廣州某有限公司采購管理制度匯編?一、總則1.目的為規(guī)范廣州某有限公司（以下簡稱"公司"）的采購管理工作，確保采購活動的合法、合規(guī)、高效，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，降低采購成本，特制定本采購管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有采購活動，包括原材料、零部件、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等的采購。3.基本原則按需采購原則：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求進行采購，避免盲目采購和庫存積壓。質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購的物資和服務(wù)符合質(zhì)量要求，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需要。成本效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。公平公正原則：采購活動應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，維護公司利益，杜絕不正當交易。廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴格遵守廉潔自律規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂和不正當利益。二、采購組織與職責1.采購部門負責公司采購工作的組織和實施：制定采購計劃，選擇供應(yīng)商，簽訂采購合同，跟蹤采購進度，確保采購任務(wù)按時完成。建立和維護供應(yīng)商管理體系：對供應(yīng)商進行評估、選擇、考核和管理，建立供應(yīng)商檔案，確保供應(yīng)商的供貨能力和質(zhì)量水平。收集市場信息：了解市場動態(tài)、價格走勢、新產(chǎn)品信息等，為采購決策提供依據(jù)。參與采購成本控制：通過談判、招標等方式降低采購成本，提高采購效益。2.需求部門提出采購需求：根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需要，向采購部門提交采購申請，明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等。參與采購過程：協(xié)助采購部門進行供應(yīng)商選擇、采購合同談判等工作，提供技術(shù)支持和質(zhì)量標準要求。驗收采購物資：對采購物資進行驗收，確保物資符合質(zhì)量要求和采購合同約定。3.財務(wù)部門審核采購預(yù)算：參與公司采購預(yù)算的編制和審核，確保采購預(yù)算的合理性和準確性。支付采購款項：根據(jù)采購合同和驗收報告，審核采購發(fā)票，辦理采購款項的支付手續(xù)。監(jiān)督采購資金使用：對采購資金的使用情況進行監(jiān)督，確保資金安全、合理使用。4.質(zhì)量管理部門制定采購物資質(zhì)量標準：明確采購物資的質(zhì)量要求和驗收標準，為采購和驗收工作提供依據(jù)。參與供應(yīng)商質(zhì)量管理：對供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系進行評估和審核，確保供應(yīng)商能夠提供符合質(zhì)量要求的物資。檢驗采購物資質(zhì)量：按照質(zhì)量標準對采購物資進行檢驗，出具檢驗報告，對不合格物資提出處理意見。三、采購流程1.采購申請需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需要，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、用途等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字后提交給采購部門。緊急采購申請：對于因生產(chǎn)急需、設(shè)備故障等原因需要緊急采購的物資，需求部門應(yīng)填寫《緊急采購申請表》，說明緊急采購的原因和預(yù)計到貨時間，經(jīng)部門負責人和分管領(lǐng)導(dǎo)批準后直接提交給采購部門。2.采購審批采購部門收到采購申請后，對采購申請進行初步審核，包括采購需求的合理性、采購預(yù)算的符合性等。對于不符合要求的采購申請，采購部門應(yīng)及時與需求部門溝通并反饋意見。根據(jù)采購金額大小，按照公司授權(quán)審批制度進行審批。采購金額在[X]元以下的，由采購部門負責人審批；采購金額在[X]元至[X]元之間的，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；采購金額在[X]元以上的，由總經(jīng)理審批。3.采購計劃制定經(jīng)審批后的采購申請，采購部門根據(jù)采購需求和市場供應(yīng)情況，制定采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購時間、采購方式等內(nèi)容。采購計劃應(yīng)與公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃相協(xié)調(diào)，合理安排采購進度，避免因采購不及時影響生產(chǎn)經(jīng)營。同時，采購計劃應(yīng)根據(jù)市場變化和公司實際需求進行動態(tài)調(diào)整。4.供應(yīng)商選擇與管理采購部門根據(jù)采購物資的特點和要求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，確定符合條件的供應(yīng)商名單。對篩選出的供應(yīng)商進行實地考察和評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、價格水平、售后服務(wù)能力、信譽狀況等。根據(jù)評估結(jié)果，建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商進行分類管理。定期對供應(yīng)商進行考核，考核指標包括交貨及時性、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等。根據(jù)考核結(jié)果，對供應(yīng)商進行獎懲，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機會，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進行警告、限期整改或淘汰處理。5.采購實施采購部門根據(jù)采購計劃和供應(yīng)商選擇結(jié)果，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購訂單或簽訂采購合同。采購訂單或采購合同應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量要求、付款方式等條款。在采購過程中，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，跟蹤采購進度，及時解決采購過程中出現(xiàn)的問題。對于重大采購項目，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員進行采購項目的跟蹤和協(xié)調(diào)。供應(yīng)商應(yīng)按照采購訂單或采購合同的約定，按時、按質(zhì)、按量交付采購物資。采購部門應(yīng)提前做好收貨準備工作，確保采購物資能夠及時、順利入庫。6.驗收采購物資到貨后，采購部門應(yīng)及時通知需求部門和質(zhì)量管理部門進行驗收。驗收人員應(yīng)按照采購合同和質(zhì)量標準的要求，對采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進行檢驗。驗收合格的采購物資，驗收人員應(yīng)填寫《驗收報告》，經(jīng)需求部門和質(zhì)量管理部門簽字確認后辦理入庫手續(xù)。驗收不合格的采購物資，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補貨、換貨、退貨等措施，直至采購物資符合要求為止。7.付款采購部門在收到供應(yīng)商開具的發(fā)票后，應(yīng)及時審核發(fā)票的真實性、合法性和準確性。審核無誤后，將發(fā)票連同《驗收報告》、采購合同等相關(guān)資料一并提交給財務(wù)部門。財務(wù)部門根據(jù)采購合同和相關(guān)規(guī)定，對采購發(fā)票和付款申請進行審核。審核通過后，辦理采購款項的支付手續(xù)。付款方式應(yīng)按照采購合同的約定執(zhí)行，確保公司資金安全。四、采購方式1.招標采購適用范圍：適用于采購金額較大、技術(shù)要求復(fù)雜、市場競爭充分的物資和服務(wù)采購項目。招標程序編制招標文件：采購部門根據(jù)采購需求編制招標文件，明確招標項目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、評標標準等內(nèi)容。發(fā)布招標公告：通過公司官網(wǎng)、招標平臺、行業(yè)媒體等渠道發(fā)布招標公告，邀請潛在供應(yīng)商參與投標。發(fā)售招標文件：向購買招標文件的潛在供應(yīng)商提供招標文件，并收取招標文件費用。開標評標：按照招標文件規(guī)定的時間和地點開標，組織評標委員會對投標文件進行評審，確定中標候選人。中標公示與合同簽訂：對中標候選人進行公示，公示期結(jié)束后無異議的，與中標供應(yīng)商簽訂采購合同。2.詢價采購適用范圍：適用于采購金額較小、規(guī)格標準統(tǒng)一、市場貨源充足的物資采購項目。詢價程序選擇詢價供應(yīng)商：采購部門根據(jù)采購需求，從供應(yīng)商檔案中選擇若干家符合條件的供應(yīng)商作為詢價對象。發(fā)出詢價函：向詢價供應(yīng)商發(fā)出詢價函，明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等內(nèi)容，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)報價。供應(yīng)商報價：詢價供應(yīng)商根據(jù)詢價函的要求，在規(guī)定時間內(nèi)提交報價文件，注明報價金額、交貨時間、付款方式等條款。比較選擇供應(yīng)商：采購部門對供應(yīng)商的報價進行比較分析，綜合考慮價格、質(zhì)量、交貨期等因素，選擇報價合理、信譽良好的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。簽訂采購合同：與成交供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.競爭性談判采購適用范圍：適用于采購時間緊迫、采購需求不明確、需要與供應(yīng)商進行談判確定采購方案的物資和服務(wù)采購項目。談判程序成立談判小組：采購部門會同需求部門、技術(shù)部門等相關(guān)人員組成談判小組，負責采購項目的談判工作。制定談判文件：談判小組根據(jù)采購需求制定談判文件，明確談判的基本原則、談判內(nèi)容、談判程序等要求。邀請談判供應(yīng)商：通過發(fā)布公告、邀請等方式，邀請若干家符合條件的供應(yīng)商參與談判。談判：談判小組與供應(yīng)商進行談判，就采購物資的價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款進行協(xié)商，達成一致意見。確定成交供應(yīng)商：談判結(jié)束后，談判小組根據(jù)談判情況，綜合考慮供應(yīng)商的報價、方案、信譽等因素，確定成交供應(yīng)商。簽訂采購合同：與成交供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.單一來源采購適用范圍：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的物資和服務(wù)，或者因不可預(yù)見的緊急情況、為了保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購的采購項目。采購程序提出單一來源采購申請：采購部門或需求部門根據(jù)采購項目的實際情況，填寫《單一來源采購申請表》，說明單一來源采購的原因和擬采購的供應(yīng)商名稱。審批：按照公司授權(quán)審批制度進行審批，采購金額在[X]元以下的，由采購部門負責人審批；采購金額在[X]元至[X]元之間的，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；采購金額在[X]元以上的，由總經(jīng)理審批。簽訂采購合同：經(jīng)審批同意后，與單一來源供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、付款方式等條款。五、采購合同管理1.合同簽訂采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)包括合同編號、簽訂日期、采購物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量要求、付款方式、違約責任等條款。采購合同簽訂前，采購部門應(yīng)將合同草案提交給法務(wù)部門進行審核。法務(wù)部門應(yīng)對合同的合法性、合規(guī)性、完整性等進行審核，并提出修改意見。采購部門根據(jù)法務(wù)部門的審核意見對合同草案進行修改完善后，方可簽訂采購合同。2.合同執(zhí)行采購合同簽訂后，采購部門和供應(yīng)商應(yīng)嚴格按照合同約定履行各自的義務(wù)。采購部門應(yīng)跟蹤合同執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時間、地點、質(zhì)量要求交付采購物資。如因特殊原因需要變更交貨時間、地點、質(zhì)量要求等，供應(yīng)商應(yīng)提前通知采購部門，并經(jīng)采購部門書面同意后方可變更。3.合同變更在采購合同履行過程中，如因不可抗力、市場變化、采購需求調(diào)整等原因需要變更合同條款的，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、雙方的權(quán)利和義務(wù)等條款。合同變更協(xié)議作為原采購合同的補充文件，與原采購合同具有同等法律效力。4.合同終止采購合同履行完畢，雙方的權(quán)利和義務(wù)即告終止。采購部門應(yīng)及時辦理合同終止手續(xù)，清理合同文件和相關(guān)資料。如因一方違約或不可抗力等原因?qū)е潞贤瑹o法履行，另一方有權(quán)解除合同。合同解除后，雙方應(yīng)按照合同約定或法律規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，承擔相應(yīng)的責任。六、采購風險管理1.風險識別與評估采購部門應(yīng)定期對采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、價格波動、市場變化等。根據(jù)風險識別和評估結(jié)果，確定風險等級，制定相應(yīng)的風險應(yīng)對措施。對于高風險等級的采購項目，應(yīng)重點關(guān)注和監(jiān)控，采取有效的風險控制措施。2.風險應(yīng)對措施供應(yīng)商風險管理：加強供應(yīng)商管理，建立供應(yīng)商評估和考核機制，選擇信譽良好、實力較強的供應(yīng)商合作。與供應(yīng)商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定違約責任和賠償條款。質(zhì)量風險管理：嚴格執(zhí)行采購物資質(zhì)量標準，加強采購物資驗收環(huán)節(jié)的管理，確保采購物資符合質(zhì)量要求。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件和售后服務(wù)承諾，對質(zhì)量問題及時進行處理。價格風險管理：關(guān)注市場價格動態(tài)，建立價格信息收集和分析機制，定期對采購物資價格進行比較和評估。通過談判、招標等方式降低采購成本，合理確定采購價格。與供應(yīng)商簽訂價格調(diào)整條款，根據(jù)市場價格波動情況及時調(diào)整采購價格。合同風險管理：加強采購合同管理，嚴格按照合同簽訂流程簽訂采購合同，確保合同條款合法、合規(guī)、完整。加強合同執(zhí)行過程的監(jiān)督和管理，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。定期對合同執(zhí)行情況進行檢查和評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷完善合同管理工作。法律風險管理：加強采購法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高采購人員的法律意識和風險防范能力。在采購活動中，嚴格遵守法律法規(guī)的規(guī)定，確保采購行為合法、合規(guī)。對于重大采購項目，應(yīng)咨詢法務(wù)部門的意見，避免法律風險。七、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購資金的使用情況等。審計部門應(yīng)出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議。采購部門應(yīng)根據(jù)審計報告的要求，及時進行整改，確保采購活動規(guī)范、有序進行。2.考核評價