精品文檔-下載后可編輯中小企業(yè)計算機辦公自動化淺議【摘要】隨著計算機技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展，全球經(jīng)濟給企業(yè)帶來的挑戰(zhàn)和競爭也逐漸升級，對企業(yè)而言，對信息的掌握程度、信息獲取的及時性、信息能否充分利用及對信息的敏感程度等已經(jīng)成為衡量企業(yè)市場競爭力的一個重要因素。中小企業(yè)為了適應(yīng)信息革命的要求，力求在市場競爭中發(fā)展取勝，已經(jīng)不可避免地需要脫離傳統(tǒng)辦公模式接受現(xiàn)代辦公自動化的系統(tǒng)模式。那么，對于不占據(jù)資源優(yōu)勢的中小企業(yè)，如何建設(shè)一套完善的辦公自動化系統(tǒng)？本文將從辦公自動化的發(fā)展、作用、要求和管理四個方面分析和探討，以期為中小企業(yè)辦公自動化提供可行性建議。

【關(guān)鍵詞】中小企業(yè)辦公自動化知識管理

1辦公自動化及其發(fā)展

1.1辦公自動化。辦公自動化是應(yīng)用計算機技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)和行為科學(xué)等先進的科學(xué)技術(shù)，不斷使人們的部分業(yè)務(wù)借助各種辦公設(shè)備，并由這些辦公設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標的人機信息系統(tǒng)。即通過局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)，采用各種媒體形式，管理和傳輸信息，改變傳統(tǒng)辦公的面貌，實現(xiàn)無紙化辦公，從而最大限度地提高辦公效率和改進辦公質(zhì)量及辦公環(huán)境和條件，實現(xiàn)辦公活動的自動化與科學(xué)化。

1.2我國辦公自動化的發(fā)展現(xiàn)狀。我國辦公自動化自70年代開始發(fā)展，到90年代末期大致經(jīng)歷了六個發(fā)展階段：①硬件配置階段。70年代末，企業(yè)辦公過程中普遍使用的辦公設(shè)備如傳真機、打字機、復(fù)印機等，標志辦公自動化系統(tǒng)開始興起。②數(shù)據(jù)處理自動化。80年代中期開始，MIS（管理信息系統(tǒng)）的發(fā)展標志OA進入數(shù)據(jù)處理自動化的第2代OA階段。③C/S架構(gòu)下工作流程自動化階段。伴隨著企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)的興起，第3代OA開始關(guān)注并實施企業(yè)不同部門間工作流程的自動化。④B/S無障礙工作流程自動化階段。90年代中期開始，隨著Internet技術(shù)的興起，第4代OA實現(xiàn)了移動辦公，企業(yè)資源不再受到通訊技術(shù)的限制。⑤協(xié)同工作型辦公自動化。90年代末期開始，旨在實現(xiàn)項目團隊協(xié)同、部門之間協(xié)同、業(yè)務(wù)流程協(xié)同與辦公流程協(xié)同、跨越時空協(xié)同的第5代OA興起，其核心即為KM（知識管理）。⑥協(xié)同發(fā)展型辦公自動化。是一種領(lǐng)先的企業(yè)管理思想，在實現(xiàn)方式上仍以工作流自動化Workfiow及KM為核心。

2辦公自動化在中小企業(yè)發(fā)展中的作用

2.1在專業(yè)化效率日漸提高的今天，在辦公自動化軟件平臺上，企業(yè)除了實現(xiàn)協(xié)作靈活性、時效性和管理效率的提高，同時也增添了企業(yè)工作流程的規(guī)范性，使企業(yè)最大限度降低人員離職時所帶來的人事成本，實現(xiàn)了企業(yè)在辦公自動化平臺上成本最小化的發(fā)展愿望。

2.2在管理思想日益成熟的今天，企業(yè)更加注重企業(yè)文化的傳播對企業(yè)形象、企業(yè)發(fā)展的刺激升級作用，企業(yè)利用OA系統(tǒng)建立的企業(yè)內(nèi)網(wǎng)（Intranet）和企業(yè)外網(wǎng)（Extranet）不僅可以完成日常管理工作，還可以在自動化平臺上設(shè)立相應(yīng)模塊對企業(yè)進行宣傳推廣。

2.3信息能否快速獲取及整合決定著企業(yè)能否在第一時間進入市場和規(guī)避風險，OA系統(tǒng)對信息的高度兼容整合和快速傳遞為企業(yè)解決信息難題提供了一個有利的方式。

3中小企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化的基礎(chǔ)

3.1思想上。①轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)和使用人員的思想意識。信息化帶來的便利是原來利用紙張的方式無法比擬的，但是有些人認為新生事物不易掌握，存在畏懼心理，也有人認為長時間手工操作已經(jīng)成為定式，沒有必要換用新設(shè)備，掌握新知識。因此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)思想的轉(zhuǎn)化至關(guān)重要，必要時應(yīng)進行一定的宣傳以及企業(yè)各部門的普及培訓(xùn)。②企業(yè)應(yīng)從本質(zhì)上認識到辦公自動化不僅是辦公過程中先進技術(shù)和設(shè)備的使用，而且起到提高管理機構(gòu)決策效能的作用，企業(yè)還需明白辦公自動化的建設(shè)依賴管理基礎(chǔ)和信息積累基礎(chǔ)，不只是技術(shù)和設(shè)備的投入。

3.2硬件上。①辦公自動化的實現(xiàn)體現(xiàn)在技術(shù)的實施上，為了更好地建設(shè)企業(yè)辦公自動化，企業(yè)應(yīng)加大對技術(shù)的投入及對技術(shù)人員的培訓(xùn)和積極引進。②資金是企業(yè)實施項目的基礎(chǔ)，企業(yè)在辦公自動化建設(shè)上應(yīng)舍得投入資金，有舍才有得。

4辦公自動化面臨的難題和解決辦法

4.1安全問題。OA在計算機網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上才得以實現(xiàn)，因而企業(yè)必然面臨著OA系統(tǒng)的安全與保密問題。

4.2技術(shù)問題。中小企業(yè)技術(shù)條件的制約，使得辦公自動化建設(shè)難以達到預(yù)期目的，因而選擇與世界發(fā)展潮流吻合的技術(shù)，實現(xiàn)標準化和開放性程度的提高，積極實現(xiàn)C/S結(jié)構(gòu)向B/S結(jié)構(gòu)的轉(zhuǎn)變是企業(yè)必行之事。

4.3管理問題。傳統(tǒng)的企業(yè)管理模式與管理理念已經(jīng)逐漸滿足不了現(xiàn)代企業(yè)的管理要求，為了實現(xiàn)企業(yè)辦公自動化的高效管理和運行，知識管理應(yīng)運而生。目前，辦公自動化已經(jīng)發(fā)展到了以知識管理為核心的體系，如何在工作流技術(shù)與工作流管理系統(tǒng)的支撐下實現(xiàn)