修訂日期，格式如下：V[版本號(hào)][修訂日期]2.版本號(hào)采用數(shù)字編號(hào)，初始版本號(hào)為"1.0"，當(dāng)文件進(jìn)行修訂時(shí)，版本號(hào)依次遞增。修訂日期采用"年/月/日"格式，如"2023/05/10"。（二）版本修訂1.當(dāng)受控文件的內(nèi)容發(fā)生變化時(shí)，文件的編制部門應(yīng)及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行修訂，并在受控庫(kù)管理系統(tǒng)中更新文件的版本信息。2.修訂后的文件應(yīng)重新進(jìn)行審核和審批，審核和審批流程與原文件相同。審核和審批通過(guò)后，方可發(fā)布新版本的文件。3.在發(fā)布新版本的文件時(shí)，應(yīng)在受控庫(kù)管理系統(tǒng)中注明原文件的版本號(hào)和廢止日期，確保各部門能夠及時(shí)了解文件的版本變更情況。（三）版本追溯1.受控庫(kù)管理系統(tǒng)應(yīng)具備版本追溯功能，能夠記錄文件的所有版本信息，包括版本號(hào)、修訂日期、修訂內(nèi)容、修訂人等。2.當(dāng)需要查詢文件的歷史版本時(shí)，可通過(guò)受控庫(kù)管理系統(tǒng)進(jìn)行操作。查詢結(jié)果應(yīng)包含文件的所有版本信息，以便用戶了解文件的演變過(guò)程。3.在進(jìn)行項(xiàng)目審查、審計(jì)或其他需要追溯文件歷史版本的工作時(shí)，應(yīng)提供準(zhǔn)確的版本追溯信息，確保工作的合規(guī)性和準(zhǔn)確性。六、受控庫(kù)的權(quán)限管理（一）權(quán)限角色定義1.根據(jù)公司的組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)需求，定義受控庫(kù)管理系統(tǒng)的權(quán)限角色，如系統(tǒng)管理員、庫(kù)管員、文件編制人員、文件審核人員、文件使用人員等。2.不同權(quán)限角色在受控庫(kù)管理系統(tǒng)中具有不同的操作權(quán)限，如文件上傳、下載、修改、刪除、審核、審批等。權(quán)限設(shè)置應(yīng)遵循最小化原則，確保各人員僅擁有完成其工作職責(zé)所需的權(quán)限。（二）權(quán)限分配1.系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)受控庫(kù)管理系統(tǒng)的整體配置和權(quán)限管理，根據(jù)公司的組織架構(gòu)和人員變動(dòng)情況，及時(shí)調(diào)整和分配各權(quán)限角色的權(quán)限。2.庫(kù)管員負(fù)責(zé)受控庫(kù)的日常維護(hù)和管理工作，包括文件的存儲(chǔ)、檢索、備份等。庫(kù)管員應(yīng)具有文件上傳、下載、修改、刪除等權(quán)限，但不具備文件審核和審批權(quán)限。3.文件編制人員負(fù)責(zé)受控文件的起草和編制工作，應(yīng)具有文件上傳和修改權(quán)限，但不具備文件審核和審批權(quán)限。4.文件審核人員負(fù)責(zé)對(duì)受控文件進(jìn)行審核，確保文件內(nèi)容符合公司的相關(guān)規(guī)定和要求。文件審核人員應(yīng)具有文件審核權(quán)限，但不具備文件審批權(quán)限。5.文件審批人員負(fù)責(zé)對(duì)受控文件進(jìn)行審批，決定文件是否可以發(fā)布或?qū)嵤?。文件審批人員應(yīng)具有文件審批權(quán)限。6.文件使用人員負(fù)責(zé)在工作中使用受控文件，應(yīng)具有文件下載權(quán)限，但不具備文件上傳、修改、審核和審批權(quán)限。（三）權(quán)限變更1.當(dāng)員工的工作職責(zé)發(fā)生變化時(shí)，系統(tǒng)管理員應(yīng)及時(shí)調(diào)整其在受控庫(kù)管理系統(tǒng)中的權(quán)限，確保其權(quán)限與工作職責(zé)相匹配。2.員工離職或崗位調(diào)動(dòng)時(shí)，系統(tǒng)管理員應(yīng)及時(shí)刪除其在受控庫(kù)管理系統(tǒng)中的所有權(quán)限，防止其對(duì)受控文件進(jìn)行非法操作。七、受控庫(kù)的安全管理（一）物理安全1.受控庫(kù)的存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)存放在安全可靠的場(chǎng)所，具備防火、防潮、防盜、防蟲等措施。2.對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全性。3.建立存儲(chǔ)設(shè)備的備份制度，定期對(duì)受控庫(kù)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在異地安全的位置，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（二）網(wǎng)絡(luò)安全1.受控庫(kù)管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施，如防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密技術(shù)等，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.對(duì)受控庫(kù)管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限控制，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)系統(tǒng)。3.定期對(duì)受控庫(kù)管理系統(tǒng)進(jìn)行安全漏洞掃描和修復(fù)，確保系統(tǒng)的安全性。（三）數(shù)據(jù)安全1.對(duì)受控庫(kù)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類分級(jí)管理，根據(jù)數(shù)據(jù)的敏感程度和重要性，采取不同的安全保護(hù)措施。2.對(duì)涉及公司機(jī)密或敏感信息的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，確保數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)和傳輸過(guò)程中的安全性。3.建立數(shù)據(jù)訪問(wèn)審計(jì)機(jī)制，記錄和審計(jì)所有對(duì)受控庫(kù)數(shù)據(jù)的訪問(wèn)操作，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。八、受控庫(kù)的審計(jì)與監(jiān)督（一）內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)受控庫(kù)的管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查受控庫(kù)管理制度的執(zhí)行情況、文件的上傳與下載記錄、版本管理情況、權(quán)限管理情況、安全管理情況等。2.在審計(jì)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況，確保問(wèn)題得到有效解決。3.內(nèi)部審計(jì)報(bào)告應(yīng)提交給公司管理層，作為公司決策的參考依據(jù)。（二）日常監(jiān)督1.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對(duì)本部門員工在受控庫(kù)管理系統(tǒng)中的操作行為進(jìn)行監(jiān)督，確保員工遵守受控庫(kù)管理制度。2.信息技術(shù)部門應(yīng)定期對(duì)受控庫(kù)管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理系統(tǒng)故障和安全隱患。3.對(duì)于違反受控庫(kù)管理制度的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正和處理，并根據(jù)情節(jié)輕重給予