1、 房地產(chǎn)檔案管理與案卷格式規(guī)范 主講：王燕英 房地產(chǎn)檔案管理與案卷格式規(guī)范一、概述二、公司現(xiàn)有檔案資料的分類三、歸檔范圍四、案卷整理的幾個(gè)表格（重點(diǎn)）五、保管與移交（重點(diǎn)）六、案卷的整理與組織七、案卷號(hào)的編制八、結(jié)語(yǔ) 一、概述檔案的概念是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀(jì)錄。房地產(chǎn)檔案的概念房地產(chǎn)檔案是指房地產(chǎn)行政管理部在房地產(chǎn)發(fā)證登記、房地產(chǎn)交易買賣、房屋動(dòng)拆遷、建設(shè)用地及批租用地活動(dòng)中，經(jīng)過(guò)收集、整理、鑒定，按一定的手段形成的反映產(chǎn)權(quán)人、房屋自然狀況及使用土地狀況

2、，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字材料、計(jì)算材料、圖紙、圖表、照片、錄像帶、錄音帶、磁介質(zhì)軟盤等各種載體內(nèi)容的文件記錄。 一、概述我公司檔案文件的概念我是這樣理解的：是我們磁商公司在日常各種經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的，能夠反映我們經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全貌，具有查考、利用價(jià)值的、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字材料、計(jì)算材料、圖紙、圖表、照片、錄像帶、錄音帶、磁介質(zhì)軟盤等各種載體內(nèi)容的記錄。 二、公司現(xiàn)有檔案文件的分類 1、會(huì)計(jì)檔案 2、文書(shū)檔案（組織類，行政類）3、人事檔案4、項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)管理類 成本計(jì)算 土建工程和裝飾工程 水電工程 招商工程 售樓工程 物業(yè)管理 1、會(huì)計(jì)檔案 會(huì)計(jì)檔案是機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位或其他組織在經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的

3、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等具有保存價(jià)值并作為歷史記錄保存起來(lái)的會(huì)計(jì)核算材料。 辦法第五條規(guī)定：會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。 檔案形成責(zé)任部門：財(cái)務(wù)部 會(huì)計(jì)憑證：是各單位經(jīng)費(fèi)收支的原始記錄，是明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書(shū)面證明，是會(huì)計(jì)記賬的依據(jù)。會(huì)計(jì)賬本：是以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，全面地、連續(xù)地、科學(xué)地記錄和反映各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿冊(cè)。財(cái)務(wù)報(bào)告：是總括和反映機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在一定時(shí)期內(nèi)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支情況的報(bào)告性文件。 9、要學(xué)生做的事，教職員躬親共做；要學(xué)生學(xué)的知識(shí)，教職員躬親共學(xué)；要學(xué)生守的規(guī)則，教職員躬親共守。7月-227月-22T

4、uesday, July 26, 202210、閱讀一切好書(shū)如同和過(guò)去最杰出的人談話。23:26:3123:26:3123:267/26/2022 11:26:31 PM11、一個(gè)好的教師，是一個(gè)懂得心理學(xué)和教育學(xué)的人。7月-2223:26:3123:26Jul-2226-Jul-2212、要記住，你不僅是教課的教師，也是學(xué)生的教育者，生活的導(dǎo)師和道德的引路人。23:26:3223:26:3223:26Tuesday, July 26, 202213、He who seize the right moment, is the right man.誰(shuí)把握機(jī)遇，誰(shuí)就心想事成。7月-227月-222

5、3:26:3223:26:32July 26, 202214、誰(shuí)要是自己還沒(méi)有發(fā)展培養(yǎng)和教育好，他就不能發(fā)展培養(yǎng)和教育別人。26 七月 202211:26:32 下午23:26:327月-2215、一年之計(jì)，莫如樹(shù)谷；十年之計(jì)，莫如樹(shù)木；終身之計(jì)，莫如樹(shù)人。七月 2211:26 下午7月-2223:26July 26, 202216、提出一個(gè)問(wèn)題往往比解決一個(gè)更重要。因?yàn)榻鉀Q問(wèn)題也許僅是一個(gè)數(shù)學(xué)上或?qū)嶒?yàn)上的技能而已，而提出新的問(wèn)題，卻需要有創(chuàng)造性的想像力，而且標(biāo)志著科學(xué)的真正進(jìn)步。2022/7/26 23:26:3223:26:3226 July 202217、兒童是中心，教育的措施便圍繞他們

6、而組織起來(lái)。11:26:32 下午11:26 下午23:26:327月-221、Genius only means hard-working all ones life. (Mendeleyer, Russian Chemist) 天才只意味著終身不懈的努力。21.5.265.26.202108:3008:30:57May-2108:302、Our destiny offers not only the cup of despair, but the chalice of opportunity. (Richard Nixon, American President )命運(yùn)給予我們的不是失望之

7、酒，而是機(jī)會(huì)之杯。二二一年五月二十六日2021年5月26日星期三3、Patience is bitter, but its fruit is sweet. (Jean Jacques Rousseau , French thinker)忍耐是痛苦的，但它的果實(shí)是甜蜜的。08:305.26.202108:305.26.202108:3008:30:575.26.202108:305.26.20214、All that you do, do with your might; things done by halves are never done right. -R.H. Stoddard, Am

8、erican poet做一切事都應(yīng)盡力而為，半途而廢永遠(yuǎn)不行5.26.20215.26.202108:3008:3008:30:5708:30:575、You have to believe in yourself. Thats the secret of success. -Charles Chaplin人必須相信自己，這是成功的秘訣。-Wednesday, May 26, 2021May 21Wednesday, May 26, 20215/26/20212、文書(shū)檔案的定義 文書(shū)檔案的責(zé)任部門是公司行政人事部。其大概可以分成二大類（1）組織類 主要是關(guān)于公司成立公司章程，股東決議，董事會(huì)決

9、定和公司重大決策、方針等方面的文字記錄。（2）行政類 主要是行政日常工作中形成的各類文書(shū)，包括上級(jí)單位文書(shū)和本公司制定的文書(shū)，會(huì)議紀(jì)要、公司各項(xiàng)規(guī)章制度和后勤管理工作中形成的各種記錄。（3）財(cái)務(wù)預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料，不屬會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍，應(yīng)當(dāng)歸文書(shū)檔案管理。3、人事檔案的定義是指 人事招聘、管理、聘用、升職、調(diào)薪、任免等方面的重要人事信息。包括在職人員人事信息和非在職人員人事信息。4、經(jīng)營(yíng)管理類檔案（1）項(xiàng)目工程檔案 （土建、水電、裝飾工程等）相關(guān)責(zé)任部門：工程部項(xiàng)目工程檔案的定義：建設(shè)過(guò)程中形成的具有歸檔保存價(jià)值的工程資料。參考和指導(dǎo)文件：JGJ/T185-2009建筑工程資料管理規(guī)范

10、DA/T282002 國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范福建省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收實(shí)施細(xì)則3、經(jīng)營(yíng)管理類檔案（2）銷售類檔案 相關(guān)責(zé)任部門：銷售部銷售類定義：銷售部在銷售公司開(kāi)發(fā)的產(chǎn)品過(guò)程中形成的重要?dú)v史紀(jì)錄。3、經(jīng)營(yíng)管理類檔案（3）物業(yè)管理類檔案 相關(guān)責(zé)任部門：物業(yè)管理部銷售類定義：物業(yè)管理部在公司產(chǎn)品完工后，對(duì)業(yè)主或者客戶進(jìn)行物業(yè)管理過(guò)程中形成的關(guān)于工程保修、維修、投訴管理等方面的各種紀(jì)錄。3、經(jīng)營(yíng)管理類檔案（4）成本計(jì)算：包括成本預(yù)算和成本結(jié)算，責(zé)任部門是項(xiàng)目預(yù)算部；（5）招商工程 （租賃等） 三、歸檔范圍1、會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍2、文書(shū)檔案的歸檔范圍3、項(xiàng)目工程檔案的歸檔范圍4、

11、人事檔案的歸檔范圍5、實(shí)物、聲像檔案的歸檔范圍會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍及保管期限 1、會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍1、歸檔范圍：凡是在會(huì)計(jì)活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告及其他類的會(huì)計(jì)專業(yè)核算材料等，都必須歸檔。（1）會(huì)計(jì)憑證：原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證（包括工資表）。（2）會(huì)計(jì)帳簿：總帳、明細(xì)帳、日記帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳簿、其他會(huì)計(jì)帳簿。（3）財(cái)務(wù)報(bào)告：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表附表、附注及文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)表。（4）其他：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)帳單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。注意：采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核

12、算的單位，應(yīng)將打印出的紙質(zhì)文件與電子文件一并歸檔。 2、文書(shū)檔案的歸檔范圍 建設(shè)工程文件的歸檔范圍3 建設(shè)工程文件的歸檔范圍3 建設(shè)工程文件的歸檔范圍3 4、人事檔案的歸檔范圍 5、實(shí)物、聲像檔案的歸檔范圍 四、案卷整理的幾個(gè)表格1、會(huì)計(jì)檔案整理的幾個(gè)表格參照 DA/T39-2008會(huì)計(jì)檔案案卷格式 GB/T970588 文書(shū)檔案案卷格式 財(cái)會(huì)字199832號(hào)會(huì)計(jì)檔案管理辦法（1）會(huì)計(jì)檔案的案卷目錄（2）會(huì)計(jì)檔案的卷內(nèi)文件目錄（3）會(huì)計(jì)檔案的卷內(nèi)備考表會(huì)計(jì)檔案的案卷目錄會(huì)計(jì)檔案卷內(nèi)文件目錄會(huì)計(jì)檔案卷內(nèi)備考表 （2）文書(shū)檔案卷案卷目錄格式 （2）文書(shū)檔案案卷目錄格式 （2）文書(shū)檔案卷內(nèi)備考表格式

13、 （3）項(xiàng)目工程檔案案卷目錄格式 （3）項(xiàng)目工程檔案卷卷內(nèi)目錄格式 （3）項(xiàng)目工程檔案?jìng)淇急?、關(guān)于卷內(nèi)備考表填寫(xiě)A、會(huì)計(jì)檔案的備考表B、文書(shū)和科技檔案的卷內(nèi)備考表(1) 備考表的樣式（上面講義提到） （2）備考表的填寫(xiě)備考表項(xiàng)目的填寫(xiě)方法 本卷情況說(shuō)明：填寫(xiě)卷內(nèi)文件材料缺損、修改補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。案卷立好后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題由有關(guān)的管理人員填寫(xiě)并簽名，標(biāo)注時(shí)間。 立卷人：由負(fù)責(zé)立卷者簽名。 檢查人：由案卷質(zhì)量審查者簽名。 立卷時(shí)間：填寫(xiě)完成立卷工作的年月日。 檢查時(shí)間：填寫(xiě)審查案卷質(zhì)量的年月日。 五、檔案的保管與移交（按照公司檔案管理制度執(zhí)行）總原則： 各部門形成的文件材料原則上由本部門

14、負(fù)責(zé)立卷和歸檔，行政人事部檔案管理員有責(zé)任向二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，并且每年對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行一次系統(tǒng)的檢查和驗(yàn)收。1、文件資料移交（1）工程資料每季度向行政人事部檔案室移交（2）工程項(xiàng)目竣工檔案?jìng)浒负?5天內(nèi)，向行政人事部檔案室移交。（3）工程承包合同原件由檔案室保管。（4）圖紙?jiān)O(shè)計(jì)資料（包括電子文檔），工程部應(yīng)在收到資料的第一時(shí)間向檔案室移交，經(jīng)檔案專員登記復(fù)印，交復(fù)印件給工程部；審圖中心批準(zhǔn)的圖紙?jiān)?，竣工圖原件一律由檔案室保管，各部門原則使用圖紙復(fù)印件，原件借閱按照檔案管理制度執(zhí)行；（5）營(yíng)銷部對(duì)外簽署的廣告、策劃合同，簽署完畢，于每月初向檔案室移交。（6）銷售合同在簽署完

15、畢的第一時(shí)間移交檔案室，并永久保存。1、文件資料移交（7）工程部招標(biāo)負(fù)責(zé)人在第一時(shí)間內(nèi)，將簽署完畢的對(duì)外工程承包合同移交給行政人事部檔案室保管，本部門視情況可存復(fù)印件，并在每一合同執(zhí)行完畢后將相關(guān)的簽證單移交到財(cái)務(wù)部保管，行政人事部檔案室保存復(fù)印件。（8） 其它方面的重要資料由行政人事部檔案室直接歸檔、保管。由公司對(duì)外簽訂 的經(jīng)濟(jì)合同，原則上只保管兩份文件，財(cái)務(wù)部和行政人事部各保存一份。當(dāng)只有一份原件時(shí)，由財(cái)務(wù)部保存原件，行政人事部保存復(fù)印件，售樓合同原件必須由行政人事部檔案室保管。 （9）各部門按要求向行政人事部移交檔案時(shí)，應(yīng)同時(shí)移交相關(guān)文件的電子文檔。 2、文件資料保管歸檔范圍外的請(qǐng)示、報(bào)

16、告、計(jì)劃、總結(jié)及一些重要資料復(fù)印件等由各部門按二級(jí)檔案管理指定專人保管。各部門形成的文件材料原則上由本部門負(fù)責(zé)立卷和歸檔，行政人事部檔案管理員有責(zé)任向二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，并且每年對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行一次檢查和驗(yàn)收。（1）在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由財(cái)務(wù)部保管一年，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交公司檔案室統(tǒng)一保管。（2）保管期限5年以下（含5年）的會(huì)計(jì)檔案，可由財(cái)務(wù)部自行保管至期滿銷毀。六、案卷的整理和組織（一）會(huì)計(jì)檔案1、會(huì)計(jì)檔案的案卷整理要求 1）會(huì)計(jì)憑證- A 折疊整齊； B 原憑證封面各項(xiàng)目填寫(xiě)齊全，裝訂牢固， C 在憑證右上方蓋上檔號(hào)章，并按要求將各欄目填寫(xiě)清楚，憑證起止張

17、數(shù) 是指記賬憑證數(shù)。 2）會(huì)計(jì)賬簿 A 會(huì)計(jì)賬簿以自然形成的一本作為一個(gè)案卷； B 固定賬薄不能拆去原封面，如現(xiàn)金和銀行存款帳； C 活頁(yè)賬薄應(yīng)拆去原封面和空白頁(yè)，用“三孔一線”的方法將活頁(yè)賬簿裝訂； D 在啟用頁(yè)右上方蓋上檔號(hào)章，并按要求將各欄目填寫(xiě)清楚； F 會(huì)計(jì)賬簿不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，已編有頁(yè)號(hào)的，則保持原貌。 六、案卷的整理和組織1、會(huì)計(jì)檔案的案卷整理要求 3）財(cái)務(wù)報(bào)告 A 按年度組卷； B 注意保持財(cái)務(wù)報(bào)告的原貌，除去會(huì) 生銹的金屬物，整本折疊； C 編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，正面在右上角，背面在 左上角，空白頁(yè)不編頁(yè)號(hào)。 六、案卷的整理和組織1、會(huì)計(jì)檔案的案卷整理要求 4）填寫(xiě)憑證封面與封底： 封面上一般

18、都有固定的項(xiàng)目,填寫(xiě)時(shí)要求齊全完整。封底一般是登記抽出原始憑證的名稱、數(shù)量以及記帳憑證缺號(hào)等的情況說(shuō)明 六、案卷的整理和組織2、會(huì)計(jì)檔案的組卷 組卷： 會(huì)計(jì)人員在完成報(bào)帳手續(xù)后，將各種記帳憑證連同所附的原始憑證、原始憑證匯總表，按照記帳的先后順序，根據(jù)其數(shù)量多少，每月裝訂成一冊(cè)或數(shù)冊(cè)，每?jī)?cè)厚度一般不超過(guò)2厘米，一冊(cè)即是一個(gè)保管單位(卷)。 六、案卷的整理和組織（二）、文書(shū)、人事檔案的案卷整理要求 1）剔除文件上的金屬物或者用不銹鋼釘裝訂； 2）字跡清楚，卷面整潔； 3）文書(shū)檔案按照“保管期限-年度分類法”組卷； 4）人事檔案按照“問(wèn)題-年度分類法”組卷； 5）使用黑色墨水、藍(lán)黑碳素墨水書(shū)寫(xiě)，不得使用圓珠筆、 鉛筆、紅色及純藍(lán)墨水書(shū)寫(xiě)； 6）歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi),按事由 結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列； 7）會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列 針對(duì)公司現(xiàn)有人事規(guī)模，建議人事檔案采取以部門為單位組合一個(gè)案卷，卷內(nèi)文件按職位高低順序排列，注意員工編號(hào)、姓名以及考勤號(hào)的統(tǒng)一。 六、案卷的整理和組織（三）、工程建設(shè)檔案1、整理要求 1）剔除文件上的金屬物或者用不銹鋼