中國石化檔案管理辦法(中國石油化工集團公司2010 月29日中國石化辦2010449 號文發(fā)布) 第一章 第一條為進一步加強中國石化檔案工作，推進檔案工作創(chuàng)新提升，更好地為建設具有較強國際競爭力的跨國能源化工公司服務，依據(jù)中華人民共和國 檔案法和國家有關規(guī)定，特制定本辦法。 第二條 本辦法所稱檔案是指中國石化各單位決策部署、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理、工程建設、技術開發(fā)等工作中形成的，對公司具有保存價值的，不同形式、 不同載體的歷史記錄。 第三條 各單位的檔案是中國石化有形與無形資產(chǎn)及生產(chǎn)要素的重要組成部分，是確保國有資產(chǎn)保值增值的有效載體，受國家法律保護，各單位依法享有 管理、使用和處置的權利，并負有保護義務。 第四條 檔案工作是公司生產(chǎn)經(jīng)營、改革發(fā)展和企業(yè)管理的重要基礎，是維護公司權益，傳承公司歷史文化的一項重要事業(yè)。各單位要加強檔案工作領導， 明確分管領導，及時研究解決檔案工作的重大問題；要建立健全檔案管理機構，明確管理職責和要求；要將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、計劃及經(jīng)濟責任考核； 要以現(xiàn)代管理理念、管理方法和先進技術手段不斷提升檔案管理水平，適應公司生產(chǎn)經(jīng)營、改革發(fā)展和管理的需要。 第五條 中國石化檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，各單位不同類別、不同形式、不同載體的檔案實行集中統(tǒng)一管理，以確保檔案的完整與安全， 促進檔案的開發(fā)與利用。 第六條 中國石化檔案工作總體目標：緊緊圍繞建設具有較強國際競爭力的跨國能源化工公司的目標，做好核心檔案、駐外機構檔案管理，努力推進檔案 信息化建設及開發(fā)利用工作，為公司生產(chǎn)經(jīng)營、改革發(fā)展、管理和傳承歷史提供支撐。 第七條 中國石化檔案工作基本要求： (一)提升創(chuàng)新能力。積極探索檔案管理的新思路、新方法，由傳統(tǒng)管理方式向開放、主動、服務管理方式提升。 (二)提升科學規(guī)范水平。做到管理有法可依、有章可循，推進檔案管理文本化、制度化、標準化建設。 (三)提升服務能力。堅持管理與服務并重，在不斷加強檔案資源建設的同時，努力開發(fā)檔案信息資源為公司發(fā)展提供優(yōu)質服務。 (四)提升信息化管理水平。積極推進檔案信息化及電子文件管理，努力實現(xiàn)檔案服務的數(shù)字化、網(wǎng)絡化。 (五)提升綜合管理能力，進一步加強員工檔案、駐外機構檔案、聲像檔案、專門檔案的管理。 (六)提升開發(fā)能力。由日常提供利用向深度開發(fā)、專題編研轉變。 (七)提升專業(yè)化管理水平。努力實現(xiàn)檔案人員學歷、年齡、專業(yè)的合理配備。 第八條 檔案開發(fā)與利用是檔案工作的主題，是檔案工作發(fā)展的動力源泉，是創(chuàng)新提升的重中之重。檔案開發(fā)與利用要注重加強核心檔案資源的保護能力， 服務企業(yè)決策的信息提供能力，企業(yè)重要權益的保障能力，生產(chǎn)經(jīng)營、工程建設、技術改造和重大活動的支持能力，改革發(fā)展歷程的反映能力，先進企業(yè)文化 的傳承能力，企業(yè)員工正當權益的保護能力等方面的建設。 第九條 檔案信息化是公司信息化的組成部分，是公司電子文件(信息資源)有效管理的保障，是檔案科學管理、提升服務水平的重要基礎。檔案信息化建設 要納入公司信息化建設規(guī)劃，建立與公司發(fā)展要求相適應的檔案信息管理平臺，實現(xiàn)檔案信息資源采集自動化、存儲數(shù)字化、管理網(wǎng)絡化、服務人性化的專業(yè) 管理模式，建立和完善檔案信息管理標準規(guī)范，努力提高檔案信息管理與服務水平。 第二章 檔案機構及其職責 第十條 各單位應設立與本單位管理要求相適應的檔案機構，大型油田和具備條件的大型煉化企業(yè)應設立綜合檔案館，其他油田、煉化、銷售企業(yè)和科研、 設計施工、專業(yè)公司、事業(yè)單位應設綜合檔案室，加強檔案集中統(tǒng)一管理與檔案工作指導的監(jiān)督能力；新建單位、駐外機構(項目部)等暫不具備設立綜合檔案室 的應設專職檔案管理崗位。檔案人員、檔案管理設施設備要適應檔案庫藏管理與開發(fā)利用的需要。要建立健全檔案管理體制和管理網(wǎng)絡，確保檔案管理與公司 生產(chǎn)經(jīng)營管理同步。 第十一條 各單位檔案部門要適應公司管理體制，統(tǒng)一管理上市、非上市及合資、合作、駐外機構形成的檔案，并采取全宗分類管理。 第十二條 中國石化檔案工作在國家檔案局、國資委的監(jiān)督和指導下，由辦公廳負責宏觀協(xié)調、指導和監(jiān)督管理。 第十三條 各單位檔案部門的主要職責： (一)貫徹執(zhí)行上級檔案工作的法律、法規(guī)和政策措施。 (二)適應公司發(fā)展要求，建立健全檔案工作規(guī)章制度，完善檔案工作流程，制定崗位職責及考核管理措施。 (三)指導業(yè)務部門文件材料的形成、積累和整理歸檔工作，研究制定具有本單位特點，覆蓋全面、分類準確、指向清晰、操作性強的歸檔范圍，落實歸檔 要求，推進核心檔案資源建設。 (四)統(tǒng)一管理本單位的檔案和有關重要資料，積極開展檔案統(tǒng)計、庫房管理、安全檢查、查詢服務等工作。 (五)圍繞中心開展檔案開發(fā)利用工作，積極為企業(yè)歷史研究、生產(chǎn)經(jīng)營支持和決策管理、企業(yè)文化提供檔案編研成果。 (六)組織實施檔案信息化建設，管理本單位檔案管理系統(tǒng)，并不斷完善系統(tǒng)功能，負責電子文件的收集與管理工作。 (七)指導、監(jiān)督專項工作(重大活動、工程、科研等)及合資合作、駐外機構(項目)的檔案工作，組織開展專項工作檔案驗收。 (八)組織檔案業(yè)務培訓，不斷提高檔案人員的理論水平和專業(yè)素質。 第十四條 檔案人員應忠于職守，遵紀守法，具備較高的政治水平和專業(yè)知識。各單位應選拔政治素質高、事業(yè)心強、大局意識強的優(yōu)秀人才到檔案領導 崗位，保持檔案隊伍年齡、專業(yè)化的合理結構，適當配備信息技術和主營業(yè)務專業(yè)技術人員從事檔案工作，以適應公司檔案事業(yè)發(fā)展的需要，所學專業(yè)為非檔 案專業(yè)的人員上崗前須獲得檔案專業(yè)培訓上崗資格，檔案人員享受專業(yè)技術人員同等待遇。 第三章 檔案管理 第十五條 凡是反映本單位法律權證、重大決策部署、規(guī)劃、計劃、生產(chǎn)經(jīng)營管理、員工管理、技術研發(fā)、油氣勘探與工程建設、設備與產(chǎn)品管理、銷售 與市場管理等活動形成的具有保存價值的文件材料(指不同形式、不同載體的記錄)，均按照歸檔要求向本單位檔案部門移交，實行集中管理。任何部門和個人不 得私自保存、擅自銷毀或據(jù)為已有。 重點加強文書、專有技術、合同協(xié)議、權證、財務、工程建設、勘探開發(fā)等核心檔案的收集管理。 第十六條 實行“誰形成，誰歸檔”的歸檔整理制度。各業(yè)務部門(項目部、臨時機構)要把文件材料歸檔整理工作列入工作計劃，將文件材料形成、積累和整 理工作納入管理范圍和崗位職責。 歸檔文件材料應為工作留存的原件。需歸檔的文件材料形成時應做到字跡工整、圖樣清晰，使用簽字筆或藍黑、碳素墨水、墨汁等耐久性好的書寫材料。 第十七條 各類檔案的整理及質量要求，執(zhí)行歸檔文件整理規(guī)則(DA/T 22-2000)、科學技術檔案案卷構成的一般要求(GB/T 11822-2008)、科學 技術研究課題檔案管理規(guī)范(DA/T 2-1992)、會計檔案管理辦法(財會字199832 號)、中國石油化工集團公司聲像檔案管理規(guī)定、中國石化集團 企業(yè)檔案分類規(guī)則(試行)、干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定、中國石油化工股份有限公司地質資料管理辦法、中國石油化工集團公司合同管理規(guī)定 等國家和中國石化頒發(fā)的有關標準、規(guī)范。 第十八條 工程、科研、信息化項目檔案的形成、歸檔等要求，分別執(zhí)行國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范(DA/T 28-2002)、石油化 工工程建設項目交工技術文件規(guī)范(SH/T3503-2007)、中國石油化工集團公司專利管理辦法、中國石油化工集團公司專有技術管理辦法(試行)和中 國石化信息技術項目驗收管理辦法等規(guī)范、標準。 由幾個單位共同完成的工程、科研、信息化項目，由建設(主辦)單位保存全套檔案，設計、施工、監(jiān)理、協(xié)作等單位保存本單位承擔任務的檔案正本。 第十九條 產(chǎn)品(科研)成果鑒定、建設項目竣工驗收、設備開箱等活動嚴格執(zhí)行國家及中國石化有關規(guī)定，檔案部門負責相關檔案的收集管理工作，按照重 大建設項目檔案驗收辦法(檔發(fā)20062 號)、國有企業(yè)文件材料歸檔辦法(檔發(fā)20044 號)、石油化工建設工程項目竣工驗收規(guī)定(SH/T3904-2005) 和中國石油化工集團公司科學技術成果鑒定管理辦法、中國石油化工集團公司建設項目檔案驗收辦法，認真做好公司固定資產(chǎn)投資項目檔案資料的驗 收工作。 檔案資料不完整、不準確、不符合質量要求的，不得以行政命令強行簽字驗收；申報科研成果、工程項目、產(chǎn)品創(chuàng)優(yōu)評獎，須由檔案部門對歸檔材料審核 后方可申報。 第二十條 駐外辦事處、工程項目部等境外機構形成的各類檔案按照中國石油化工集團公司駐外機構檔案管理規(guī)定(試行)執(zhí)行。 第二十一條 貫徹落實電子文件歸檔管理的有關政策法規(guī)，研究解決本單位各類電子文件歸檔管理措施辦法，建立相應的管理制度，落實電子文件歸檔管 理責任，確保公司各類電子文件管理真實可靠、齊全完整。 具有法律憑證性的電子文件，歸檔時須保存一套與其對應的紙質文件，做好重要電子檔案的異地備份，確保電子文件安全。 第二十二條 因機構撤并或企業(yè)重組改制、承包、租賃、兼并、破產(chǎn)等產(chǎn)權關系變化時，對原有檔案和處理產(chǎn)權關系形成的檔案必須妥善保管。檔案歸屬 問題，按照國家檔案局國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權變動檔案處置辦法和集團公司關于加強改制分流中檔案處置工作的意見等規(guī)定辦理。 第二十三條 檔案庫房應符合檔案館建設標準(國家檔案局編制，2008 月建設部、發(fā)改委發(fā)布)的要求，配置必要的保管設施及現(xiàn)代化管理設備，采用先進技術及方法，建立檔案安全應急預案，確保檔案安全。 第二十四條 涉及國家秘密和中國石化商業(yè)秘密的檔案密級劃定、變更和解密，嚴格按照中國石化商業(yè)秘密保護相關規(guī)定辦理。 第四章 檔案開發(fā)利用 第二十五條 提供利用檔案應嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，遵守國家保密法和中國石化商業(yè)秘密、知識產(chǎn)權保護的管理規(guī)定。 第二十六條 提供利用檔案應以電子檔案或復制件代替原件，檔案復制件載有檔案部門負責人簽名或檔案部門印章標記的，具有與檔案原件同等的效力。 第二十七條 采用先進技術手段，為檔案查詢利用提供便捷的檢索閱覽服務，積極推進檔案數(shù)字化進程，努力提升檔案高效快捷的服務能力。 第二十八條 增強服務意識。樹立全局思維、戰(zhàn)略思維、前瞻思維的服務意識，掌握了解公司發(fā)展大局及生產(chǎn)經(jīng)營管理情況，超前預測、超前謀劃，積極 為中心工作、重點工作做好檔案服務；樹立創(chuàng)新服務意識，積極探索檔案服務的新思路、新方法。 第二十九條 加強開發(fā)利用。要結合專項工作、重點工作編制便捷的專題檔案目錄；深入開發(fā)檔案信息資源，積極編制企業(yè)資質、宣傳、成就、史志等實 用價值高的編研成果，為公司發(fā)展提供優(yōu)質高效的服務。 第三十條 重大決策部署、地質勘探、研發(fā)技術、人事、紀檢監(jiān)察等檔案資料的利用，要嚴格遵守保密管理規(guī)定，設定利用權限，嚴格審查登記制度。 第三十一條 對中國石化利益、穩(wěn)定和國家安全有影響的檔案(含復制件)，其利用和對外公布要按照中國石化有關規(guī)定辦理。 第五章 獎勵與處罰 第三十二條 有下列事跡之一的，由有關部門和所在單位給予表彰和獎勵： (一)認真執(zhí)行檔案工作法規(guī)、政策，在監(jiān)督指導工作中做出顯著成績或同違反檔案法律、法規(guī)行為作斗爭表現(xiàn)突出的。 (二)在檔案收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定、開發(fā)利用工作中做出顯著成績或在檔案面臨危險時搶救檔案有功的。 (三)在征集檔案方面成績顯著或將個人收藏的重要、珍貴的檔案捐贈給本單位的。 (四)在檔案保護、檔案現(xiàn)代化管理及檔案學術研究上做出重要貢獻的。 (五)長期從事檔案工作成績顯著的。 第三十三條 有下列行為之一的，視情節(jié)輕重，由本單位或上級單位參照國家、中國石化有關規(guī)定給予通報、處分、經(jīng)濟處罰；構成犯罪的移交司法機關 依法追究刑事責任： (一)不按規(guī)定建立檔案工作和檔案管理制度，或檔案保管條件不當危及檔案安全造成檔案損失的。 (二)發(fā)現(xiàn)檔案破損、變質、丟失、泄密