OverviewoftheManagementSystemoftheProcurementDepartment2023/8/4REPORT-luke采購(gòu)部管理制度概述Contents制定采購(gòu)政策01審核供應(yīng)商資質(zhì)02管理采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)03監(jiān)督采購(gòu)流程04審核采購(gòu)合同0501制定采購(gòu)政策Developprocurementpolicies1.目標(biāo)根據(jù)公司戰(zhàn)略目標(biāo)，采購(gòu)部應(yīng)根據(jù)合理的成本控制、供應(yīng)鏈優(yōu)化及采購(gòu)效能提升等方面的目標(biāo)，為公司以及其他部門提供高質(zhì)量的采購(gòu)服務(wù)。2.原則采購(gòu)部應(yīng)秉持公平競(jìng)爭(zhēng)、誠(chéng)信合規(guī)、公正透明的原則，確保采購(gòu)活動(dòng)的公平性和規(guī)范性；同時(shí)，采購(gòu)部應(yīng)注重風(fēng)險(xiǎn)管理、成本控制和質(zhì)量保障等原則，以最大程度地滿足公司的需求。3.流程為達(dá)成上述目標(biāo)和發(fā)揮上述原則的作用，采購(gòu)部應(yīng)建立完善的采購(gòu)流程，包括需求確認(rèn)、供應(yīng)商選擇、報(bào)價(jià)評(píng)估、合同簽訂、交付跟蹤等環(huán)節(jié)。該流程應(yīng)確保內(nèi)部溝通與協(xié)作的有效性，同時(shí)與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期合作關(guān)系，以提高采購(gòu)的效率和價(jià)值。目標(biāo)與原則權(quán)限與責(zé)任責(zé)任分工采購(gòu)權(quán)限工作效率專業(yè)性合規(guī)性采購(gòu)流程采購(gòu)流程與程序1.采購(gòu)需求評(píng)估根據(jù)各部門的需求，對(duì)采購(gòu)需求進(jìn)行評(píng)估，確定是否需要進(jìn)行采購(gòu)，并對(duì)采購(gòu)品類、數(shù)量和質(zhì)量要求進(jìn)行細(xì)化和確認(rèn)。2.供應(yīng)商選擇與評(píng)價(jià)根據(jù)需求評(píng)估的結(jié)果，進(jìn)行供應(yīng)商的篩選，并對(duì)篩選出的供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，包括供應(yīng)商的信譽(yù)度、價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力、交貨能力、售后服務(wù)等方面。3.采購(gòu)合同簽訂與供應(yīng)商達(dá)成一致后，進(jìn)行正式合同簽訂，并明確采購(gòu)項(xiàng)目的具體要求、期限、支付方式和違約責(zé)任等條款，確保采購(gòu)活動(dòng)的合法性和可執(zhí)行性。供應(yīng)商調(diào)查：對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查，包括其公司背景、經(jīng)營(yíng)狀況、生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系等方面的信息收集和分析。具體工作內(nèi)容包括但不限于：收集供應(yīng)商的法定資質(zhì)文件，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等；調(diào)查供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)范圍、經(jīng)營(yíng)年限、公司規(guī)模等基本信息；了解供應(yīng)商的生產(chǎn)設(shè)備、生產(chǎn)工藝、產(chǎn)品技術(shù)等細(xì)節(jié)，并進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)考察；評(píng)估供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系、環(huán)境管理體系、職業(yè)健康安全管理體系等；分析供應(yīng)商的供應(yīng)能力、交貨期、價(jià)格水平等。供應(yīng)商評(píng)估與選擇02審核供應(yīng)商資質(zhì)Reviewsupplierqualifications審核要求及標(biāo)準(zhǔn)對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)評(píng)估和審核，并確保其具備合法資質(zhì)和能力滿足公司的采購(gòu)要求；審核供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系、供應(yīng)能力、交付能力、技術(shù)實(shí)力等，并對(duì)其進(jìn)行評(píng)級(jí)和分類管理；對(duì)各部門提出的采購(gòu)需求進(jìn)行審核，確保采購(gòu)需求合理、真實(shí)，并符合公司的戰(zhàn)略和經(jīng)營(yíng)目標(biāo)；審核采購(gòu)需求的緊急程度、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)方式等，以確保合理的采購(gòu)決策；對(duì)現(xiàn)有供應(yīng)商進(jìn)行定期或不定期的績(jī)效評(píng)估，評(píng)估其在交付質(zhì)量、價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力、合作配合等方面的表現(xiàn)；形成供應(yīng)商績(jī)效報(bào)告，并根據(jù)績(jī)效結(jié)果，采取相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施；對(duì)采購(gòu)文件進(jìn)行審核，包括招標(biāo)文件、詢價(jià)文件、競(jìng)爭(zhēng)性談判文件等，確保其合規(guī)性和完整性；審核文件中的內(nèi)容包括采購(gòu)需求、供應(yīng)商資質(zhì)要求、合同條款、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)等；供應(yīng)商資質(zhì)審核采購(gòu)需求審核供應(yīng)商績(jī)效審核采購(gòu)文件審核資質(zhì)申請(qǐng)流程一、申請(qǐng)資格準(zhǔn)則：明確各類供應(yīng)商資質(zhì)申請(qǐng)的具體要求，包括注冊(cè)資本、經(jīng)驗(yàn)和業(yè)績(jī)等方面的條件。二、

資質(zhì)申請(qǐng)材料：詳細(xì)列舉所需的各類申請(qǐng)材料清單，例如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等。資質(zhì)申請(qǐng)流程的階段性步驟一、

材料準(zhǔn)備與審核：申請(qǐng)人按要求準(zhǔn)備資質(zhì)申請(qǐng)材料，提交給采購(gòu)部，并由采購(gòu)部進(jìn)行審核。二、

資質(zhì)評(píng)審：采購(gòu)部根據(jù)申請(qǐng)人提交的資質(zhì)申請(qǐng)材料進(jìn)行評(píng)審，評(píng)估其符合公司要求的能力和條件。三、

決策與通知：采購(gòu)部組織決策委員會(huì)對(duì)評(píng)審結(jié)果進(jìn)行討論和決策，并將決策結(jié)果書面通知申請(qǐng)人。四、

合同簽訂：經(jīng)過評(píng)審合格的供應(yīng)商將與公司簽訂正式合同。為了確保供應(yīng)商的實(shí)力和可靠性，采購(gòu)部門需要建立一套科學(xué)合理的評(píng)估指標(biāo)。這些指標(biāo)應(yīng)根據(jù)公司的需求和業(yè)務(wù)特點(diǎn)來制定，以全面衡量供應(yīng)商的綜合表現(xiàn)。首先，交貨準(zhǔn)時(shí)率是評(píng)估供應(yīng)商交貨能力的重要指標(biāo)之一。通過衡量供應(yīng)商按時(shí)交付貨物的能力，可以評(píng)估其供貨的穩(wěn)定性和可信度。交貨準(zhǔn)時(shí)率較高的供應(yīng)商意味著他們具備良好的生產(chǎn)和物流管理能力，能夠按照約定的時(shí)間將產(chǎn)品提供給公司，從而保證公司生產(chǎn)進(jìn)度和客戶滿意度。其次，產(chǎn)品質(zhì)量合格率也是評(píng)估供應(yīng)商實(shí)力的關(guān)鍵指標(biāo)。供應(yīng)商提供的產(chǎn)品質(zhì)量直接影響到公司產(chǎn)品的質(zhì)量和客戶滿意度。因此，采購(gòu)部門應(yīng)通過監(jiān)測(cè)供應(yīng)商提供的產(chǎn)品是否符合公司的質(zhì)量要求并進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，從而評(píng)估供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量合格率。高質(zhì)量的產(chǎn)品不僅能夠提升公司產(chǎn)品的競(jìng)爭(zhēng)力，還能夠減少因質(zhì)量問題而造成的成本和風(fēng)險(xiǎn)。此外，售后服務(wù)水平也是評(píng)估供應(yīng)商可靠性的重要指標(biāo)之一。供應(yīng)商提供的售后服務(wù)能力直接影響公司與客戶的長(zhǎng)期合作關(guān)系。通過評(píng)估供應(yīng)商的售后服務(wù)水平，可以了解他們對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量問題的處理能力以及解決問題的速度和方式。一個(gè)良好的售后服務(wù)系統(tǒng)可以幫助公司提高客戶滿意度，增強(qiáng)品牌形象，并為公司與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系奠定基礎(chǔ)。資質(zhì)評(píng)估方法結(jié)果記錄與通知1.結(jié)果記錄采購(gòu)部管理制度要求所有采購(gòu)活動(dòng)的結(jié)果都必須進(jìn)行詳細(xì)的記錄。記錄包括采購(gòu)物品的名稱、數(shù)量、供應(yīng)商信息、價(jià)格、采購(gòu)日期等關(guān)鍵信息。這些記錄將作為采購(gòu)部門的重要參考，幫助管理人員評(píng)估采購(gòu)績(jī)效，并進(jìn)行后續(xù)分析和決策。2.通知采購(gòu)部管理制度規(guī)定在采購(gòu)活動(dòng)中，所有相關(guān)方必須及時(shí)收到有關(guān)采購(gòu)結(jié)果的通知。通知包括但不限于采購(gòu)結(jié)果確認(rèn)、到貨通知、質(zhì)量檢驗(yàn)結(jié)果等。通過及時(shí)的溝通和反饋，可以確保所有相關(guān)方都了解采購(gòu)過程和結(jié)果，便于業(yè)務(wù)對(duì)接和后續(xù)工作的順利進(jìn)行。03管理采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)Manageprocurementrisks采購(gòu)部義務(wù)與職責(zé)確保采購(gòu)管理制度的制定、實(shí)施和落實(shí)；提供采購(gòu)政策、流程和標(biāo)準(zhǔn)操作程序的咨詢與指導(dǎo)；負(fù)責(zé)供應(yīng)商的篩選、評(píng)估和合同管理；保障對(duì)采購(gòu)需求的識(shí)別和準(zhǔn)確的采購(gòu)計(jì)劃制定；監(jiān)督采購(gòu)過程合規(guī)性，以確保遵守相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定；協(xié)調(diào)并加強(qiáng)供應(yīng)鏈管理與協(xié)同配合的工作；監(jiān)控供應(yīng)商績(jī)效，提供周期性的評(píng)估和報(bào)告；控制采購(gòu)成本，尋求優(yōu)化采購(gòu)效率的機(jī)會(huì)；解決采購(gòu)過程中的問題和糾紛，保護(hù)公司的合法權(quán)益。采購(gòu)需求確認(rèn)供應(yīng)商選擇與評(píng)估采購(gòu)合同簽訂采購(gòu)執(zhí)行與驗(yàn)收供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估采購(gòu)臺(tái)賬管理規(guī)范化采購(gòu)流程采購(gòu)準(zhǔn)確性采購(gòu)流程規(guī)范化風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與控制風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方法風(fēng)險(xiǎn)控制措施采購(gòu)中的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與控制危險(xiǎn)因素辨識(shí)與分析：對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目中涉及的各種潛在風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行綜合辨識(shí)與分析，確保風(fēng)險(xiǎn)全面識(shí)別。概率與影響評(píng)估：對(duì)各類風(fēng)險(xiǎn)事件的發(fā)生概率及其對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的影響程度進(jìn)行評(píng)估，為制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略提供依據(jù)。風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避策略：通過調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃、尋找替代方案或合作伙伴等方式，盡量避免風(fēng)險(xiǎn)事件的發(fā)生。風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移策略：通過購(gòu)買保險(xiǎn)、簽訂合同約定等方式，將風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移給其他方，減輕采購(gòu)部的責(zé)任和風(fēng)險(xiǎn)。建立常規(guī)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制，全面識(shí)別和評(píng)估采購(gòu)活動(dòng)中的潛在風(fēng)險(xiǎn)，包括供應(yīng)商不可靠、產(chǎn)品質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等。評(píng)估結(jié)果作為決策依據(jù)，及時(shí)采取相應(yīng)措施降低風(fēng)險(xiǎn)。強(qiáng)化供應(yīng)商審查，制定嚴(yán)格的供應(yīng)商評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察、信用核查等，以確保供應(yīng)商的可靠性和穩(wěn)定性。供應(yīng)商管理策略1.合理篩選供應(yīng)商為確保采購(gòu)部能夠與高質(zhì)量、可靠的供應(yīng)商建立穩(wěn)定有效的合作關(guān)系，需要對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行全面篩選?？梢酝ㄟ^制定供應(yīng)商資格評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)、進(jìn)行供應(yīng)商實(shí)地考察、參考供應(yīng)商歷史業(yè)績(jī)等方式，篩選出具備穩(wěn)定供應(yīng)能力、質(zhì)量可靠、價(jià)格合理以及有良好信譽(yù)的供應(yīng)商。篩選過程中應(yīng)客觀公正，遵循采購(gòu)部管理制度的相關(guān)程序。2.建立供應(yīng)商管理體系為確保供應(yīng)商能夠按照要求履行合同，供應(yīng)商管理體系的建立非常重要。可以制定供應(yīng)商評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估和分類管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在的問題并采取相應(yīng)的改進(jìn)措施。同時(shí)，采購(gòu)部還可以建立供應(yīng)商培訓(xùn)計(jì)劃，提升供應(yīng)商的質(zhì)量意識(shí)和服務(wù)水平，以進(jìn)一步改善供應(yīng)鏈的效率和穩(wěn)定性。通過以上兩個(gè)方面的措施，采購(gòu)部可以更好的執(zhí)行供應(yīng)商管理策略，優(yōu)化供應(yīng)鏈管理，并確保有利于企業(yè)的發(fā)展和利益的最大化。04監(jiān)督采購(gòu)流程Supervisetheprocurementprocess采購(gòu)申請(qǐng)1.1.采購(gòu)申請(qǐng)流程及要求《》部分的內(nèi)容包括但不限于：采購(gòu)需求確認(rèn)、申請(qǐng)流程、申請(qǐng)內(nèi)容要求。2.2.采購(gòu)需求確認(rèn)：確認(rèn)物品和服務(wù)，確保準(zhǔn)確合理采購(gòu)需求確認(rèn)：明確申請(qǐng)采購(gòu)的物品或服務(wù)的具體需求，確保申請(qǐng)的準(zhǔn)確性和合理性。此過程需要與申請(qǐng)單位進(jìn)行溝通，了解其需求并進(jìn)行落實(shí)。3.3.明確采購(gòu)申請(qǐng)流程，確保政策合規(guī)性和審批流暢申請(qǐng)流程：明確申請(qǐng)流程，包括申請(qǐng)人填寫采購(gòu)申請(qǐng)單、單據(jù)審批流程、申請(qǐng)單提交和審批等環(huán)節(jié)。每個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任人和審批要求需要明確，確保審批流程的順暢和政策合規(guī)性。4.4.規(guī)范采購(gòu)申請(qǐng)，確保準(zhǔn)確預(yù)算與高效審核申請(qǐng)內(nèi)容要求：規(guī)范采購(gòu)申請(qǐng)的內(nèi)容要求，包括采購(gòu)物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、用途、數(shù)量、預(yù)算等詳細(xì)信息。此外，還需要提供相應(yīng)的支撐文件或證明材料，如產(chǎn)品說明書、報(bào)價(jià)單、供應(yīng)商資質(zhì)等，以便后續(xù)審核和比較分析。1.采購(gòu)申請(qǐng)的提出與審批采購(gòu)申請(qǐng)人根據(jù)業(yè)務(wù)需求提交采購(gòu)需求，審批人對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審查，包括核實(shí)申請(qǐng)的合法性和合規(guī)性，以及分析采購(gòu)是否符合成本控制和風(fēng)險(xiǎn)管理要求。2.采購(gòu)批準(zhǔn)的程序采購(gòu)審批流程需要明確規(guī)定采購(gòu)批準(zhǔn)的程序和權(quán)限，包括各級(jí)管理層的審批權(quán)限、采購(gòu)金額的審批限制和跨部門合作的流程，確保采購(gòu)決策是經(jīng)過認(rèn)真評(píng)估和授權(quán)的。3.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與合同審核采購(gòu)審批程序中需要進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和合同審核，以確保采購(gòu)合同的合法性、完整性和可執(zhí)行性。審批人需要仔細(xì)審查合同條款和關(guān)鍵供應(yīng)商的背景，以避免可能的合同糾紛和供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)。4.采購(gòu)結(jié)果的確認(rèn)與記錄采購(gòu)審批程序在完成后需要確認(rèn)采購(gòu)結(jié)果的準(zhǔn)確性和滿足性，并對(duì)整個(gè)審批過程進(jìn)行記錄。這有助于建立采購(gòu)決策的審計(jì)歷史和責(zé)任追溯機(jī)制，以便將來的審計(jì)和整改。通過嚴(yán)格的采購(gòu)審批程序，可以確保采購(gòu)活動(dòng)符合法規(guī)要求，防止?jié)撛诘娘L(fēng)險(xiǎn)和損失，同時(shí)提高采購(gòu)決策的可靠性和效率。采購(gòu)審批采購(gòu)執(zhí)行采購(gòu)執(zhí)行是企業(yè)實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈管理的重要環(huán)節(jié)，直接影響著企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率和成本效益采購(gòu)需求采購(gòu)過程供應(yīng)商選擇合同簽訂物資驗(yàn)收付款結(jié)算采購(gòu)記錄1.采購(gòu)需求記錄對(duì)各部門提出的采購(gòu)需求進(jìn)行記錄，包括采購(gòu)物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量及要求等，以便合理安排采購(gòu)計(jì)劃。2.供應(yīng)商資料記錄對(duì)已建立的供應(yīng)商進(jìn)行及時(shí)更新和記錄，包括供應(yīng)商名稱、聯(lián)系方式、經(jīng)營(yíng)范圍、信譽(yù)等級(jí)等信息，以便評(píng)估和選擇合適的供應(yīng)商。3.采購(gòu)計(jì)劃記錄根據(jù)采購(gòu)需求和公司戰(zhàn)略目標(biāo)，制定詳細(xì)的采購(gòu)計(jì)劃，包括采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)方式、采購(gòu)數(shù)量及預(yù)算等，以保證采購(gòu)工作按計(jì)劃進(jìn)行。4.報(bào)價(jià)與比較記錄記錄不同供應(yīng)商的報(bào)價(jià)和相關(guān)的比較分析，包括價(jià)格、質(zhì)量、交貨期等方面的評(píng)估，以便最終選擇最合適的供應(yīng)商。05審核采購(gòu)合同Reviewprocurementcontracts采購(gòu)合同審核流程1.合同初審采購(gòu)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同進(jìn)行初步審核，核對(duì)合同內(nèi)容與采購(gòu)需求的一致性，以及與公司政策和法律法規(guī)的符合性。2.合同評(píng)審經(jīng)過初審合格的合同，將由采購(gòu)部門組織相關(guān)部門進(jìn)行評(píng)審。評(píng)審主要包括對(duì)合同價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、付款方式等條款的合理性和可行性的審查。3.合同談判在合同評(píng)審?fù)ㄟ^后，采購(gòu)部門對(duì)合同相關(guān)條款與供應(yīng)商進(jìn)行談判，包括價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等方面的細(xì)化和協(xié)商，以達(dá)成更為優(yōu)惠和合理的合同條款。4.合同簽訂談判后，雙方達(dá)成共識(shí)后，采購(gòu)部門與供應(yīng)商簽訂正式的采購(gòu)合同。合同簽訂前，采購(gòu)部門應(yīng)與法務(wù)部門協(xié)商核對(duì)合同的法律風(fēng)險(xiǎn)，并確保合同內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、無歧義。合同有效性核對(duì)日期合同簽署合同條款與需求對(duì)應(yīng)采購(gòu)需求產(chǎn)品/服務(wù)性能要求地址授權(quán)簽署人采購(gòu)合同審核標(biāo)準(zhǔn)一、審核采購(gòu)申請(qǐng)和需求：審核人員負(fù)責(zé)仔細(xì)審查采購(gòu)申請(qǐng)和需求文件，確保其準(zhǔn)確、完整和符合公司政策和規(guī)定。二、

審核采購(gòu)合同和協(xié)議：審核人員負(fù)責(zé)仔細(xì)審閱采購(gòu)合同和協(xié)議，核實(shí)其中的條款和條件是否符合采購(gòu)需求，并確保合同的法律合規(guī)性和風(fēng)險(xiǎn)控制。審核人員的職責(zé)要求：一、

熟悉公司的采購(gòu)政策和流程，了解采購(gòu)合同和法律法規(guī)知識(shí)，具備較強(qiáng)的專業(yè)背景和技能。二、

具備良好的溝通能力和團(tuán)隊(duì)合作精神，能夠與采購(gòu)部門和供應(yīng)商建立良好的工作關(guān)系，協(xié)調(diào)解決問題?？偨Y(jié)：審核人員是采購(gòu)部門非常重要的角色，他們負(fù)責(zé)審查采購(gòu)申請(qǐng)和需求文件，確保其準(zhǔn)確性和符合公司政策及法律法規(guī)。同時(shí)，審核人員還需審閱采購(gòu)合同和協(xié)議，確保其中的條款和條件符合需求，并具備一定的專業(yè)知識(shí)和溝通能力。審核人員職責(zé)審核結(jié)果處理1.審核結(jié)果記錄在審核過程中，需要詳細(xì)記錄審查人員的審核意見、結(jié)論以及審核日期等信息，確保信息的真實(shí)