建設(shè)單位工程資料歸檔制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)建設(shè)單位工程資料管理，確保工程資料真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、有效，實(shí)現(xiàn)工程資料的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化歸檔，便于工程竣工驗(yàn)收、交付使用及后期維護(hù)管理，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本建設(shè)單位負(fù)責(zé)建設(shè)的所有工程項(xiàng)目資料的歸檔管理工作。3.依據(jù)依據(jù)國家及地方有關(guān)工程建設(shè)檔案管理的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，以及本建設(shè)單位的相關(guān)管理規(guī)定制定本制度。

二、職責(zé)分工1.建設(shè)單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)全面負(fù)責(zé)工程資料歸檔工作的領(lǐng)導(dǎo)與協(xié)調(diào)，確保歸檔工作順利進(jìn)行。審核工程資料歸檔計劃及實(shí)施方案，對資料歸檔工作的質(zhì)量和進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.工程管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)收集、整理、審核本部門形成的工程前期文件、施工過程中與工程管理相關(guān)的文件資料，如項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報告、規(guī)劃許可證、施工許可證、工程進(jìn)度計劃、質(zhì)量安全檢查記錄等，并及時移交檔案管理部門。組織協(xié)調(diào)各參建單位（勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等）的工程資料收集、整理工作，對參建單位資料歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保各參建單位資料符合歸檔要求。3.檔案管理部門職責(zé)制定工程資料歸檔管理制度和流程，明確歸檔范圍、內(nèi)容、格式、整理方法及歸檔時間要求等。負(fù)責(zé)接收、審查、整理、保管和提供利用工程資料，對歸檔資料進(jìn)行分類、編號、裝訂、編目等工作，建立健全工程資料檔案目錄和檢索系統(tǒng)，確保檔案資料的完整性和可查性。定期對工程資料進(jìn)行清查盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向建設(shè)單位報告工程資料管理情況。4.參建單位職責(zé)勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位應(yīng)按照國家及地方有關(guān)規(guī)定和合同要求，負(fù)責(zé)各自工作范圍內(nèi)工程資料的收集、整理、歸檔工作，并對資料的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和有效性負(fù)責(zé)。各參建單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)工程資料管理工作，建立健全內(nèi)部資料管理制度，嚴(yán)格按照本制度及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求，及時將工程資料報送建設(shè)單位審核，經(jīng)審核合格后移交檔案管理部門歸檔。

三、歸檔范圍與內(nèi)容1.工程前期文件項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)文件、可行性研究報告及批復(fù)、環(huán)境影響評價報告及批復(fù)、項(xiàng)目選址意見書、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等。工程地質(zhì)勘察報告、水文地質(zhì)勘察報告、地形測量圖等勘察資料。初步設(shè)計文件、施工圖設(shè)計文件及審查意見、設(shè)計變更通知等設(shè)計資料。2.工程招投標(biāo)文件勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報告、中標(biāo)通知書等。工程合同文件，如勘察合同、設(shè)計合同、施工合同、監(jiān)理合同等，以及補(bǔ)充協(xié)議。3.工程施工過程文件施工單位形成的文件資料，包括施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底記錄、工程定位測量記錄、原材料及構(gòu)配件質(zhì)量證明文件、試驗(yàn)檢測報告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、單位工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄等。監(jiān)理單位形成的文件資料，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程暫停令、工程復(fù)工令、質(zhì)量評估報告、監(jiān)理工作總結(jié)等。工程進(jìn)度、質(zhì)量、安全等方面的管理文件，如工程進(jìn)度計劃報表、質(zhì)量安全檢查記錄、整改通知及回復(fù)等。工程變更文件，包括工程變更申請、變更審批文件、變更圖紙及說明等。4.工程竣工驗(yàn)收文件單位工程竣工驗(yàn)收報告、工程竣工驗(yàn)收備案表、工程質(zhì)量保修書等。工程竣工結(jié)算文件，包括竣工結(jié)算書、結(jié)算審核報告等。工程竣工圖，包括建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、暖通等專業(yè)竣工圖，竣工圖應(yīng)與工程實(shí)際相符，并加蓋竣工圖章。5.其他文件與工程建設(shè)有關(guān)的會議紀(jì)要、來往函件、通知、報告等文件資料。工程聲像資料，如工程建設(shè)過程中的照片、錄像等，反映工程建設(shè)全貌、重要部位施工過程及工程竣工驗(yàn)收情況等。

四、歸檔要求1.資料真實(shí)性歸檔資料應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)實(shí)際情況，不得偽造、篡改資料內(nèi)容。各參建單位應(yīng)對所提供資料的真實(shí)性負(fù)責(zé)，如有虛假資料，將依法追究相關(guān)單位和人員的責(zé)任。2.資料完整性歸檔資料應(yīng)涵蓋工程建設(shè)全過程的各個環(huán)節(jié)，不得遺漏重要文件資料。各參建單位應(yīng)按照歸檔范圍和內(nèi)容要求，全面收集、整理本單位工作范圍內(nèi)的資料，確保資料齊全完整。3.資料準(zhǔn)確性歸檔資料應(yīng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、邏輯清晰、文字表述規(guī)范。資料中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠，計算準(zhǔn)確；文字表述應(yīng)簡潔明了、用詞恰當(dāng)，避免歧義；圖紙應(yīng)清晰準(zhǔn)確、標(biāo)注規(guī)范，與實(shí)際工程相符。4.資料有效性歸檔資料應(yīng)符合國家及地方現(xiàn)行有關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求，資料的簽字蓋章手續(xù)應(yīng)齊全完備，具有法律效力。無效或不符合要求的資料不得歸檔。5.資料格式規(guī)范歸檔資料應(yīng)采用統(tǒng)一規(guī)定的格式，如紙張規(guī)格、字體字號、排版格式等。電子文件應(yīng)采用通用的文件格式，如PDF、DOC、XLS、JPEG等，并確保文件能夠長期有效保存和正常讀取。6.簽字蓋章要求歸檔資料中的各類文件應(yīng)按照規(guī)定簽字蓋章，簽字應(yīng)使用黑色或藍(lán)黑色墨水鋼筆書寫，字跡清晰工整；蓋章應(yīng)使用紅色印泥，印章應(yīng)清晰可辨。簽字蓋章不全的資料視為無效資料，不予歸檔。

五、歸檔流程1.資料收集與整理各參建單位按照本制度及相關(guān)要求，定期收集、整理本單位工作范圍內(nèi)形成的工程資料。在收集資料過程中，應(yīng)注意資料的完整性和準(zhǔn)確性，對不符合要求的資料及時進(jìn)行補(bǔ)充和修正。工程管理部門負(fù)責(zé)匯總各參建單位報送的資料，并對資料的完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行初步審核。審核通過后，將資料移交檔案管理部門。2.檔案管理部門審查檔案管理部門收到工程管理部門移交的資料后，按照歸檔要求對資料進(jìn)行詳細(xì)審查。審查內(nèi)容包括資料的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、有效性、格式規(guī)范及簽字蓋章等情況。對于審查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時與工程管理部門及相關(guān)參建單位溝通，要求其限期整改補(bǔ)充。整改完成后，重新提交審查，直至資料符合歸檔要求。3.資料整理與編目經(jīng)審查合格的工程資料，由檔案管理部門按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。整理內(nèi)容包括資料的分類、編號、裝訂、編目等工作。資料分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和管理；編號應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范，具有唯一性；裝訂應(yīng)牢固整齊，美觀大方；編目應(yīng)準(zhǔn)確完整，包括資料的題名、日期、編號、責(zé)任者等信息。4.歸檔存儲整理編目后的工程資料應(yīng)及時進(jìn)行歸檔存儲。檔案管理部門應(yīng)建立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防潮防蟲設(shè)備等，確保檔案資料的安全保管。工程資料應(yīng)按照類別和時間順序進(jìn)行排列上架存放，并建立健全檔案目錄和檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.電子檔案管理除紙質(zhì)檔案外，檔案管理部門還應(yīng)同步建立工程資料電子檔案。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照電子文件管理要求進(jìn)行整理、存儲和備份。電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)建立電子檔案的檢索和利用系統(tǒng)，提高電子檔案的管理效率和利用價值。

六、歸檔時間要求1.工程前期文件在項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報告批復(fù)、環(huán)境影響評價報告批復(fù)、項(xiàng)目選址意見書、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等文件取得后，應(yīng)及時將原件或復(fù)印件歸檔?？辈?、設(shè)計資料應(yīng)在勘察、設(shè)計工作完成后，按照合同要求及時移交建設(shè)單位歸檔。2.工程招投標(biāo)文件招投標(biāo)文件及合同文件應(yīng)在簽訂后15個工作日內(nèi)歸檔。3.工程施工過程文件施工單位應(yīng)每周定期向監(jiān)理單位報送工程資料，監(jiān)理單位審核后及時移交建設(shè)單位工程管理部門。工程管理部門應(yīng)每月匯總整理后移交檔案管理部門。隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等重要資料應(yīng)在驗(yàn)收合格后3個工作日內(nèi)歸檔。4.工程變更文件工程變更申請、審批文件、變更圖紙及說明等資料應(yīng)在變更確定后5個工作日內(nèi)歸檔。5.工程竣工驗(yàn)收文件單位工程竣工驗(yàn)收報告、工程竣工驗(yàn)收備案表、工程質(zhì)量保修書等文件應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收合格后15個工作日內(nèi)歸檔。工程竣工結(jié)算文件應(yīng)在工程竣工結(jié)算完成后30個工作日內(nèi)歸檔。工程竣工圖應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收合格后30個工作日內(nèi)編制完成并歸檔。6.其他文件與工程建設(shè)有關(guān)的會議紀(jì)要、來往函件、通知、報告等文件資料應(yīng)在文件形成后及時歸檔。工程聲像資料應(yīng)在工程建設(shè)過程中及時收集整理，在工程竣工驗(yàn)收后一并歸檔。

七、檔案保管與利用1.檔案保管檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保管制度，定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案資料的安全完整。檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度適宜，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防塵等工作。對易損檔案應(yīng)采取特殊保護(hù)措施，如復(fù)制備份、加固修復(fù)等。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自查閱、借閱、銷毀檔案資料。對檔案的借閱、歸還等情況應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，確保檔案的可追溯性。2.檔案利用建設(shè)單位內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案資料時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)按照申請內(nèi)容提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。外單位因特殊原因需要查閱檔案資料時，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)建設(shè)單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。查閱過程中不得擅自摘抄、復(fù)制、拍攝檔案資料，如有特殊需要，應(yīng)另行辦理相關(guān)手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)積極主動為工程建設(shè)、竣工驗(yàn)收、后期維護(hù)管理等工作提供檔案資料利用服務(wù)，及時準(zhǔn)確地提供所需檔案信息。

八、檔案鑒定與銷毀1.檔案鑒定檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價值和保管期限。鑒定工作應(yīng)由建設(shè)單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人牽頭，組織工程管理部門、檔案管理部門及相關(guān)專業(yè)人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)國家及地方有關(guān)規(guī)定、本建設(shè)單位的實(shí)際情況以及檔案的重要性、完整性、真實(shí)性等因素，對檔案進(jìn)行全面評估，確定檔案的保存期限。保存期限分為永久、長期（15年以上）、短期（15年以下）三種。2.檔案銷毀對已過保管期限且確無保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核同意后，報建設(shè)單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可進(jìn)行銷毀。檔案銷毀應(yīng)編制銷毀清冊，注明檔案的題名、日期、編號、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，并由檔案管理人員、監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。銷毀清冊應(yīng)永久保存。檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。監(jiān)銷人員應(yīng)現(xiàn)場監(jiān)督銷毀過程，確保銷毀工作徹底、規(guī)范。

九、監(jiān)督檢查與考核1.監(jiān)督檢查建設(shè)單位應(yīng)定期對工程資料歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括各參建單位資料歸檔工作的組織實(shí)施情況、資料的完整性和準(zhǔn)確性、歸檔時間的及時性等。工程管理部門應(yīng)加強(qiáng)對參建單位資料歸檔工作的日常監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。檔案管理部門應(yīng)定期對已歸檔資料進(jìn)行質(zhì)量檢查，對不符合要求的資料及時提出整改意見。2.考核機(jī)制建設(shè)單位應(yīng)建立工程資料歸檔工作考核