黨政機關(guān)公文格式

2012年4月16日中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《黨政機關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)[2012]14號），自2012年7月1日起施行。同時，從1996年5月3日中辦發(fā)布的《中國共產(chǎn)黨公文處理條例》和2000年8月24日國務(wù)院發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》停止執(zhí)行?！饵h政機關(guān)公文格式》（GB/T9704-2012）國家標準正式發(fā)布。公文格式的范疇：一是公文的組成要素，以及這些要素在頁面上的標注位置；二是承載公文的介質(zhì)，主要包括紙張的開本、規(guī)格、印刷、裝訂等要求；三是公文數(shù)據(jù)的表現(xiàn)形式，包括文字、數(shù)字、外文字符、計量單位和標點符號等的使用規(guī)范。根據(jù)公文載體的不同，分為文件格式、信函格式、電報格式、命令格式、紀要格式等，最常用的是文件格式、信函格式和電報格式三種。公文格式的基本要求：1.紙張大小：A4型紙：210mm×297mm。2.版面：公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm，公文用紙訂口（左白邊）為28mm，版心尺寸為156×225mm。3.字體：如無特殊說明，公文各要素一般用3號仿宋體字。特定情況可作適當調(diào)整。4.行數(shù)和字數(shù)：一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定情況可作適當調(diào)整。5.公文應當雙面印刷。6.公文應當左側(cè)裝訂。一件完整的公文由三部分組成：版頭：份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人。主體：標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件。版記：抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼。1.份號

涉密的公文需要標注份數(shù)序號。公文的份數(shù)序號也就是每份公文的編號，根據(jù)印制份數(shù)，編流水號。公文份數(shù)序號是為了掌握公文的發(fā)放方向，便于公文的保密管理，便于掌握公文的去向。

一、版頭涉密公文一定要標注份號，如果發(fā)文機關(guān)認為有必要，也可對不涉密公文標注份號。如需標識份號，一般用6位阿拉伯數(shù)字頂格編排在版心左上角第1行。份號用黑色標注。在份號標注上存在的主要問題：一是涉密文件不標注份號；二是份號的數(shù)字不按規(guī)定標注，隨意性大；三是份號標注位置不規(guī)范，不是頂格編排在版心左上角第1行。2.秘級和保密期限涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限，國家秘密分為秘密、機密和絕密三種。如需標注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角份號之下；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字。在密級和保密期限標注上存在的問題有：一是在確定密級和保密期限上出現(xiàn)過緊或過松兩種傾向。二是密級標注不規(guī)范不統(tǒng)一。3.緊急程度緊急公文應當根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“加急”。電報格式的公文緊急程度分為四級，從急到緩依次為：特提、特急、加急、平急。如需標注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。

4.發(fā)文機關(guān)標志發(fā)文機關(guān)標志是公文版頭部分的核心，用套紅大字居中印在公文首頁上半部，字體要莊重、規(guī)范、美觀、大小適度（一般應小于上級機關(guān)的字體大?。Ｖ饕袃煞N形式：一是發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”二字；二是發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。字號以醒目美觀為原則，字體大小一般不超過上級機關(guān)。發(fā)文機關(guān)標志上邊緣至版心上邊緣為35mm。發(fā)文機關(guān)標志推薦使用小標宋字體，顏色用紅色。聯(lián)合行文機關(guān)過多時，必須保證公文首頁顯示正文。聯(lián)合行文時可并用聯(lián)合發(fā)文機關(guān)名稱，一般主辦機關(guān)名稱排列在前；也可單獨用主辦機關(guān)名稱。聯(lián)合上報公文一般不單獨使用主辦機關(guān)名稱。因為聯(lián)合上行文需要將所有聯(lián)署機關(guān)簽發(fā)人的姓名都標出，如果發(fā)文機關(guān)名稱只用主辦機關(guān)，這樣與簽發(fā)人的標注就不相匹配。發(fā)文機關(guān)標志存在的主要問題有：一是發(fā)文機關(guān)標志不規(guī)范，有的發(fā)文機關(guān)字體、字號大小不規(guī)則。二是有的發(fā)文機關(guān)標志與發(fā)文機關(guān)署名或印章不一致。三是“文件”二字不是標在發(fā)文機關(guān)右側(cè)，而是在發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范性簡稱正下方居中標“文件”或“上報文件”四是有的基層單位的發(fā)文機關(guān)標識字號大于上級機關(guān)的字號。5.發(fā)文字號發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和發(fā)文順序號三個要素組成。機關(guān)代字要求準確、規(guī)范、精煉、無歧義、易識別，并固定使用，避免與上級機關(guān)、同級機關(guān)的機關(guān)代字雷同。聯(lián)合行文時只標注主辦機關(guān)的發(fā)文字號。同一地區(qū)，避免不同機關(guān)的發(fā)文字號的機關(guān)代字重復。

發(fā)文字號編排在發(fā)文機關(guān)標志下空2行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字；年份用全稱4位，用六角括號〔〕括入；發(fā)文順序號不編虛位，不加第字。上行文發(fā)文字號標識在發(fā)文機關(guān)之下居左空1字。6.簽發(fā)人上報的公文需標識簽發(fā)人姓名。這時發(fā)文字號標識在發(fā)文機關(guān)之下居左空1字，簽發(fā)人姓名平行居右空1字。簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字標注。聯(lián)合行文時有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按發(fā)文機關(guān)的順序排列從左到右、自上而下依次均勻順排，一般每行排2個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊，最后一個簽發(fā)人姓名應與發(fā)文字號處在同一行并使紅色分隔絲與之的距離為4mm。簽發(fā)人標注中存在的問題：一是簽發(fā)人不是機關(guān)的主要負責人；二是多個機關(guān)聯(lián)合上行文，只標注主辦機關(guān)負責人，而未標注其他機關(guān)負責人；三是簽發(fā)人標注的位置不規(guī)范；四是簽發(fā)人姓名未用楷體。二、公文主體

1.公文標題

標題由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成，應當準確、扼要概括公文的主要內(nèi)容。4個以上（含4個）機關(guān)聯(lián)合行文時，標題中發(fā)文機關(guān)名稱可簡略。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。標題一般用2號小標宋字體，編排于紅色分隔線下空2行的位置，分一行或多行居中排布；回行時要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應使用梯形或菱形，不應使用上下長度一樣的長方形或上下長、中間短的沙漏形。標題的擬制和標注上存在的問題有：一是冗長啰嗦，對事由概述不簡潔、準確、完整?；驑祟}與正文不符，標題不能涵蓋公文的內(nèi)容。二是標題排列形式不夠美觀，如“金字塔形”或“沙漏形”等。有的在回行時詞意不完整。三是標題中亂用標點符號。四是標題中介詞使用不規(guī)范，介詞連用或重復使用介詞等。五是標題中文種使用錯誤。2.主送機關(guān)是公文的主要受理機關(guān)。主送機關(guān)應當使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。其中，使用簡稱要規(guī)范、準確，機關(guān)的規(guī)范化簡稱和統(tǒng)稱應由上級機關(guān)明確，不得隨意編造機關(guān)簡稱。使用統(tǒng)稱，包括的地區(qū)、部門、單位要齊全，稱謂要準確。

主送機關(guān)標注上存在的問題有：一是多頭請示。二是隨意編造主送機關(guān)的簡稱。三是標注位置不正確。四是有的機關(guān)向下級機關(guān)普發(fā)公文時，每次的主送欄排序都不一樣。五是主送機關(guān)標點符號使用不規(guī)范。同級同類之間用頓號、同級不同類用逗號，主送機關(guān)結(jié)束后用冒號。3.正文是公文的主體和核心所在，用來表述公文的內(nèi)容，公文首頁須顯示正文。一般公文的首個蓋章頁應當同時顯示正文、發(fā)文機關(guān)署名和印章。4.附件說明附件說明是公文附件的順序號和名稱。公文正文中的一些內(nèi)容，如圖表、名單、規(guī)定等，如穿插在公文正文中，往往隔斷公文前后的聯(lián)系而造成閱讀上的不便，需將其從公文正文中抽出來作為公文的附件單獨表述，即附件。公文附件是正文內(nèi)容的組成部分，與正文具有同等效力。在正文下空1行左空2字位置編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有順序號，使用阿拉伯數(shù)字標注，附件名稱后不加標點符號。附件說明標注中存在的問題：一是公文中帶有附件的卻漏標附件說明；二是附件說明標注不規(guī)范，有的公文在正文中寫明報送、上報、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)等字樣，在附件說明處不必再標注“附件”字樣的，卻標注。有的公文在附件說明處標注“附件3份”或“附件隨后”等；三是附件說明編排位置不規(guī)范；四是附件順序號用漢字一、二、三來標注；五是附件名稱后用標點符號等。5.發(fā)文機關(guān)署名發(fā)文機關(guān)署名應當用發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。特殊情況如議案、命令（令）等文種需要由機關(guān)負責人署名的，應當寫明職務(wù)。單一機關(guān)行文時，發(fā)文機關(guān)署名在成文日期之上、以成文日期為準居中編排。聯(lián)合行文時，應將各發(fā)文機關(guān)署名按發(fā)文機關(guān)順序排列在相應位置，并使印章加蓋其上。

不加蓋印章的公文，單一機關(guān)行文時，在正文（或附件說明）下空1行右空2字編排發(fā)文機關(guān)署名，在發(fā)文機關(guān)署名下1行編排成文日期，成文日期首字比發(fā)文機關(guān)署名首字右移2字，如長于發(fā)文機關(guān)署名，應使其右空2字編排，并相應增加發(fā)文機關(guān)署名右空字數(shù)。6.成文日期是公文的生效時間，是黨政機關(guān)公文生效的重要標志。成文日期確定的原則和標注位置有2種：一是會議通過的決議、決定等以會議正式通過的日期為準，成文日期編排在公文標題之下，寫全年、月、日，用（）括起來。二是經(jīng)機關(guān)負責人簽發(fā)的公文，以簽發(fā)日期為準（聯(lián)合行文以最后簽發(fā)的機關(guān)負責人簽發(fā)的日期為準）。

成文日期在公文正文或附件說明的右下方右空4字編排，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位。不加蓋印章的公文，在發(fā)文機關(guān)署名下1行編排成文日期，首字比發(fā)文機關(guān)署名右移2字。7.印章（公文生效標識）印章是公文生效的標志，是鑒定公文真?zhèn)巫钪匾囊罁?jù)之一。上行文，一定要加蓋印章。有特定發(fā)文機關(guān)標志的普發(fā)性公文可以不加蓋印章。紀要不加蓋印章。

單一機關(guān)行文時，印章端正、居中下壓成文日期，使發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應上距正文一行之內(nèi)。不得出現(xiàn)空白印章。聯(lián)合上行文，發(fā)文機關(guān)只署名主辦機關(guān)時，可以只加蓋主辦機關(guān)印章。聯(lián)合下行文時，所有聯(lián)署機關(guān)均須加蓋印章。聯(lián)合行文時，應將各發(fā)文機關(guān)署名按發(fā)文機關(guān)順序整齊排列在相應位置，并使印章加蓋其上，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交相切，每排印章兩端不得超出版心，每排最多放三個印章。印章使用中存在的問題有：一是用印位置比較隨意，不居中、不端正、不規(guī)范。二是2個或2個以上機關(guān)用印時，印章相交或相切。三是多個機關(guān)聯(lián)合向下行文時，只使用主辦機關(guān)的印章。四是使用的印章與發(fā)文機關(guān)標志不符。8.附注附注一般是對公文的發(fā)放范圍、使用時需注意的事項加以說明。請示件應當在附注的位置上標注聯(lián)系人和聯(lián)系方式。公文如有附注居左空2字加圓括號編排在成文日期下1行。在附注標注中存在的問題有：一是標注位置不規(guī)范，將附注標注在版記上一行；二是附注的內(nèi)容沒有用圓括號括起來；三是幾個機關(guān)聯(lián)合上行的請示件，附注處只需標注主辦機關(guān)聯(lián)系人，不需要將所有機關(guān)的聯(lián)系人都標上。版記應置于公文最后一面（封四），版記的最后一個要素置于最后一行。這樣是為了方便閱文和查詢。版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線，中間的分隔線用細線。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。三、版記1.抄送機關(guān)是指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)，可以是上級、平級、下級及不相隸屬機關(guān)。公文的抄送范圍應當嚴格按照工作需要確定，不能濫抄也不能錯抄和漏抄。在排列順序上一般按機關(guān)性質(zhì)和隸屬關(guān)系確定，依照先上級、再平級、后下級的次序。

如有抄送機關(guān)，一般用4號仿宋體字，編排在印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期之上一行，左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C關(guān)名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關(guān)名稱后標句號。如需把主送機關(guān)移至版記，除將抄送二字改為主送外，編排方法同抄送機關(guān)。既有抄送機關(guān)又有主送機關(guān)時，應當將主送機關(guān)置于抄送機關(guān)上一行，之間不加分隔線。2.印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期印發(fā)機關(guān)是指公文的印制主管部門，一般是各黨政機關(guān)辦公廳（室）或文秘部門。發(fā)文機關(guān)沒有專門的辦公廳（室）的，發(fā)文機關(guān)就是印發(fā)機關(guān)。印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即不編01），后加“印發(fā)”二字。版記中如有其他要素，應當將其與印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期用一條細分隔線隔開。3.頁碼一般用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續(xù)編排。第二種類型：信函格式公文的信函格式是被廣泛采用的一種公文特殊格式。主要用于發(fā)布、傳達要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項，報送方案，商洽、詢問、答復或者說明某件具體事項。信函格式相對簡單，易操作，在各級行政機關(guān)的公文中廣泛應用，常用于通知、批復、函等文種的公文中。1.發(fā)文機關(guān)標志發(fā)文機關(guān)標志使用發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱，其上邊緣至上頁邊為30mm，推薦用紅色小標宋字體，字號大小由發(fā)文機關(guān)酌定，以版心為準居中排布。聯(lián)合行文時，使用主辦機關(guān)標志。

2.紅色分隔線

發(fā)文機關(guān)標志下4mm處為一條紅色雙線（上粗下細），距下頁邊20mm處為一條紅色雙線（上細下粗），線長均為170mm，均以版心為準居中。3.份號、密級和保密期限、緊急程度

如需標識份號，頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下；如需同時標注密級和保密期限、緊急程度，密級和保密期限頂格編排在份號下1行，緊急程度頂格編排在密級和保密期限下1行。4.發(fā)文字號發(fā)文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下。發(fā)文字號與紅色雙線的距離為3號漢字高度的7/8。5.標題標題居中編排，與其上最后一個要素相距2行。6.頁碼信函格式公文首頁不顯示頁碼，由第2頁開始標注。只有2頁的信函式公文，第2頁可以不顯示頁碼。7.版記信函格式公文的版記中不加印發(fā)機關(guān)、印發(fā)日期及分隔線。第三種類型：命令（令）格式命令格式的公文，適用范圍有特殊的限制。一般用于公布行政法規(guī)和政府規(guī)章。第四種類型:紀要格式

紀要適用于記載會議主要情況和議定事項。各級黨政機關(guān)辦公會和專題會討論議定的事項都是本機關(guān)的決策事項，要以紀要的形式印發(fā)公文，作為指導開展工作的依據(jù)。1.紀要標志紀要標志由“XXXXX