工作分析專題 操作流程及方法中國人民大學勞動人事學院慧濟人力資源工作室 工作分析的基本流程 工作信息提取 工作信息分析 部門功能與職責部門任務清單部門權限一覽表崗位職責崗位工作清單 訪談問卷工作日志HRM軟件 工作清單分析重點工作分析任職資格分析 招聘要素學歷要求特定能力特定知識特定經驗考核要素培訓要素 工作說明書 應用于HRM的各項職能 第一階段部門職責 任務清單與崗位職責 1 填寫工作日志 各部門連續(xù)填寫10個正常工作日的工作日志 以便查清每個崗位目前所從事的所有工作和工作任務構成 了解每個工作的不同職能的時間分配 具體填寫格式參見附表一 2 匯總個人工作日志 每個人匯總自己的工作日志 匯總要求和格式見附表二 3 各部門匯總每個員工的工作日志 建立初步的部門工作任務清單 匯總要求和格式見附表三 4 在匯總的部門工作任務清單基礎上 組織全部門的人進行逐項討論 以便確認 A 是否是本部門的工作 如果是 它與其他部門的哪些工作相關 如果不是 那么它應當屬于哪個部門B 在匯總的工作任務清單中 有沒有重疊或遺漏的 如果有 進行補充和修改C 考慮企業(yè)發(fā)展要求 討論是否有目前尚未開展的工作 如果有 需進行補充 5 整理清單結構 各部門對清單進行整理 按邏輯關系和工作任務的同類性歸類 其結構為 第一級 部門的主體功能 第二級 反映部門主體功能的職責 第三級 把任務清單歸并在相應的職責內 6 各相關部門對工作任務清單進行集體討論 目的是解決工作任務交叉 遺漏和界定不清的問題 同時確認相關工作或任務的銜接點 以便確認和區(qū)分部門職責 7 將工作任務清單交上級主管領導審核確認后 提交專家組進行評審 對于不合格的部門 需返回修改 8 部門職責的確認 將部門任務清單中的第一級和第二級提出 形成部門的基本職責 9 各部門在確認的部門職責基礎上 進行權限劃分 具體做法為 對每一項工作職責進行判斷 凡有以下情況者 必須列入部門職責權限表 見附表四 并賦予相應的權限 A 需要做出決策 決定 的 B 具有關鍵責任判斷點的 C 具有需要控制環(huán)節(jié)的 D 與其他部門重要工作任務相關的等 10 各部門確定自己部門的崗位設置和人員配置 畫出部門結構圖 并將工作任務清單中的每一項具體工作任務劃歸各個工作崗位 形成工作任務分配表 完成部門結構描述與設計 并畫出結構圖 如 部門經理 編碼 編制 XX主管 編碼 編制 XX主管 編碼 編制 XX職位 編碼 編制 A 部門與職位編碼 如人事行政部編號為RX 人事行政部經理為RX 01 人事行政部人事主管為RX 01 01等 B 初步確認各崗位人員配置 C 補充崗位 職位 職責中與管理有關的項目 如經理級的部門工作任務分派 工作指導與監(jiān)督 職場管理 人員激勵 員工績效評估與績效改善 部門業(yè)績的改善與提高 沖突的處理 下屬工作中問題的協(xié)助解決 部門的工作計劃 總結和匯報等 11 將部門結構 部門權限 部門職責 崗位職責等文件提交主管領導進行審核確認后 提交專家組進行評審 在需要的情況下 組織進行修改 12 將修改后的文件提交高層審核批準 第二階段任職資格的確認 1 對每一個崗位 職位 的工作職責和任務清單進行評估 以確認資格要求 具體做法為 第一步 對工作職責與任務進行兩維評估 重要程度和時間消耗 重要程度 根據發(fā)生問題對工作的影響程度和影響的持久性程度進行判斷 劃分為五個等級 5 極為重要 4 非常重要 3 比較重要 2 不重要 1 輕微 時間消耗 根據該項工作占總作業(yè)時間的比例進行評估 劃分5個等級 5 極多 4 非常多 3 比較多 2 相對少 1 極少 評估表格如下 重要程度 部門 職位名稱 職位編號 第二步 對陰影格內的工作項目進行評估 評估表格如下 第三步 整理 具體方法為把每縱行中內容進行歸并 如有相同要求 選取要求最高者 第四步 根據第三步的整理結果按下列表格進行評估 第五步 將第三步 第四步的結果進行描述 第六步 將對任職資格的描述與本職位的工作職責與清單編排在一起 第七步 將權限表中涉及本崗位的權限逐條提出 與第六步的結果歸并在一起 添加工作的分類和識別項目 形成工作說明書 附表一 工作日志部門 職務