哈爾濱市電子公文

歸檔與管理實施細則細則共分二十四條涉及標準、規(guī)范包括：《中華人民共和國檔案法》《電子公文歸檔管理暫行辦法》2003年《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》2006年《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規(guī)范》DA/T38-2008《哈爾濱市文書檔案機讀目錄格式規(guī)范》2004年《哈爾濱市紙質檔案數字化技術規(guī)范》2007年《哈爾濱市文書檔案數據接收格式標準（試行）》2008年《哈爾濱市機關檔案數字化規(guī)程（試行）》（即將制定）

提綱一、引用標準、適用范圍、名詞解釋

二、各部門職責三、歸檔電子公文、目錄形成要求及歸檔范圍四、數據保存、移交時限、方式等。五、檔案館接收光盤后的職責六、解釋權內容一、引用標準、適用范圍、名詞解釋

標準、規(guī)范：國家檔案局頒布的《檔案法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》。

適用范圍：本市各級行政機關、人民團體、企事業(yè)單位，其它單位可結合實際參照執(zhí)行。名詞解釋：電子公文，是指各級黨政機關、人民團體和企事業(yè)單位通過哈爾濱市電子政務平臺或本部門辦公自動化應用系統處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數據。

二、各部門職責

1、形成部門負責本單位電子公文的收集、整理、歸檔、移交，制定相應的制度；電子公文移交檔案館前，其真實性、完整性、有效性和安全性由形成單位負責。2、監(jiān)督指導部門、檔案館各級檔案行政管理部門負責對本區(qū)域內電子公文歸檔管理工作進行監(jiān)督指導；各級檔案館負責接收已列入進館范圍的各立檔單位形成的已歸檔的電子公文；進館后，電子公文的真實性、完整性、有效性和安全性由檔案館負責。

機關檔案數字化范圍：永久和長期保存的重要的文件正本

不進行數字化范圍：絕密、機密、秘密的文件材料；上級機關頒發(fā)、下級機關報送的不易公開文件材料；本機關黨組（黨委）、行政領導會議記錄；統計報表；人民來信、來訪材料及處理人民來信、來訪形成的記錄；本機關黨員、干部、職工名冊；涉及司法、監(jiān)察、紀檢及組織人事工作中對有關人員違紀違法的調查與具體審理處理情況形成的文件材料；本機關及辦理的干部、工人的轉移工資；行政、黨、團、工會組織介紹信及存根、本機關財產、物資、檔案等的交接憑證、清冊。（二）電子公文、機讀目錄形成應用OA辦公系統單位通過歸檔模塊生成哈爾濱標準的XML文件（目錄、全文）。未應用OA辦公系統單位文件目錄要錄入到檔案管理系統中，并能實現歸檔電子公文機讀目錄與全文建立互聯。應錄入的項目、格式按照《哈爾濱市文書檔案機讀目錄格式規(guī)范》的要求；全文數據要進行掃描，掃描內容為符合《哈爾濱市機關檔案數字化規(guī)程（試行）》要求的應歸檔的紙質公文正本，掃描模式、分辨率基本為200dpi、黑白二值，存pdf、tiff格式。特殊情況參照《哈爾濱市紙質檔案數字化技術規(guī)范》。四、數據保存、移交時限、方式等。保存方式：光盤或脫機硬盤、磁帶等。移交介質：光盤?？啼洈祿挠行?、完整性、可用性要求。每一歸檔年度刻錄在一張光盤上。移交時限：2000年起的紙質檔案必須數字化后移交。移交光盤一式兩份，盒上貼有標簽，標簽的格式內容將統一要求（見附表）。光盤內容：8-10條規(guī)定的內容、格式。文件材料：《歸檔電子公文登記表》、《歸檔電子公文移交、接收檢驗登記表》五、檔案館接收光盤后的職責保管：硬件環(huán)境（遠離磁場、有害氣體、強紫外線環(huán)境，溫度、濕度要求）軟件環(huán)境(每三年定期讀取、處理、備份)鑒定、銷毀：參照國家關于鑒定銷毀的有關規(guī)，銷毀電子文件時，連同保存介質一并銷毀。利用：劃定檔案的開放、控制權限。未達到開放期限的檔案，確保有條件利用，保證檔案信息內容的安全。保管單位制定相應的利用制度。統計：對接收、保管、利用、銷毀進行統計。六、解釋權哈爾濱市檔案行政管理部門負責組織實施、解釋。細則的體例要求。關鍵點：一、接收年限，2000年開始。各單位如果只有紙質檔案，必須制作電子檔案，即必須實行雙套制管理，向檔案館雙套移交。二、已經開展OA辦公的單位，歸檔電子公文必須打印一份紙質的檔案，實現雙套制管理。三、未開展OA辦公的單位，每年要在紙質公文歸檔立卷時，制作電子數據（目錄著錄、全文掃描