用友財務軟件使用時的注意事項財會人員在會計工作中經常會使用到用友財務軟件，本文將詳細的介紹用財務軟件使用時的注意事項。

用友U8管理軟件現(xiàn)在很廣泛的應用，總結了一些體會，現(xiàn)整理了一些希望能和使用用友U8管理軟件的會計朋友們交流。

一、系統(tǒng)管理員和賬套主管的區(qū)別

1.概述：

a.系統(tǒng)管理員：負責整個系統(tǒng)的維護工作。以系統(tǒng)管理員身份注冊進入，便可以進行賬套的管理(包括賬套的建立、引入和輸出)，以及操作員及其權限的設置。

b.賬套主管：負責所選賬套的維護工作，以賬套主管注冊進入，可以進行賬套信息的修改和所含年度帳的管理(包括年度帳的創(chuàng)建、清空、引入、輸出以及各子系統(tǒng)的年末結轉)，以及操作員權限的設置。

2.兩者在系統(tǒng)管理界面可以操作的功能不同：(列表如下)

a.系統(tǒng)管理員：建立賬套b.賬套主管：修改賬套信息

刪除賬套刪除年度

數(shù)據(jù)備份和恢復數(shù)據(jù)備份和恢復

設置操作員賦權

賦權新建年度帳

清除異常任務結轉上年數(shù)

清除所有鎖定清空年度數(shù)據(jù)

3.某些功能是兩者共有的，但在實際操作中存在一些差異

1).賦權：系統(tǒng)管理員可以所有賬套進行權限分配的工作

賬套主管只能對自己管轄的賬套進行權限分配的工作

2).數(shù)據(jù)備份和恢復：

a備份權限：系統(tǒng)管理員可以對所有賬套進行數(shù)據(jù)備份和恢復的工作

賬套主管只能對自己管轄的賬套進行數(shù)據(jù)備份和恢復的工作

b備份界面：系統(tǒng)管理員—“賬套”—“引入”或“輸出”

賬套主管—“年度帳”—“引入”或“輸出”

c備份的內容：系統(tǒng)管理員備份或恢復的是整個賬套的數(shù)據(jù)

賬套主管備份或恢復的是某個年度的年度帳數(shù)據(jù)

d備份的索引文件不同：系統(tǒng)管理員備份—UFERPACT.LST

賬套主管備份—UFERPYER.LS

二、數(shù)據(jù)備份

方法一：

1.通過用友軟件本身的賬套輸出功能：首先進入系統(tǒng)管理

2.以系統(tǒng)管理員身份登錄

3.在“賬套”菜單下選擇輸出

4.軟件自動進行壓縮，最后選擇備份目標

注：以系統(tǒng)管理員身份登錄是備份所選賬套所有年度數(shù)據(jù)

方法二：

1、首先進入系統(tǒng)管理

2、以會計主管身份登錄，請選擇相應的賬套和年度

3、在“年度賬”菜單下選擇輸出

4、軟件自動進行壓縮，最后選擇備份目標

注：以會計主管身份登錄是備份登錄賬套和登錄年度的數(shù)據(jù)

方法三：(手工備份

1.需備份文件：UFSYSTEM.MDB文件和ZTxxx目錄

2.數(shù)據(jù)存放路徑：

a.WINDOWS系統(tǒng)：

盤符:WINDOWSSYSTEMUFSYSTEM

b.WINNT系統(tǒng)：

盤符:WINNTSYSTEM32UFSYSTEM

注：備份時只需用鼠標選中文件或目錄，點復制，到新目錄后點粘貼即可。

三、數(shù)據(jù)恢復

方法一：(利用軟件自帶功能恢復備份數(shù)據(jù))

1、進入系統(tǒng)管理

2、以系統(tǒng)管理員身份或會計主管身份注冊系統(tǒng)管理

3、在“賬套”或“年度賬”菜單下利用引入功能將原來的數(shù)據(jù)備份恢復

注：是用“賬套”菜單下引入還是用“年度賬”菜單下引入取決于備份時的選擇

方法二：(針對備份方法三中的數(shù)據(jù)恢復)

恢復數(shù)據(jù)實際上是備份三的反操作，先選中備份數(shù)據(jù)中想恢復的數(shù)據(jù)內容，點其復制至實際數(shù)據(jù)使用的目錄。

特別注意：如果由于意外情況，需重新安裝軟件，而此時只有用方法三備份的數(shù)據(jù)，且原使用數(shù)據(jù)中系統(tǒng)管理員有口令，此時恢復數(shù)據(jù)后進入賬務會發(fā)現(xiàn)“實時錯誤19”的錯誤，主要原因是口令與新系統(tǒng)不相符，解決方法只要在重新安裝軟件完后，先進系統(tǒng)管理設置系統(tǒng)管理員口令后，重新啟動計算機，再恢復數(shù)據(jù)備份即可。

方法三：(用于意外情況沒有急時備份時的恢復)

1.在“運行”處執(zhí)行REGEDIT進入注冊表編輯器

2.找到

“HKEY_LOCAL_MACHINESOFTWAREUFSOFT8.0ADMINBACKREGS”中用友軟件自動備份的文件名UF*.TMP

3.利用C:UFSFOT80APP目錄下的JMP執(zhí)行程序進行解壓，形成UFDATA.MDB文件

4.將解壓后的數(shù)據(jù)庫復制到實際數(shù)據(jù)路徑即可

注：由于軟件不是實時備份，所以用此方法恢復數(shù)據(jù)有可能比當前實際做的憑證或單據(jù)要少

四、總賬工具

用友軟件最多可以建立999套完全獨立的賬套，利用總賬工具功能可以將某個賬套中已經設置好的基本信息復制到其他賬套中去。如：部門信息、個人信息、客戶、供應商等

操作指南：(U8軟件)

1.點擊“系統(tǒng)服務”—“總賬工具”

2.點擊“SQLSEVER”—“參照”—錄入賬套號(此處為已經設置好基本信息的賬套)—“確定”

3.點擊目的數(shù)據(jù)的注冊按鈕—選擇賬套(需要復制其他賬套基本信息的賬套)—“確定”

4.雙擊需要復制的信息，系統(tǒng)提示“復制成功!”即可

操作指南：(8.X軟件)

1.點擊“系統(tǒng)服務”—“總賬工具”

2.點擊“數(shù)據(jù)源”處的“參照“—選擇數(shù)據(jù)源所在數(shù)據(jù)庫文

3.將文件類型改為“*.mdb”

4.找到數(shù)據(jù)源所在賬套的路徑

a.WINDOWS系統(tǒng)：盤符:WINDOWSSYSTEMUFSYSTEM賬套號年度ufdata.mdb

b.WINNT系統(tǒng)：盤符:WINNTSYSTEM32UFSYSTEM賬套號年度ufdata.mdb

5.點擊“打開”—點擊“目的數(shù)據(jù)”注冊圖標，選擇需要復制入信息的賬套

6.雙擊需要復制的信息，系統(tǒng)提示“復制成功!”即可

注：1.存在分類的信息必須先復制分類，再復制檔

2.需要復制信息賬套的編碼方案必須與源賬套(已經設置好基本信息的賬套)的一致

3.某賬套若需要復制其他賬套已經設置好的會計科目，在建立該賬套的向導中必須將“按行業(yè)性質預置科目”左邊的“對鉤”單擊去掉

五、客戶和供應商款項受控于總帳與受控于應收應付的區(qū)別

1)期初余額錄入的差別：

總帳核算—直接在總帳模塊的期初余額錄入界面雙擊錄入明細數(shù)據(jù)

應收應付核算—在總帳模塊的期初余額錄入界面錄入科目總數(shù)，在應收應付模塊按照不同客戶通過其他應收單錄入明細數(shù)據(jù)。

2)應收、應付款的增加：

總帳核算—若與采購或銷售模塊連用，在應收、應付模塊通過發(fā)票制單生成憑證傳入總帳;若沒有與采購或銷售模塊連用，直接在總帳模塊填制相關的憑證。

應收、應付核算—若與采購或銷售模塊連用，在應收、應付模塊通過發(fā)票制單生成憑證傳入總帳;若沒有與采購或銷售模塊連用，直接在應收、應付模塊錄入發(fā)票，然后通過發(fā)票制單功能生成憑證傳入總帳。

3)應收、應付款的減少：

總帳核算—在總帳模塊直接填制相關的憑證

應收、應付核算—A.在應收、應付模塊錄入收款單或付款單

B.進行核銷

C.通過核銷制單生成憑證傳入總帳

4)功能的區(qū)別：

總帳核算—只有一些輔助帳表，帳齡分析，往來兩清等基本功能。

應收、應付核算—不僅包括以上功能還多了一些代付、預收、自動計提壞帳、紅票對沖、應收沖應付等功能。

5)查詢界面的區(qū)別：

總帳核算—總帳主界面，輔助的下拉菜單進行查詢

應收、應付—在應收、應付主界面的統(tǒng)計分析中進行查詢

6)帳齡分析的區(qū)別：

控制在應收、應付核算所得到的帳齡分析較總帳核算而言相對精確。

六、期末轉帳

期末轉帳最常見的是關于損益的結轉，分為表結法和帳結法，表結法是年底將5字打頭的損益類科目結轉到本年利潤科目中去;帳結法是每個月的月末都將損益類科目的所有發(fā)生額結轉至本年利潤科目。

大部分企業(yè)都可以利用軟件的期間損益結轉功能進行設置，但是如果本年利潤科目做了輔助核算或者事業(yè)單位沒有損益類科目而是每年將收入科目和支出科目轉入結余就必須在每一個次末級科目下設置一個名為轉出的末級科目。通過該轉出科目將其余收入、支出科目的發(fā)生額通過相反方向轉入本年利潤或結余。在結轉到下一會計年度之后，在期初余額錄入界面通過清零功能清除明細的余額。

七、總賬發(fā)生錯誤的可能原因：

1).憑證不能修改號碼(通過手工編號來進行，同時避免整理憑證帶來問題)

2).錄入憑證要求不能有XX科目(在憑證類別中加入了限制)

3).出納管理中沒有科目(在科目設置中設置現(xiàn)金銀行科目)

4).做銀行存款科目不提示支票登記薄功能(在設置選項中沒有選擇啟用支票登記薄功能或沒有在結算方式中票據(jù)管理未選擇。)

5).設置了操作員明細權限，但操作員仍可看其它科目的帳(沒有在選項帳薄中選擇明細帳查詢控制到科目。

6).銀行對帳單錄入與實際對帳單上方向相反，感到不方便(在銀行對帳期初中將銀行對帳單余額方向由借方改為貸方)

7).科目已使用，修改科目輔助核算造成對帳不平(正確的修改輔助核算方法，科目一旦啟用盡量不要修改輔助核算類型)

8).月末結帳時報有憑證沒有記帳，但未記帳憑證為做廢憑證(做廢憑證也須記帳)

9).總帳核算進行帳齡分析時發(fā)現(xiàn)只分析了借方，明明這筆帳已經收回了(應收帳齡只分析借方，如不進行往來清理，就會出現(xiàn)這種已付款但帳齡分析時還將這筆帳算在內，同時提醒用戶必須進行往來清理，否則在年終結轉如選擇按明細結轉會將沒有兩清的明細全部轉到下一年)

10).結轉到下一年后，在銀行對帳中發(fā)現(xiàn)所有的對平的及未達的全轉到新年度帳中了(必須在