文件信息管理辦法文件信息管理辦法第一章總則第一條為了規(guī)范企業(yè)文件管理，保障信息安全，提高企業(yè)決策效率，根據(jù)《中華人民共和國文件法》等有關(guān)法規(guī)和制度規(guī)定，制定本辦法。第二條本辦法適用于企業(yè)內(nèi)所有文件的管理。第三條文件是指企業(yè)內(nèi)產(chǎn)生、收到、外發(fā)、移交和使用的各種載體上的書面材料、電子資料和圖像等載體。第四條文件信息是指文件內(nèi)所含的有關(guān)內(nèi)容、時效、形式、格式和安全級別等要素的有關(guān)資料。第五條企業(yè)內(nèi)部文件的管理應(yīng)當做到組織有序、科學規(guī)范、有效利用和及時歸檔。第六條文件信息管理應(yīng)當遵循嚴格保密原則，保護信息安全，嚴禁泄密行為。第七條文件信息管理應(yīng)當做到便于查詢和取閱，防止文件遺失或毀損。第八條文件信息管理應(yīng)當受到主管部門和外部審計機構(gòu)的監(jiān)督和檢查。第二章文件存檔管理第九條文件存檔有實體存檔和電子存檔兩種方式。第十條實體存檔應(yīng)當遵循以下原則：（一）設(shè)立文件保管室，并配備專人負責文件管理。（二）文件應(yīng)當按照分類、目錄、案卷號的方式進行編制，并設(shè)定文件保管期限。（三）文件存放應(yīng)當按照保密要求和文件的重要性進行分級存放。（四）文件應(yīng)當按照存檔期限和存檔種類進行分類歸檔。（五）實體存檔應(yīng)當做到統(tǒng)一標識、規(guī)范分類，便于管理和檢索。第十一條電子存檔應(yīng)當遵循以下原則：（一）設(shè)立電子檔案館，并配備專人負責電子文件管理。（二）建立數(shù)字電子文件檔案系統(tǒng)，保證電子文件的安全性和完整性。（三）文件應(yīng)當按照分類、目錄、案卷號的方式進行編制，并設(shè)定電子文件的保管期限。（四）文件應(yīng)當按照存檔期限和存檔種類進行分類歸檔。（五）文件的電子存儲設(shè)備應(yīng)當保持性能穩(wěn)定，并注重文件的備份與恢復。第三章文件信息利用管理第十二條企業(yè)應(yīng)當合理運用文件信息，促進決策效率。第十三條企業(yè)應(yīng)當制定文件利用規(guī)范，明確文件的利用范圍、方式和程序等。第十四條文件信息利用應(yīng)當遵循以下原則：（一）確定文件信息利用的目的和范圍，說明文件信息利用所涉及的事項和相關(guān)人員。（二）文件信息應(yīng)當進行篩選和加工，保證其準確性和完整性。（三）文件信息利用應(yīng)當遵循保密原則，嚴禁泄密行為。（四）文件信息利用過程中應(yīng)當留有正確的反饋意見，以便用于調(diào)整決策。第四章文件清理管理第十五條文件清理包括實體清理和電子清理兩種方式。第十六條實體清理應(yīng)當遵循以下原則：（一）按照保管期限和保密要求，確定清理計劃和形式。（二）清理文件應(yīng)當由負責人或授權(quán)人員實施，并留有清理記錄。（三）清理文件應(yīng)當堅持公開、公正、公平的原則。（四）對于重要文件和歷史文獻應(yīng)當做好保管和維護工作。第十七條電子清理應(yīng)當遵循以下原則：（一）按照保管期限和保密要求，制定清理計劃和方式。（二）對于電子文件的清理應(yīng)當先備份，并留有清理記錄。（三）清理電子文件應(yīng)當堅持公開、公正、公平的原則。第五章文件信息保密管理第十八條文件信息保密應(yīng)當遵循以下原則：（一）制定文件信息保密制度、管理規(guī)范、技術(shù)措施和應(yīng)急預(yù)案等。（二）對于非密和機密文件應(yīng)當制定明確的分級管理辦法。（三）對于涉密文件應(yīng)當實行特定保密措施，并由專人負責管理。（四）對于數(shù)碼文件應(yīng)當按照安全級別進行分類存儲，并進行加密措施。（五）對于信息泄密事件應(yīng)當做好應(yīng)急預(yù)案，及時采取措施，防止損失擴大。第六章違規(guī)行為處罰第十九條對于違反文件信息管理辦法的行為，應(yīng)當按照《中華人民共和國文件法》及有關(guān)行政法規(guī)予以處理。第二十條對涉嫌違法犯罪的行為，應(yīng)當依法追究刑事責任。第七章附件及法律名詞注釋1、所涉及附件如下：（一）文件檔案目錄表（二）文件信息利用申請表（三）電子文件備份記錄表（四）保密文件清理記錄表2、如下所涉及的法律名詞及注釋：（一）《中華人民共和國文件法》：1989年1月1日施行，規(guī)定了文件的分類、生成、傳送、保管、利用和銷毀等方面的規(guī)則和有關(guān)主管部門的職責。（二）保密原則：指在保護國家對某些事項的秘密性的時候，所采用的信息管理和安全制度。（三）信息安全：指對被管理信息的保密性、完整性和可用性進行控制，保障信息不因受到網(wǎng)絡(luò)攻擊，病毒入侵，泄露等危害而發(fā)生損失。3、如下在實際執(zhí)行過程中可能遇到的困難及解決辦法：（一）實體存儲空間不足。解決辦法：對于非重要和不具有歷史價值的文件應(yīng)當進行定期清理。（二）電子設(shè)備故障導致數(shù)據(jù)丟失。解決辦法：