武漢愛思開匯能賽洛燃氣集團有限公司檔案管理流程公司的基本框架武漢總公司

人事中心財務中心企劃中心資金部會計部運營中心人事部總務部審計部企劃部法務部工程部設計部安全生產部市場部IT部運營中心武漢愛思開匯能賽洛燃氣集團有限公司檔案管理規(guī)則

（試行）1、總則

1.1、目的

為了加強我公司檔案工作的管理，使其達到規(guī)范化、標準化、系統(tǒng)化的要求，擺脫檔案分散在各部門無序管理的狀態(tài)，充分發(fā)揮檔案在我公司各項工作中的作用，根據(jù)我公司實際情況和我國現(xiàn)有的檔案法律法規(guī)的基本要求，并依據(jù)公司的各項規(guī)章制度，制定本制度。

1.2、釋義及分類我公司的檔案主要是自公司成立以來在各項活動中形成的有保存價值的以各種載體形式真實記錄的總和。其中包括文書、工程、市場、會計、經營、法律、設備、聲像、實物等門類的檔案。對各類檔案都要堅持以集中統(tǒng)一管理的原則，確保檔案的完整、真實、安全、有效利用。

1.3、管理情況根據(jù)我公司的基本情況，現(xiàn)在公司全部檔案由公司人事中心總務部管理，檔案室設專職檔案員一人，主要負責公司檔案的日常管理工作。另外各個部門設立兼職檔案員一人，負責本部門的檔案收集和立卷工作。公司檔案室在總務部指導下獨立開展工作，宣傳、貫徹檔案工作的法律法規(guī)，制定合理的檔案工作規(guī)章制度，并及時有效的提供檔案利用服務，并負責對集團各子公司的立卷和歸檔工作進行監(jiān)督、指導和檢查。2、檔案工作人員的崗位職責

1、負責收集、統(tǒng)計、整理、立卷、鑒定、保管公司檔案；積極開展檔案的提供利用工作；印刷卷皮，建立必要的檢索工具。

2、認真學習檔案管理的相關規(guī)定、技術和業(yè)務知識，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質量；確定保管期限，做好檔案的鑒定工作，銷毀已經過保存期的檔案。

3、定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，修復破損檔案，按規(guī)定對檔案進行組卷。

4、歸檔要注意整潔，歸檔前要先對文件資料進行分類，再把文件資料按類別分組后分別裝入卷宗，以便歸檔時所有資料都能隨手而得，避免盲目查找。

5、認真執(zhí)行《保密法》，嚴格保守檔案機密每年對檔案進行一次核對工作，維護檔案的完整與安全，做好保密工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等八防措施。

6、每年進行一次檔案清理，做好文件索引，以便查找。

7、切實搞好對檔案保護的各項措施，最大限度地延長檔案壽命，認真負責檔案的鑒定工作，按規(guī)定銷毀已過期無保存價值的檔案。

8、熱情接待檔案利用者的查詢、借閱工作，認真做好檔案利用登記、利用效果的調查和統(tǒng)計，開發(fā)檔案信息，為本單位各項工作服務。

9、檔案工作之余可從事其他上級所交辦事務。3、檔案管理工作的流程

3.1、檔案接收工作流程給各部門下發(fā)檔案接收通知→移交準備→審核驗收→規(guī)范整理→移交→接收→辦理移交手續(xù)

1.下發(fā)接收檔案通知：明確檔案接收范圍、標準和質量要求后下發(fā)接收檔案通知。

2.移交準備：各部門和各分（子）公司對應移交檔案對照標準要求進行整改移交準備

3.審核驗收：總務部檔案工作人員到移交部門和各分（子）公司審核驗收。

4.規(guī)范整理：移交部門和各分（子）公司按檔案室要求整理。

5.移交：移交部門和各分（子）公司將應移交檔案及文件、案卷目錄、歸檔文件目錄移交檔案室。

6.接收：檔案室工作人員按案卷目錄、歸檔文件目錄清點移交檔案。

7.辦理移交手續(xù)：檔案室工作人員填制接收文件，雙方簽字蓋章辦理移交手續(xù)。

3.2、檔案接收工作制度

凡是集團公司在工作中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍，由各部門各子公司統(tǒng)一交到總務部檔案室進行歸檔。多份文件為一件的文件材料必須要用卷繩三孔一線裝訂到一起，若各部門和各分子公司無條件裝訂，可做記號統(tǒng)一交總務部統(tǒng)一裝訂。永久或定期的文件材料都要裝訂。要求永久的單份文件材料也要用卷繩裝訂，文件材料張數(shù)特別少的要在文件的左上角用膠水粘好。永久性檔案不允許有金屬釘子。定期的單份文件材料可用書釘裝訂，不許有散頁。移交的檔案可不裝入檔案盒，由總務部檔案室提供統(tǒng)一的檔案盒進行裝盒。給個部門和各子公司擬定永久編號，按編號期限對檔案進行編號，一種保管期限排一個流水號。文件材料的排序要規(guī)范合理，便于日后查找利用。

采用統(tǒng)一分類法進行分類，組卷后在歸檔文件的首頁上端居中空白位置蓋上歸檔章。在歸檔章內要注明全宗號、年度、室編件號、保管期限。歸檔文件目錄內容要填寫清楚完整，不得漏項，填寫歸檔文件日期單位數(shù)要用0占位。每年年初，要立好前一年的卷，連同歸檔文件目錄向總務部檔案室移交。公司各部門以及各子公司各類檔案的歸檔范圍具體如下：

一、文書檔案

1、歸檔范圍（1）、行政管理類

a、上級機關頒發(fā)的文件材料

b、公司召開會議的文件材料公司年度會議、重要的專業(yè)會議的通知、名單、議程、報告講話、決議、決定、記錄、紀要、簡報等材料。半年工作會、一般專業(yè)會議的通知、報告、講話等材料。c、董事會、監(jiān)事會、股東會、經理辦公會議記錄、紀要、決定等材料。d、公司工作計劃、總結、報告。年度、年度以上的半年的、重要專題的及部門年度總結部門半年總結e、公司年度（含年度以上的）發(fā)展規(guī)劃f、公司制定的規(guī)章制度公司章程、總經理工作條例等一般的制度、辦法、規(guī)定等g、公司制發(fā)的文件材料方針、政策性、重要業(yè)務問題的事務性、有參考價值的h、公司的請示與上級的批復、分（子）公司的請示與批復政策性、重要問題的一般事務性的i、公司簽訂的合同書、協(xié)議書、意向書等材料重要的或設計較大資金額度的有效期不超過三年的委托代理、服務合同等j、干部任免的文件材料公司副總級行政領導公司所屬部門和分（子）公司負責人k、機構成立、撤并、名稱更改、人員編制、啟用印信、年鑒、變更等文件材料公司一級的公司所屬部門和分（子）公司的l、質量管理體系文件材料體系認證、審核認證證書等質量體系內部文件m、年度計劃任務責任書n、公司在調查研究工作中所形成的文件重要的綜合成果、專題報告、方案、總結原始記錄及一般性調查報告O、公司財產、物資交接憑證P、經濟糾紛、訴訟材料等涉及數(shù)額較大的或者是案情比較復雜的案情比較簡單的q、獎勵表彰、違紀處分、等級認證等文件材料r、公司組織機構沿革、年鑒、大事記等s、公司編輯的能反映主要職能活動出版物、光盤等t、反映公司各項工作的各類信息、稿件u、同級單位與本公司之間協(xié)商工作產生的文件材料v、本部門制定行政、后勤等規(guī)章制度及崗位職責（2）經營管理類A、公司對外投資的文件材料協(xié)議、決議、出資證明等被投資企業(yè)的重要文件材料被投資企業(yè)的一般文件材料B、公司對外投資業(yè)務的方案、請示、批復等C、公司對外投資業(yè)務的規(guī)定、辦法D、公司對外投資廣告合同等E、市場調研報告、營銷策劃方案等F、房屋大修的報告、請示、批復G、經濟糾紛、訴訟材料等涉及資金數(shù)額較大的或者是案情比較復雜的涉及資金數(shù)額較小的或者是案情比較簡單的H、成立、注銷、撤并分（子）公司的文件材料（3）財務會計類A、有關財務審計類的請示、報告與批復B、年度各項審計報告C、年度財務工作報告（經濟活動分析）D、有關財務工作的報表、統(tǒng)計資料等（不含財務年報）綜合或專項的、重要的一般的E、財務工作規(guī)章制度及崗位職責（4）人力資源類A、有關人力資源業(yè)務工作的請示、報告與批復B、公司職工名冊C、公司職工轉調工作的行政，工資介紹信D、公司部門經理、員工主管職務聘任的文件材料E、干部、職工年度考核的文件材料F、干部、勞動工資統(tǒng)計報表年度、年度以上、專項、匯總的半年、季度、月度的G、社會保險統(tǒng)計報表年度、決算、匯總的半年、季度、月度的H、人事勞動工資等規(guī)章制度及崗位職責（5）項目開發(fā)A、集團公司有關開發(fā)項目的會議紀要、規(guī)定等B、市場項目管理部和各分（子）公司有關項目開發(fā)工作的請示、報告、批復C、集團公司的建設計劃文件D、市場項目管理部和分（子）公司工程例會會議紀要2、保管期限根據(jù)公司實際情況，文書檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。3、歸檔時間集團公司各部門資料員負責將本部門已辦理完畢的文件材料按年度分類、整理、立卷，于第二年3月底以前交總務部檔案室統(tǒng)一保管。4、歸檔要求A、各部門文件材料歸檔率應達到95%以上，完整率應達到100%B、各部門歸檔文件材料的種類、份數(shù)、及每份文件的頁數(shù)應齊全、完整（包括附件、圖表、指標說明、統(tǒng)計分析及有領導批示的底稿等），保持原文件的有機聯(lián)系。C、公司制發(fā)的文件應歸檔原件或正本D、字跡、印鑒清晰。E、檔案室與移交部門應依據(jù)移交目錄清單核對歸檔文件，履行簽字手續(xù)。F、凡是原來文件上有金屬物的，歸檔時必須去掉，用不銹鋼書釘或細線將文件裝訂。

G、凡是文件尺寸大于A4紙規(guī)格的，要按照A4紙的規(guī)格進行裁剪或者折疊，小于16k規(guī)格或是破損的，要進行托裱。

H、歸檔文件材料中，各種報表、名冊、圖冊、書刊等，一冊（本）為一件，正本與定稿，正件與附件，兩件作為一件。文件處理單（表）與被處理文件合為一本。

I、同一文件的不同稿本，正本在前，定稿在后；一般文件的請示與批復，批復在前，請示在后。

J、不同年度的文件不得放在一起歸檔，跨年度的請示與批復，放在批復年度歸檔，沒有批復文的，放在請示年度歸檔。跨年度計劃、總結、報告、統(tǒng)計報表等，應放在文件內容針對年度歸檔，長遠規(guī)劃應放在文件內容針對的頭一年;多年的總結報告，應放在文件針對的后一年。

K、對不歸檔的文件也要加強管理，有的文件也可以作為資料保存，對實在沒有保存價值的文件材料，經有關領導，部門負責人簽字進行銷毀。二、人事檔案

1、歸檔范圍人事檔案主要包括公司員工的個人履歷材料、自傳及屬于自傳性質的材料公司對員工工作的鑒定、考核、考察材料員工學歷和評聘專業(yè)技術職務材料政審材料，參加及退出中國共產黨、共青團及民主黨派的材料在表彰獎勵活動中形成的各類先進人物登記表，先進模范事跡，嘉獎通報材料在紀律檢查,監(jiān)督和行政管理等工作中形成的處分決定(免于處分的意見),查證核實報告,上級批復,本人對處分決定的意見和檢查,交代材料,通報批評材料.

員工錄用、任免、聘用（含勞動合同書）等材料復員退伍，轉業(yè)工資，保險福利待遇等材料員工出國材料員工退休、退職材料各種代表會代表登記表等材料2、保管期限依據(jù)公司實際情況做合理期限。3、歸檔時間日常收集員工履歷表、轉正定級審批表、各種獎勵、職務任免異動表、續(xù)簽合同等材料。各子公司人事檔案管理員必須在每次招聘結束后的三日之內，將新進員工的人事檔案收集整理進行歸檔。日常新進人員的人事檔案必須于辦理入職手續(xù)兩日之內將新進員工的人事檔案收集、整理并進行歸檔。每年的1月份收集員工的晉升聘任審批材料、年度目標責任書等；每月月初收集月度相關的目標責任書；其他人事檔案要按時的收集、整理和歸檔。4、歸檔要求必須做到檔案材料認真鑒別，分類準確，材料齊全，編排有序，目錄清楚，裝訂整齊，達到每卷檔案完整、真實、條理、精煉、實用的要求。每卷檔案材料應根據(jù)材料內容的內在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料的形成時間排序，并在每份材料的右上角編寫類別號和順序號，在其右下角編寫頁碼（只要有自己均算為一頁）。檔案材料統(tǒng)一使用十六開規(guī)格辦公用紙，不得使用圓珠筆，鉛筆，純藍或紅色墨水及復寫紙書寫。任何部門和個人不得擅自扣留、保存人事檔案材料、不得隨意涂改、偽造人事檔案材料，統(tǒng)一由總務部檔案室保管。

5、檔案的轉遞員工調動、辭職、解除勞動合同或者是被開除辭退等，工作交接并辦清所有手續(xù)后，如無特殊情況，檔案室應將其人事檔案封存好，待其持調檔函后轉入新單位。檔案的轉遞要遵循以下幾個規(guī)定：對轉出的檔案，必須填寫人事檔案轉遞通知單，并密封包裝。對轉出的檔案材料，應齊全，不得扣留或者分批轉出。接收單位接到檔案經核對無誤后，應在回執(zhí)單上簽名蓋章，并將回執(zhí)單立即退回，逾期一個月轉出單位未收到回執(zhí)應及時催回，以防檔案丟失。三、會計檔案

1、歸檔范圍會計憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等會計賬簿類：包括總賬、明細賬、日記賬等財務報告類：包括年（季）度財務報告、會計報表等實行電算化進行會計核算時，保存打印出的紙質會計檔案2、不歸檔的范圍公司財務部經辦的有關財務會計工作的方針、政策、制度、預算、計劃、工作總結、報告等文件材料，不屬于會計檔案范圍。應該按照文書檔案管理辦法管理。3、歸檔時間當年形成的會計檔案在會計年度終了后，可在財務審計部暫存一年；但應該先向檔案室移交當年會計檔案案卷目錄一份，待暫存期滿后向檔案室移交。案卷按類別—年度排列。4、立卷要求會計檔案的專業(yè)性較強，會計檔案的立卷工作應該由財務會計部門單獨立卷。四、基建檔案1、歸檔范圍（1）、基建類現(xiàn)狀調查資料：現(xiàn)狀圖，施工場地情況，地上物，地下管線情況等決策立項文件：項目建議書及批復、可行性研究報告及批復、關于立項的會議紀要和領導批示、項目評估資料等建設用地、征地、拆遷文件：城鎮(zhèn)建設用地批準書、建設用地規(guī)劃許可證（附件、附圖）、國有土地使用證、拆遷許可證等勘察、測繪、設計文件：工程（水文）地質勘察報告、初步設計圖及說明、施工圖設計及說明、設計計算書、施工圖審查通知書等等工程招投標及承包合同文件：勘察、設計、施工、監(jiān)理招投標文件（工程招標書、投標文件、標底、評議結果、中標協(xié)議）、合同等工程開工文件：年度施工任務批準文件、修改工程施工圖通知書、建設工程規(guī)劃許可證（附件、附圖）、建筑工程施工許可證、工程質量監(jiān)督手續(xù)等商務文件：工程投資估算文件、工程設計概算、施工圖預算、施工預算、工程結算、交付使用固定資產清單等工程竣工驗收文件及備案文件：建設工程竣工驗收備案表、工程竣工驗收報告、由規(guī)劃、環(huán)保等部門出具的認可文件或準許使用的文件、建設工程規(guī)劃驗收合格文件等其他文件：合同約定由建設單位采購的材料、構配件和設備的質量證明文件及進場報驗文件、工程竣工總結、工程開工前原貌、竣工新貌照片、工程開工、施工、竣工的錄像資料等（2）、監(jiān)理資料監(jiān)理管理資料監(jiān)理工作記錄竣工驗收資料其他資料（3）施工資料工程管理與驗收資料施工管理資料施工技術資料施工測量資料施工物資資料施工記錄施工試驗記錄施工質量驗收記錄（4）竣工圖2、歸檔責任人集團公司基建工程技術檔案是由多部門、分階段形成的。根據(jù)基建工程技術檔案形成的特點，歸檔工作由相關單位或部門分別負責3、保管期限

4、歸檔要求歸檔的基建工程技術文件必須符合國家關于建筑工程資料的規(guī)定。做到收集齊全，資料真實、完整、有效、核對準確，簽署完備并按規(guī)范整理立卷，使用標準裝具。工程技術文件應該歸檔原文件，因各種原因不能歸檔原件的，應在復印件上加蓋原件存放單位公章，注名原件存放處，并有經辦人簽字及日期時間。計算機形成的工程技術文件應采用內容打印，手工簽名的方式。凡是采用施工藍圖改繪竣工圖的，應使用反差明顯的藍圖，竣工圖圖面應整潔清晰；工程技術文件的書寫材料應有利于長久保存；歸檔份數(shù):凡是需要歸檔的工程技術文件，一般歸檔一份，重要的或使用頻繁的文件材料可歸檔兩份。5、歸檔時間工程技術文件材料應在各階段工作完成后三個月內整理立卷完畢，向集團公司檔案室移交。6、立卷方法基建文件（分為工程準備文件和竣工驗收文件）按開發(fā)建設項目立卷，監(jiān)理資料、施工資料及竣工圖等文件材料按該開發(fā)項目的施工項目立卷。檔號按集團公司開發(fā)建設項目統(tǒng)一名稱代號編制。采用分階段（小份）裝訂方法立卷五、聲像檔案1、歸檔范圍黨和國家領導人、上級領導及國際友人視察參觀等集團公司的重要會議、大型活動、外事活動及主要職能活動反映集團公司先進人物（部門）事跡、活動及集團公司榮獲的獎杯、錦旗、獎狀、證書、獎品等集團公司主要領導的工作照、標準照集團公司的重要事件、事故等集團公司職工日常文體娛樂活動等基建工程建設前期準備階段：建設前的原貌（包括原建筑物、構筑物及周圍環(huán)境）；重要的拆遷、搬遷、場地平整等情況；建設工程奠基、開工儀式、工程項目的招投標活動以及重要合同的簽字儀式；工程設計模型等工程建設施工階段：建（構）筑物沉降、位移、傾斜、變形及防水、防腐處理；整體工程施工現(xiàn)場情況；隱蔽工程的施工安裝及處理；結構、電氣、消防、防雷及其它保證安全使用的工程設施；各種管線及設備安裝工程；施工過程中新技術、新工藝、新材料的應用；主要的質量檢查、安全檢查、環(huán)境檢查、驗收活動（基礎、地下、地上、主體工程）內容；工程建設竣工階段：工程竣工、驗收儀式；竣工后建筑物內、外部不同角度的重要局部、全景以及夜景；反映工程獲質量評審等級、頒獎活動及授予的獎杯、證書等內容。2、歸檔時間和方法由于聲像載體的特殊性，聲像檔案資料應由形成部門在拍攝后由兼職檔案員及時整理并于一周內向檔案室歸檔；如有特殊情況可以適當延長歸檔時間；工程建設聲像資料由市場項目管理部隨時收集，按工程建設的前期準備、施工、竣工階段向檔案室移交。檔案室應隨時收集零散的具有保存價值的聲像資料3、歸檔要求錄音帶、錄像帶、光盤、照片和文字說明要齊全、完整。歸檔的聲像資料必須是原版、原件，特殊情況下可接收復制件。聲像資料的內容要真實，原件與復制品要相符。光盤不得有劃痕、裂痕和變形，不得帶有病毒，不得有打不開的文件或者是不完整的文件，應使用質地良好的a級盤片。

（1）、照片檔案內容真實、準確、完整，主體明確、影像清晰、畫面完整、色彩純正，未加修飾剪裁使用數(shù)碼相機拍攝，其影像不得進行后期加工。原始圖像文件存儲格式為無壓縮的tiff格式，光學分辨率不得小于300萬像素，影像尺寸不得小于3mb數(shù)碼照片檔案的存儲載體應為DVD文件盤。照片應以內容為單位，分別建立文件夾刻錄制作。（2）、錄像檔案主題要明確、內容連貫完整、圖像清晰、鏡頭平穩(wěn)。工程項目的錄像資料應遵循施工順序，保存畫面、圖像的有機聯(lián)系。要使用質地良好的錄像帶，帶基不得有發(fā)霉、變形、掉磁及折損現(xiàn)象；應歸檔第一代素材錄像帶，以及編輯后成品帶或光盤（DVD或以上素質的格式）；錄像素材的記錄格式為batecam或DVcam，素材帶的存儲載體可以是錄像帶，也可以是DVD視頻盤錄像的DVD視頻盤，應采用ibp禎，mpeg－2的文件格式，碼流小于9.8mb，圖像信號分辨率為720×576。（3）、錄音檔案錄音帶應聲音清楚；錄音檔案的存儲載體應為cd金盤，文件格式為wav，也可以是盒式錄音磁帶；錄音磁帶的帶基不得有發(fā)霉、變形、掉磁及折損現(xiàn)象。聲像檔案的整理由攝錄人員按本辦法執(zhí)行，檔案室監(jiān)督、指導

4、分類編號（1）、照片檔案的編號方法照片檔案案卷號：照片檔案目錄號——案卷順序號卷內照片張?zhí)枺喊妇硖枴揪砹魉枺?）錄音檔案編號方法錄音檔案案卷目錄號——錄音帶順序號（3）錄像檔案編號方法錄像檔案案卷目錄號——錄像帶順序號5、文字說明的編寫（1）、文字說明的基本內容包括事由、時間、地點、任務、背景、作者（攝制者）等（2）、編寫文字說明的要求準確揭示聲像材料的內容，概括其反應的全部信息，標注項目正確齊全照片按自然張數(shù)（內容相近的亦可以若干張）編寫文字說明。錄音帶、錄像帶按盒編寫文字說明文字簡潔、語言通順時間用8位阿拉伯數(shù)字表示，如2012.08.23.6、案卷要求將內容具有相關聯(lián)系的照片、錄音、錄像分別組成案卷照片以自然張為單位填寫卷內目錄錄音、錄像帶以盒為單位填寫案卷目錄卷內備考表，用于說明卷內聲像材料的整理變動情況六、實物檔案1、歸檔范圍

一般包括有關部門給予表彰并頒發(fā)的各種錦旗、獎杯（牌）獎狀、證書、獎品；印信實物；在工作交往過程中對方饋贈的紀念品、一般實物資料等2、保管期限一般情況下全部為永久保存3、歸檔要求實物檔案按件歸檔，按頒發(fā)的年度、類型和保管期限編號登記，填寫實物檔案目錄各部門在獲得實物后，應保存附隨實物的文字材料、包裝材料，準確記載所獲得實物的時間、事由、贈與人、被贈與人等信息，保持事物的整潔并妥善保管實物檔案材料的收集整理移交工作由各部門兼職檔案員負責4、歸檔時間各部門于第二年3月底向集團檔案室移交七、電子文件1、歸檔范圍集團公司形成的、與應歸檔紙質檔案對應的、永久保存的電子文件。2、歸檔時間與歸檔紙質檔案同時進行3、歸檔要求記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價值的電子文件及其電子版本的定稿均應被保留。正式文件是紙質的，如果保管部門已開始進行向計算機全文的轉換工作，則與正式文件定稿內容相同的電子文件應當保留，否則可根據(jù)實際條件或需要，確定是否保留。當公務或其他事務處理過程中只產生電子文件時，應采取嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時，應及時對電子文件進行備份，存儲于能夠被脫機保存的載體上。對在網絡系統(tǒng)中處于流轉狀態(tài)，暫時無法確定其保管責任的電子文件，應采取捕獲措施，集中存儲在符合安全要求的電子文件暫存存儲器中，以防散失。對用文字處理技術形成的文本電子文件，收集時應注明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時同時保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式。對用掃描儀等設備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時應將其轉換成通用格式，如無法轉換，則應將相關軟件一并收集。掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式對用計算機輔助設計或繪圖等設備獲得的圖形電子文件，收集時應注明其軟硬件環(huán)境和相關數(shù)據(jù)。對用視頻或多媒體設備獲得的文件以及用超媒體鏈結技術制作的文件，應同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關軟件。視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVl為通用格式對用音頻設備獲得的聲音文件，應同時收集其屬性標識、參數(shù)和非通用格式的相關軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。對通用軟件產生的電子文件，應同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關參數(shù)手冊、說明資料等。專用軟件產生的電子文件原則上應轉換成通用型電子文件，如不能轉換，收集時則應連同專用軟件一并收集。計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及的與電子文件處理有關的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應與電子文件一同收集。對套用統(tǒng)一模板的電子文件，在保證能恢復原形態(tài)的情況下，其內容信息可脫離套用模板進行存儲，被套用模板作為電子文件的元數(shù)據(jù)保存。電子文件的真實性、完整性、安全性和可識別性，移交前由形成部門負責，移交后由檔案部門負責。按紙質文件保管期限表對歸檔的電子文件進行分類、整理，確保電子文件的分類、立卷與相應的紙質歸檔文件保持一致。3.3、檔案的保管制度全部檔案必須按門類分別存放。各類檔案及案卷的存放，按分類方案的規(guī)定和案卷目錄的順序自左向右、自上而下依次排列檔案裝具符合國家標準，檔案柜堅固耐用、擺放整齊、統(tǒng)一編號，便于管理與查找；歸害的檔案應及時放回原位，防止出現(xiàn)混亂和丟失。每年對檔案案卷進行一次全面檢查。檢查內容主要包括：庫藏量、借閱量、移出量、銷毀量以及檔案保管狀況等。認真做好檢查記錄。班前檢查門窗，班后切斷電源，鎖好門窗，確認安全可靠后方可離開工作崗位。室內嚴禁吸煙和使用明火，配置符合規(guī)定的滅火器材。3.4、檔案的利用制度

借閱檔案，一般以借閱本部門工作形成的檔案為主。借閱非本部門的檔案，須經過該部門的領導或者是公司檔案主管批準查閱檔案原件一般限在檔案室內。如需要借出則要登記《檔案借閱登記表》，期限一般不超過七天。到期不能及時歸還者及時說明原因，經過允許后方可延期歸還如需提供檔案復?。ㄖ疲┘仨氂缮暾埐块T經理簽字后，并由辦公室負責人簽字后方可辦理。重要檔案的復印（制）需經相關部門領導或公司主管檔案領導批準。借閱人員必須負責維護檔案的完整、安全與清潔，不得將檔案材料擅自轉借、復制、拆散、污損、涂改和加注標記。借閱檔案要確保不遺失，不擅自帶出本公司。外單位查閱檔案時，須持單位介紹信，并由集團公司辦公室或相關部門領導批準。各類（載體）檔案不辦理對外借閱。對借閱中違反本規(guī)定，造成檔案遺失、損壞、泄密的，檔案管理人員應及時向主管領導報告，并追查責任，按集團公司規(guī)定進行處罰，若構成犯罪依法追究刑事責任：

1、毀損、丟失或者擅自銷毀企業(yè)檔案的2、擅自向外界提供、摘抄企業(yè)檔案的

3、涂改、偽造檔案的

4、為及時上報歸檔或者是管理不善的檔案管理者

5、未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級查閱者（檔案管理者同罰）3.5、檔案的保密制度認真貫徹《檔案法》和《保密法》，嚴格執(zhí)行集團公司的保密政策、制度、維護公司機密，確保檔案信息的絕對的安全檔案管理人員應忠于職守，嚴格遵循保密制度，保持高度的保密意識和良好的職業(yè)道德。不允許擅自提供、抄錄、公布檔案內容檔案利用者在利用檔案機密的同時，同樣具有對其機密內容保密的法定責任，未經同意，不得在檔案室隨意翻閱和查閱檔案材料、或擅自抄錄保密文件，嚴禁無故把檔案材