基于信息資源的電子文件管理

——實(shí)踐講解篇2電子文件管理的重點(diǎn)與難點(diǎn)亡羊補(bǔ)牢未雨綢繆3電子文件管理機(jī)制與模式的設(shè)計(jì)體制：電子文件管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)理順機(jī)制、重組流程：分段——全程變革管理（changemanagement）OAIS參考模型1、歸檔、捕獲2、分類3、鑒定4、著錄（元數(shù)據(jù)管理）5、存儲(chǔ)6、保管/保護(hù)7、檢索和利用8、存取權(quán)限控制9、日志和審計(jì)10、報(bào)表設(shè)計(jì)和制作電子文件管理系統(tǒng)實(shí)施“八步法”ISO15489-1初步調(diào)查分析業(yè)務(wù)活動(dòng)確定文件要求評(píng)估現(xiàn)有系統(tǒng)確定滿足文件要求的戰(zhàn)略設(shè)計(jì)電子文件管理系統(tǒng)實(shí)施電子文件管理系統(tǒng)實(shí)施情況復(fù)審6電子文件管理流程的構(gòu)建內(nèi)容的變化

時(shí)間的變化方式的變化增加簡(jiǎn)化復(fù)雜化人員業(yè)務(wù)活動(dòng)之間的關(guān)系提前延長(zhǎng)7全程管理：電子文件流程重組ABC順序關(guān)系同時(shí)開(kāi)始BAC并行關(guān)系循環(huán)關(guān)系A(chǔ)BC反饋關(guān)系A(chǔ)B或者BA排他關(guān)系BAC合并合并關(guān)系8電子文件流程管理1.明確管理目標(biāo)管理對(duì)象管理要求92.確定需要開(kāi)展的電子文件管理活動(dòng)確認(rèn)與處置捕獲組織傳遞維護(hù)提供利用監(jiān)管系統(tǒng)管理103.確定各項(xiàng)電子文件管理活動(dòng)的承擔(dān)者和開(kāi)展時(shí)間11示例：：12關(guān)鍵點(diǎn)點(diǎn)：系系統(tǒng)功功能需需求13示例：：功能能需求求（MoReq2）備份和和恢復(fù)復(fù)4.3.1ERMS必須能能夠提提供或或者允允許自自動(dòng)備備份和和恢復(fù)復(fù)的程程序，，這些些程序序允許許對(duì)全全部或或挑選選的類類、案案卷、、文件件、元元數(shù)據(jù)據(jù)、管管理參參數(shù)以以及ERMS的審計(jì)計(jì)追蹤蹤進(jìn)行行備份份，并并且在在需要要時(shí)能能恢復(fù)復(fù)。4.3.2ERMS必須允允許管管理人人員通通過(guò)以以下方方式列列出備備份事事項(xiàng)清清單：：明確規(guī)規(guī)定備備份周周期；；挑選需需要備備份的的類、、案卷卷和文文件；；分配備備份存存儲(chǔ)媒媒介、、系統(tǒng)統(tǒng)或存存放地地點(diǎn)（（離線線存儲(chǔ)儲(chǔ)、獨(dú)獨(dú)立的的系統(tǒng)統(tǒng)、遠(yuǎn)遠(yuǎn)程存存放點(diǎn)點(diǎn)）。。第一階階段：：電子子文件件的形形成與與辦理理保證電電子文文件的的真實(shí)實(shí)保證電電子文文件的的安全全保證電電子文文件的的完整整第二階階段：：電子子文件件的歸歸檔與與移交交時(shí)間質(zhì)量手續(xù)第三階階段：：電子子文件件的保保管與與利用用安全可用監(jiān)控處置17前端控控制——數(shù)據(jù)清清理企業(yè)信信息資資源管管理與與配置置的一一個(gè)基基礎(chǔ)，，就是是對(duì)企企業(yè)基基礎(chǔ)數(shù)數(shù)據(jù)進(jìn)進(jìn)行必必要的的清理理。清清理基基礎(chǔ)數(shù)數(shù)據(jù)是是一項(xiàng)項(xiàng)細(xì)致致而繁繁雜的的工作作，但但任何何企業(yè)業(yè)誰(shuí)也也不可可能繞繞開(kāi)這這個(gè)環(huán)環(huán)節(jié)而而達(dá)成成對(duì)信信息資資源的的有效效控制制。清理基基礎(chǔ)數(shù)數(shù)據(jù)，，就是是將企企業(yè)各各項(xiàng)工工作、、各個(gè)個(gè)部門(mén)門(mén)、各各個(gè)崗崗位產(chǎn)產(chǎn)生、、處理理、發(fā)發(fā)出的的所有有信息息（包包括文文件、、圖紙紙、程程序、、報(bào)表表、單單據(jù)，，以及及其他他載體體或數(shù)數(shù)字格格式的的文檔檔等，，進(jìn)行行系統(tǒng)統(tǒng)化，，從而而使企企業(yè)各各類信信息類類有所所依，，運(yùn)行行線路路清晰晰，相相關(guān)責(zé)責(zé)任明明確。。清理基基礎(chǔ)數(shù)數(shù)據(jù)必必須要要對(duì)企企業(yè)的的機(jī)構(gòu)構(gòu)設(shè)置置、崗崗位設(shè)設(shè)置、、主要要工作作流程程進(jìn)行行了解解，并并在此此基礎(chǔ)礎(chǔ)上對(duì)對(duì)數(shù)據(jù)據(jù)狀況況進(jìn)行行分類類和分分析，，目的的是尋尋找出出主體體數(shù)據(jù)據(jù)和主主要信信息流流動(dòng)線線路，，為信信息資資源配配置提提供依依據(jù)。。18數(shù)據(jù)清清理的的內(nèi)容容部門(mén)職（崗崗）位位文件名名稱文件形形態(tài)文件類類型文件走走向19數(shù)據(jù)清清理的的方法法基礎(chǔ)數(shù)數(shù)據(jù)清清理一一般采采用調(diào)調(diào)研統(tǒng)統(tǒng)計(jì)的的方法法進(jìn)行行。首先，，對(duì)一一個(gè)具具體的的部門(mén)門(mén)及其其其中中每個(gè)個(gè)崗位位進(jìn)行行問(wèn)卷卷調(diào)查查，主主要提提問(wèn)五五個(gè)問(wèn)問(wèn)題：：1、在你你的工工作中中，收收到什什么信信息？？2、在你你的工工作中中，處處理什什么信信息？？3、在你你的工工作中中，發(fā)發(fā)出什什么信信息？？發(fā)給給什么么部門(mén)門(mén)或崗崗位？？4、在你你的工工作中中，你你最離離不開(kāi)開(kāi)（或或常用用）的的信息息是什什么？？5、在你你的工工作中中，你你認(rèn)為為最不不需要要的信信息是是什么么？在每個(gè)個(gè)崗位位的答答案收收集齊齊全后后，通通過(guò)對(duì)對(duì)崗位位與崗崗位之之間信信息互互動(dòng)狀狀況的的了解解，可可以發(fā)發(fā)現(xiàn)本本部門(mén)門(mén)的重重要信信息內(nèi)內(nèi)容，，特別別要尋尋找出出本部部門(mén)需需要負(fù)負(fù)責(zé)的的信息息。對(duì)于無(wú)無(wú)意義義信息息應(yīng)向向有關(guān)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)匯報(bào)報(bào)，并并建議議其進(jìn)進(jìn)一步步查清清這種種信息息是否否可以以清除除。20數(shù)據(jù)清清理清清單21電子文文件運(yùn)運(yùn)動(dòng)與與業(yè)務(wù)務(wù)活動(dòng)動(dòng)的集集成22元數(shù)據(jù)據(jù)元數(shù)據(jù)據(jù)的功功能元數(shù)據(jù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)元數(shù)據(jù)據(jù)方案案24252627元數(shù)據(jù)據(jù)示例例：元數(shù)據(jù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)《信息息與文文獻(xiàn)－－文件件管理理過(guò)程程－文文件元元數(shù)據(jù)據(jù)第第1部分分：原原則》》GB/T26163.1-2010《文文書(shū)書(shū)類類電電子子文文件件元元數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)方方案案》》DA/T46-2009《基基于于XML的的電電子子文文件件封封裝裝規(guī)規(guī)范范》》DA/T48-2009電子子文文件件歸歸檔檔與與管管理理要要求求數(shù)據(jù)據(jù)質(zhì)質(zhì)量量元數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)格式式分類類長(zhǎng)期期保保管管存儲(chǔ)儲(chǔ)格格式式純文文本本：：TXT、、XML格式式化化文文本本：：UOF、、RTF、、WPS、、DOC版式式文文件件：：PDF/A、、CEB、、SEP圖像像文文件件：：JPEG、、TIFF、、GIF、、PNG、、DjVu音頻頻文文件件：：WAV、、MP3、、WMA、、OGGVorbis視頻頻文文件件：：AVI、、MOV、、MPEG《版版式式電電子子文文件件長(zhǎng)長(zhǎng)期期保保存存格格式式需需求求》》DA/T47-2009《電電子子文文件件存存儲(chǔ)儲(chǔ)與與交交換換格格式式：：文文書(shū)書(shū)類類版版式式文文檔檔》》《電電子子文文件件存存儲(chǔ)儲(chǔ)與與交交換換格格式式：：文文書(shū)書(shū)類類流流式式文文檔檔》》長(zhǎng)期期存存儲(chǔ)儲(chǔ)方方法法（（美美國(guó)國(guó)ERA））BasicPreservationandAccessLegacyformatEnhancedPreservationandAccessMigratetostandardformatOptimalPreservationandAccess(PAM)Legacyformat+persistentversion36配套套組組織織體體制制的的確確立立明確確檔檔案案部部門(mén)門(mén)管管理理電電子子文文件件的的職職責(zé)責(zé)明確確規(guī)規(guī)定定業(yè)業(yè)務(wù)務(wù)系系統(tǒng)統(tǒng)必必須須要要滿滿足足檔檔案案管管理理功功能能要要求求，，該該功功能能要要求求由由檔檔案案部部門(mén)門(mén)提提出出加強(qiáng)強(qiáng)檔檔案案部部門(mén)門(mén)和和技技術(shù)術(shù)部部門(mén)